Category Management – was ist das überhaupt?
Beim Category Management oder auch Warengruppenmanagement werden innerhalb eines Sortiments Produktkategorien gebildet. Diese einzelnen Kategorien enthalten Produkte oder auch Services, die aus Sicht des Einkäufers zusammengehören.
Im stationären Einzelhandel ist der Category-Management-Prozess heutzutage fest etabliert, mit dessen Hilfe Händler in Kooperation mit Herstellern Produktgruppen optimieren. Basierend auf der Analyse des Käuferverhaltens werden Warenangebot und -präsentation optimal auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet.
Die hohe Kunst des Category Managements besteht darin, unterschiedliche Produkte in einen logischen Zusammenhang zu bringen, aus der Sicht des Verbrauchers oder Einkäufers. Das ist allerdings nicht immer ganz einfach. Vor allem dann nicht, wenn Daten fehlen.
Herausforderungen im Category Management
Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Warengruppenmanagement müssen einige Hürden überwunden werden. Die größte Herausforderung besteht darin, Prozesse so zu modellieren und zu implementieren, dass sie über die gesamte Lieferkette hinweg durchgängig sind.
Hierin liegt für viele Unternehmen das größte Problem, denn oftmals gibt es keine Transparenz der Daten. Nur in wenigen Betrieben sind beispielsweise Beschaffungsvolumen, Lieferantennamen und -anzahl warengruppenorientiert auf Knopfdruck abrufbar. Hauptursache dafür sind unzureichend gepflegte Stammdaten und eine inhomogene ERP-Systemlandschaft. Dies hat zur Folge, dass viele Category Manager Auswertungen manuell zusammenführen müssen, um nach Warengruppen sortierte Ergebnisse zu erhalten. Das stellt einen enormen Arbeitsaufwand dar.
In vielen Unternehmen fehlen darüber hinaus schlichtweg die nötigen Arbeitsmittel für ein professionelles Planning, Controlling und Monitoring. Steuerungen erfolgen oftmals manuell und werden über EDV-Programme dirigiert. Ergebnisse liegen häufig auf lokalen Servern, was eine übergreifende Planung erschwert.
3 Schritte für erfolgreiches Category Management
Um ein erfolgreiches Category Management zu betreiben, gilt es, drei Dinge zu bewerkstelligen. Erstens: Es muss Transparenz über die Einkaufdaten geschaffen werden. Zweitens: Es müssen sogenannte Einkaufshebel eingesetzt werden. Und drittens: Der Umsetzungsstand dieser beiden Maßnahmen muss fortlaufend überprüft und aktualisiert werden.
Datentransparenz herstellen
Ist die Datentransparenz lückenhaft, sollte ein interdisziplinäres Projektteam aus den Bereichen Einkauf, Controlling und IT ein Berichtswesen mit allen relevanten Einkaufdaten aufbauen. Ziel sollte es dabei nicht sein, einen einmaligen Bericht zu erstellen, sondern ein dauerhaft einsetzbares Berichtswerk zu implementieren. Existiert im Unternehmen keine übergreifende Schlüsselung der Warengruppen, sollte das Projektteam außerdem eine weitgehende Standardisierung vornehmen. Als relevante Lieferantendaten sollten dabei die Einstandspreise und Stückzahlen der letzten zwei Jahre sowie die Planzahlen für das Folgejahr herangezogen werden.
Einkaufshebel einsetzen
Im nächsten Schritt gilt es, die Einkaufshebel durch die Einteilung der Warengruppen zuzuordnen. Dafür sollte zunächst eine Portfolio-Matrix erstellt werden, in der die Warengruppen nach ihrem Beschaffungsvolumen und der Komplexität des Produkt-Spektrums sortiert werden. Anschließend können Sie die technischen, kaufmännischen, prozessualen und E-Business-Einkaufshebel diesen Warengruppen effizient zuordnen. Auf diese Weise erfolgt eine Gegenüberstellung des Aufwands mit dem geschätzten Einsparpotenzial einer Warengruppe.
Maßnahmen steuern
Ebenso wichtig wie die Schaffung von Datentransparenz und der Festlegung der Einkaufshebel ist die kontinuierliche Steuerung und Überwachung dieser Maßnahmen. Ideal ist dafür die Implementierung eines Projektmanagement-Tools. Im Rahmen dieses Tools sollten Sie zunächst die Einsparungsziele sowie die entsprechenden Verantwortlichkeiten festhalten. Dann können die dazugehörigen Maßnahmen hinterlegt werden, mit denen diese Einsparungsziele erreicht werden sollen, inklusive aller wichtigen Daten wie beispielsweise der Einführungstermin und Realisierungszeitpunkt der Maßnahme. Ist eine Maßnahme abgeschlossen, wird die erzielte Einsparung im Tool hinterlegt und mit dem Einsparungsziel verglichen.
Der Zugang zu diesem Maßnahmen-Tool sollte für alle Mitglieder des Projektteams möglich sein. Auch ist das gesamte Projektteam für die Aktualisierungen aller darin enthaltenen Daten verantwortlich.
Fazit
Category Management sollte in jedem Unternehmen mit einer hohen Priorität behandelt werden. Ein erfolgreiches Category Management erfordert jedoch eine kontinuierliche Anpassung, etwa durch neue Strategien, neue Einkaufsvolumen oder auch eine verbesserte Datenverfügbarkeit. Um weitere Impulse zu bekommen und den Blickwinkel möglicher Maßnahmen zu erweitern, bietet sich ein Sparring mit externen Beratern an. So wird dem Einkauf die Möglichkeit gegeben, die erarbeiteten Ergebnisse zu reflektieren und eventuell noch zu optimieren.
