Einsparmöglichkeiten in der Beschaffung aufdecken – der Beschaffungsanalytiker

Eine effiziente Beschaffung hat entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens, denn es kommt darauf an, dass alle erforderlichen Materialien rechtzeitig und in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Können Kosten im Einkauf gespart werden, ermöglicht das eine kostengünstigere Herstellung der Produkte. Ein Beschaffungsanalytiker kann Optimierungs- und Einsparmöglichkeiten aufdecken.

Die Aufgaben des Beschaffungsanalytikers

Die Beschaffungsanalyse ist untrennbar mit der Beschaffungsmarktforschung verbunden. Beim strategischen Beschaffungsmarketing geht es um die langfristige Sicherung der Bezugsquellen und die Kontaktpflege mit den Lieferanten. Das operative Beschaffungsmarketing befasst sich mit beschaffungslogistischen Problemen für die Leistungserstellung.

Der Beschaffungsanalytiker

  • prüft die bestehenden Lieferanten bezüglich Konditionen und Effizienz
  • erforscht den Beschaffungsmarkt und prüft ihn auf günstigere Lieferanten
  • prüft, ob Reduzierung der Zahl der Lieferanten und eine Bündelung für günstigere Konditionen möglich ist
  • vergleicht vorangegangene und aktuelle Preise für Material
  • nimmt Kostenanalysen vor
  • prüft, ob es günstiger ist, Halberzeugnisse selbst herzustellen oder extern zu beschaffen

Ziele der Beschaffungsanalyse

Mit der Beschaffungsanalyse kann die Markttransparenz verbessert werden. Der Beschaffungsanalytiker versorgt die Einkaufsabteilung mit Informationen aus den Beschaffungsmärkten und kann eine Orientierung im Hinblick auf das künftige Marktgeschehen geben. Ziel ist eine langfristige Sicherung der optimalen Versorgung des Unternehmens mit Material. Der Beschaffungsanalytiker schafft Grundlagen für die optimale Beschaffung und erschließt neue Beschaffungsquellen. Um Einsparmöglichkeiten für die Beschaffung und für die Produktion aufzudecken, kommt es auf die Ermittlung von Substitutionsgütern an. Bei der Beschaffungsanalyse muss das Risikomanagement berücksichtigt werden, beispielsweise für das Material-Kosten-Hedging, wenn die Kosten für Material stark ansteigen. Der Beschaffungsanalytiker trifft selbst keine Entscheidungen, doch liefert er Grundlagen für die Entscheidung.

Der Beschaffungsanalytiker muss die gewonnenen Informationen nach Wirtschaftlichkeit und Aktualität aufbereiten. Mit der Schaffung von Markttransparenz übt er eine Aufklärungsfunktion aus. Mit der Bereitstellung der Informationen kann der Beschaffungsanalytiker zum innovativen Verhalten in der Einkaufsabteilung und zur wirtschaftlichen Verwendung der Ressourcen beitragen.

Für die Beschaffung der Informationen nutzt der Beschaffungsanalytiker verschiedene Quellen. Er kann sich im Internet, in Branchenbüchern, auf B2B-Marktplätzen wie „Wer liefert was“, auf Messen und in Fachzeitschriften, aber auch direkt bei den potenziellen Lieferanten informieren. Er kann Einkaufsreisen und Betriebsbesichtigungen vornehmen, doch kann er die Informationen auch bei Industrie- und Handelskammern beziehen.

Beauftragung einer externen Agentur für die Beschaffungsanalyse

Da der Beschaffungsanalytiker in erster Linie eine strategische Analyse vornimmt, muss er nicht Mitarbeiter im Unternehmen sein. Mit der Beschaffungsanalyse kann eine externe Agentur, die sich auf das Beschaffungsmarketing spezialisiert hat, beauftragt werden. Das kann einmalig erfolgen, um den Einkauf zu rationalisieren, oder die Agentur kann mehrmals beauftragt werden, beispielsweise, wenn es zu Veränderungen bei den Lieferanten oder in der Produktion im eigenen Unternehmen kommt. Die dauerhafte Anstellung eines Beschaffungsanalytikers im Unternehmen wird zu teuer und ist nicht rentabel, da der Beschaffungsanalytiker besonders in kleineren und mittleren Unternehmen nicht voll ausgelastet ist.

Wann sollte ein Beschaffungsanalytiker beauftragt werden?

Bei der Entscheidung, ob Sie einen Beschaffungsanalytiker beauftragen sollten, kann Ihnen nachfolgende Checkliste helfen:

  • Sind die Preise für verschiedene Materialien oder Halbfabrikate in letzter Zeit stark angestiegen?
  • Bin ich mit verschiedenen Lieferanten und deren Konditionen unzufrieden?
  • Habe ich wichtige Lieferanten verloren, da sie beispielsweise von Insolvenz betroffen sind?
  • Werden neuartige Materialien benötigt, da das Produktionssortiment verändert wurde?
  • Sollen Einsparpotenziale ermittelt werden, um Kosten bei Einkauf und Produktion einzusparen und wettbewerbsfähig zu bleiben?

Beantworten Sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja, kann sich die Beauftragung eines Beschaffungsanalytikers lohnen.

Beschaffungsanalytiker – Pro und Kontra

Ein Beschaffungsanalytiker kann einem Unternehmen Vorteile bringen, doch kann er auch Nachteile haben.

Pro Beschaffungsanalytiker

  • Erschließung von Einsparpotenzialen durch kostengünstigere Lieferanten oder verbesserte Konditionen
  • Mögliche Bündelung durch weniger Lieferanten
  • Einkaufsabteilung kann sich auf die Kernkompetenzen konzentrieren und bekommt aufbereitete Informationen
  • Langfristige Kosteneinsparung

Kontra Beschaffungsanalytiker

  • Kosten für die Beauftragung des Beschaffungsanalytikers
  • Beschaffungsanalytiker von externer Agentur muss sich erst in das Geschehen des Unternehmens, für das er tätig wird, einarbeiten, da er nicht immer über genügend Kenntnisse über die benötigten Materialien verfügt.

Beauftragung eines Beschaffungsanalytikers – Kosten und Nutzen abwägen

Die Beschaffung von Material spielt in einem Unternehmen eine entscheidende Rolle und hat Einfluss auf die Preise der Produkte. Eine kostengünstigere Produktion ist durch günstigere Preise für die Materialien und verbesserte Konditionen bei den Lieferanten möglich. Ein Beschaffungsanalytiker kann die Konditionen der Lieferanten prüfen, neue Beschaffungsmärkte erschließen und Markttransparenz schaffen. Die Beauftragung eines Beschaffungsanalytikers einer externen Agentur ist mit Kosten verbunden, doch kann sich das langfristig auszahlen, indem strategisch günstigere Lieferanten ausgewählt werden. Bei der Beauftragung eines Beschaffungsanalytikers sind Kosten und strategische Einsparungen ins Verhältnis zu setzen.

Die Beauftragung eines Beschaffungsanalytikers kann sich langfristig auszahlen:

  • Erschließung neuer Beschaffungsmärkte
  • Mehr Markttransparenz
  • Strategisch günstigere Konditionen bei den Lieferanten
  • Aufdeckung von Einsparungs- und Optimierungspotenzial

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