Die Kostenfaktoren: Stand, Ausstattung und Personal

Wenn Sie Ihre Messeausgaben kalkulieren, sollten Sie die folgenden drei Kostenblöcke trennen: den Messestand, die Ausstattung des Standes und das Personal. 

Der Stand: Hier sollten Sie bedenken, dass nicht nur die Miete der Nutzfläche anfällt, sondern auch Auf- und Abbau, Reinigung, Transportkosten und Ausgaben für die Versicherung. Hinzu kommen Gebühren für die GEMA, Internet- und Telefon- sowie Wasser- und Stromkosten. Auch Werbung für den eigenen Stand ist ein Kostenfaktor. 

Die Ausstattung: Benötigen Sie Büro- und Infomaterialien? Braucht es Deko, Möbel, Werbegeschenke und dergleichen? Und möchten Sie einen Cateringservice buchen? All diese Aspekte sollten Sie bei der Planung ihrer Ausstattung und den damit verbundenen Kosten berücksichtigen. 

Das Personal: Hier sollten Sie die Kosten für die Anreise, die Unterbringung und die Verpflegung mit einrechnen. Benötigen Sie vielleicht eine eigene Uniform oder besondere Bekleidung für Ihre Mitarbeiter am Stand? Müssen Sie zu den Gehältern eventuell Zuschläge bezahlen, weil die Messe an einem Wochenende stattfindet? Und buchen Sie externes Personal wie Hostessen hinzu? 

Wie Sie kalkulieren sollten – Beispielrechnung

Die nachfolgende Beispiel-Kalkulation verschafft Ihnen einen Überblick über die Kosten, die auf Sie zukommen könnten. Für den wohl wichtigsten Punkt, also den Stand selbst mit allen aufgeführten Faktoren, sollten 60 bis 70 Prozent Ihres gesamten Messe-Etats kalkulieren. Kurz vor Messebeginn steigen die Standgebühren. Nutzen Sie daher Frühbucher-Rabatte und melden Sie sich rechtzeitig beim Veranstalter an. Der Standverleih und die anfallenden Nebenkosten dürften sich auf 3.000 bis 4.000 Euro belaufen, ausgehend von einer Standfläche von etwa 20 Quadratmetern. Messeveranstalter berechnen nämlich zirka 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter.

Den Aufbau des Standes sollten spezialisierte Messebau-Firmen übernehmen. Rechnen Sie hier noch einmal mit bis zu 6.000 Euro. Extrakosten verursachen Agenturen, die Sie beauftragen, um Ihren Stand optisch einladend zu gestalten. Hier empfiehlt es sich immer, Vergleichsangebote einzuholen.

Damit sind natürlich noch nicht alle Kosten erfasst, denn nun kommt die Bestückung des Messestandes hinzu: Faltblätter, Werbemittel, Infomaterialien, Büromaterial und Präsentationsmittel. Auch Möbel und Dekoration gehören in diese Kategorie. Wenn Sie für Ihren Messeauftritt im Vorfeld werben möchten, benötigen Sie Mailings, Anzeigen und Newsletter. Rechnen Sie alles in allem mit 3.000 Euro, aber Vorsicht: Gehen Sie strukturiert an die Dienstleister-Suche heran. Holen Sie mindestens drei Vergleichsangebote ein und versuchen Sie, den gesamten Auftrag an eine Agentur zu vergeben. So können Sie an dieser Stelle unnötige Ausgaben vermeiden.

Last but not least sollte der Punkt „Personal“ in der Kalkulation auftauchen. Wie oben erwähnt, sind hier einige Dinge zu beachten. Rechnen Sie mit etwa 2.000 Euro pro Person. Insgesamt kann so leicht eine stattliche Summe von bis zu 15.000 Euro zusammenkommen. 

Hier können Sie sparen

Nicht nur beim Standbau können Sie Bares einsparen. Wenn Sie nämlich planen, zukünftig öfter als Aussteller auf Messen aufzutreten, dann entscheiden Sie sich für ein mobiles, modulares Standmodell. Das können Sie wiederverwenden, jedes Mal umgestalten und für wenig Geld transportieren. Außerdem sollten Sie beim Standbau nicht übertreiben, sondern sachlich bleiben. Potenzielle Kunden schätzen optische Zurückhaltung oft mehr als unnützes Beiwerk.

Wenn Sie sich nicht für einen modularen Stand entscheiden, können Sie auch ein externes Unternehmen mit der Gestaltung und dem Aufbau des Messestandes beauftragen, und auch die zusätzlichen Leistungen wie Werbung und Ausstattung fremdvergeben. Hier sollten Sie Kosten und Nutzen abwägen: Alles selbst zu organisieren, wird etwas günstiger sein, kostet Sie jedoch auch Zeit. Diese Zeit fehlt Ihnen für andere wichtige Aufgaben, die Sie „nebenbei“ ja auch noch erledigen müssen.

Richtig sparen können Sie allerdings noch an andere Stelle: beim Finanzamt. So zählen die Kosten für die Platzmiete, Reisekosten, Personalkosten oder Nutzungskosten zu den abzugsfähigen Ausgaben, die Sie – zumindest teilweise – steuerlich geltend machen können. 

Fazit

Lassen Sie bei der Kalkulation keinen der genannten Punkte aus und rechnen Sie genau durch, was Sie die Beauftragung eines externen Dienstleisters in einzelnen Punkten kostet. Je aufwendiger Ihr Stand gestaltet ist und je intensiver Sie den Auftritt bewerben [Interner Link zu Marketing auf der Messe], desto höher sind die Kosten. Bei Messen, die in einem vertrauten Branchen-Umfeld stattfinden, könnten das Einspar-Potenziale sein.