Wer auch das Gefühl hat, dass viele der eigenen E-Mails nicht beachtet werden, für den könnte ein Blick in den Bestseller „How to write an email“ von Justin Kerr lohnen. Kerr (37) ist erfolgreicher Mode-Manager und Autor von 13 Büchern. Er ist aktuell Executive Officer beim japanischen Life-Wear-Label UNIQLO und twittert unter @Mr_Corpo.

Clutch hat sein englisches Buch gelesen und die zehn wichtigsten Tipps zusammengefasst:

1.

Der Betreff einer E-Mail sollte spezifisch, aussagekräftig und handlungsorientiert sein. Es sollte direkt daraus hervorgehen, worum es geht.

2.

Geht es um eine Deadline, dann gehört diese in den Betreff. Laut Justin Kerr ist „nächste Woche Freitag“ übrigens keine Deadline – „nächsten Freitag um 13 Uhr“ schon. Es geht darum, Fragen nach der genauen Deadline zu vermeiden, deshalb sollte diese so konkret wie möglich sein.

3.

Expertentipp von Justin Kerr: Eine ungewöhnliche Deadline wie 16:47 Uhr erhöht die Wahrscheinlichkeit der Aufmerksamkeit des Empfängers.

4.

Wichtiges wie eine Deadline oder wesentliche Maßnahmen sollten in einer E-Mail hervorgehoben werden, beispielsweise durch das Fetten der Wörter. So springen sie dem Leser direkt ins Auge.

5.

Die Formatierung einer E-Mail ist wichtig und sollte nicht einfach übergangen werden. Die Verwendung von Bullet Points, Absätzen und gefetteten Wörtern bringt Ordnung und Struktur in einen Text und auch in eine E-Mail.

6.

Die Verwendung von Bullet Points statt Strich, Sternchen oder Unterstrich hat einen ganz bestimmten Grund: Egal in welchem E-Mail-System oder mobil, Bullet Points bleiben Bullet Points, unabhängig von der Formatierung. 

7.

Ein Bullet Point sollte nicht zu lang werden, zwei bis drei Sätze sind ausreichend.

8.

Je länger eine E-Mail, desto eher ist der Leser geneigt, irgendwann auszusteigen – vor allem, wenn man runterscrollen muss. Deshalb sollten die wichtigsten Informationen innerhalb der ersten zehn Zeilen einer Mail vorkommen.

9.

Anhänge sollten nur mitgeschickt werden, wenn es wirklich notwendig ist. Besteht die Möglichkeit, den Inhalt des Anhangs in der E-Mail kurz zusammenzufassen, erspart es den Lesern einiges an Zeit. Berücksichtigt werden sollte dabei auch, dass viele Mails inzwischen mobil gelesen und ein Anhang dann häufig nicht geöffnet werden kann.

10.

Das Ziel einer E-Mail sollte sein, alle Fragen der Empfänger bereits beantwortet zu haben. Kommen E-Mails mit Nachfragen zurück, fehlten wichtige Informationen.

 

Das Fazit von Clutch:

Keine Rocket Science, aber Handwerkszeug, das man sich durchaus nochmal ins Gedächtnis rufen kann. Beim Lesen kommt einem in den Sinn, dass viele Tipps auch auf das journalistische Schreiben zutreffen.

Dieser Beitrag stammt aus dem Magazin Clutch, dem Gesellschaftsmagazin für die digitale Welt, und wurde im September 2017 im Printheft (Ausgabe 2) veröffentlicht. Text: Cara Hönkhaus.