Reisekosten-Management: Software hilft, die Ausgaben zu reduzieren und Prozesse zu optimieren

Reisekostenmanagementsoftware: So hilft sie dabei, Kosten zu sparen

Als zweit-bis drittgrößter Kostenfaktor im Unternehmen lohnt es sich, einen genauen Blick auf die Reisekosten zu werfen. Bei Flug- und Mietwagen lassen sich mit eingehender Recherche oftmals bis zu 20 Prozent sparen, dasselbe gilt für Übernachtungen. Doch wer hat schon Zeit, verschiedene Angebote zu vergleichen? Schließlich ist so manche Abrechnung bereits zeitaufwendig genug – und fehleranfällig, denn neue Gesetze und verschiedene Regelungen, etwa für Reisen ins Ausland, erschweren die korrekte Abrechnung. Wer nicht auf eine – ebenfalls kostspielige – Agentur zurückgreifen möchte, die das Reisekostenmanagement übernimmt, findet eine Reihe von Softwarelösungen, die dabei helfen, Budget einzusparen. Der Einkäufer sollte dabei allerdings einige Punkte beachten – etwa in puncto Rechtssicherheit.

Das müssen die Tools können

Schneller, transparenter, wirtschaftlicher: Tools zur Reisekostenoptimierung erleichtern sämtliche Prozesse rund um die Reisekostenabrechnung, von der Planung bis zur eigentlichen Abrechnung. Wenn Sie sich als Einkäufer mit der Beschaffung einer geeigneten Software für Ihr Unternehmen befassen, sollten Sie einige Funktionen beachten, die erfüllt werden müssen:

• Kompatibilität mit bestehenden IT-Systemen
• Möglichkeit der Aktualisierung bei Gesetzesänderungen
• Vorhandensein von Schnittstellen zu Personaldaten
• Intuitive Bedienbarkeit
• Import von verschiedenen Zahlungsmitteln, etwa Kreditkartendaten

Eine Reisekostenabrechnungssoftware sollte sich einfach in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen und bereits Schnittstellen zu Personaldaten sowie Importmöglichkeiten für unterschiedliche Zahlungsmittel umfassen. Lassen sich etwa Kreditkartendaten einpflegen, kann die Abrechnung im Vergleich zu Vorauszahlungen oder nachträglichen Rechnungen erheblich vereinfacht werden. Damit die Software von den Mitarbeitern auch wirklich genutzt wird, sollte sie einfach zu verstehen und zu bedienen sein – auch um Fehler auszuschließen. Das Bundesreisekostengesetz ändert sich regelmäßig. So sollte sich die Software regelmäßig updaten lassen, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Idealerweise handelt es sich um eine Cloud-Lösung, mit der Tankabrechnungen, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege der Taxiquittungen direkt von unterwegs vom Mitarbeiter hochgeladen werden können – das spart Zeit und beschleunigt die Erstellung der Abrechnung.

Übersicht: Diese Softwarelösungen sind auf dem Markt

HRWorks: Das Tool für die Reisekostenabrechnung ist für mittelständische Unternehmen ab einer Größe von 15 Mitarbeitern ebenso geeignet wie für große Betriebe. HRWorks ist in der Cloud und als Web-basierte Lösung verfügbar, die Routineprozesse wie die elektronische Belegerfassung und die Erstattung der Kosten übernimmt. Die Software verfügt über Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung und aktualisiert automatisch zum Stichtag sämtliche Änderungen im Bundesreisekostengesetz.

Lexware Reisekosten: Fahrten im In- und Ausland lassen sich nach der aktuellen Rechtslage abrechnen, zudem ist ein Fahrtenbuch integriert. Das Tool arbeitet netzwerkbasiert und ist in der Standard-Variante für drei Arbeitsplätze optimiert – mehr können dazu gebucht werden. Für mittelständische Unternehmen ist die Plus-Variante interessant, in der bis zu 100 Reisende angelegt werden können, die Pro-Lösung erlaubt bis zu 500 Reisekonten. Lexware Reisekosten verfügt zudem über eine DATEV-Schnittstelle, die relevante Datensätze direkt an den Steuerberater sendet.

DATEV classic: Die Lösung des Softwarehauses für Steuerberater und Juristen umfasst den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung, von der Erstellung eines Reiseantrags bis zur Auszahlung. Dabei lässt sich exakt definieren, welche Daten die Mitarbeiter eingeben und auf welche sie zugreifen können und welche für die Abrechnungsabteilung bestimmt sind. DATEV classic ist sowohl für Desktop-Rechner als auch in der Cloud verfügbar.

IntexReise: Die schnelle, einfache und rechtskonforme Abrechnung von Reisekosten verspricht das Tool IntexReise. Es rechnet In- und Auslandsfahren ab und kann Reisende, Fahrten und Pauschalen in unbegrenzter Anzahl aufnehmen. IntexReise ist für Windows- und Mac-Desktoprechner, als Server-Version und in der Cloud erhältlich.

Weitere Möglichkeiten, Reisekosten zu sparen

Die beste Art, Reisekosten zu minimieren, ist erst gar nicht zu reisen. Telefon- und Webkonferenzen machen es heute in vielen Fällen unnötig, eine Reise auf sich zu nehmen. Ist diese unvermeidbar, kann etwa eine unternehmensweite Vereinbarung mit einer bestimmten Hotelkette Übernachtungskosten sparen. Ein zentrales Buchungsportal hilft den Mitarbeitern, automatisch die günstigste Rate auszuwählen.

Reisekostenmanagement: hilfreiche Tools zur Kosteneinsparung

Eine leistungsstarke Software für das Reisekostenmanagement hilft dabei, Prozesse zu beschleunigen und Abrechnungen gesetzeskonform zu erstellen, dabei spart sie der Lohnbuchabteilung viel Zeit. Schnittstellen zu Personalstammdaten und zur Finanzbuchhaltung sind hierbei unverzichtbar. Cloud-Lösungen erleichtern die Bearbeitung zusätzlich.

• Reisekosten machen bis zu einem Drittel der Unternehmensausgaben aus.
• Software zur Reisekostenabrechnung beschleunigt Prozesse und erstellt die Abrechnungen nach der aktuellen Gesetzeslage.
• Bei der Anschaffung sollte die Kompatibilität zur vorhandenen IT sowie Schnittstellen zu wichtigen Abteilungen beachtet werden.