Heute schon wissen, was morgen passiert

Die wöchentlichen Projektmeetings beim Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer in Radebeul bei Dresden sind für die Mitarbeiter jetzt deutlich entspannter als früher. Zwar kommt man wie eh und je im Konferenzzimmer zusammen, um den aktuellen Stand und die nächsten Schritte für die einzelnen Projekte zu besprechen. Doch während früher beim weltweit zweitgrößten Offsetdrucker im Vorfeld dafür mühsam Excel-Listen erstellt und zusammengetragen wurden, sind heute alle wichtigen Informationen per Knopfdruck abrufbar. Dank einer Cloud-Lösung werden im Meeting gestellte Fragen ad hoc beantwortet. „Können Sie mir bitte alle Projekte zeigen, die in den nächsten drei Monaten einen Abschluss versprechen, gegliedert in einzelne Regionen?“ Kein Problem – die passenden Grafiken gibt’s gleich dazu.

 Angebot auf Knopfdruck

Um im Wettbewerb weiter gut aufgestellt zu sein, hat man sich bei Koenig & Bauer 2010 dazu entschieden, digitale Lösungen voranzutreiben. Ein cloudbasiertes Kundenmanagementsystem ersetzt für die Mitarbeiter weltweit seitdem Excel-Tabellen und lokale Systeme.

 Für das Marktsegment Bogenoffsetmaschinen ist die sächsische Tochter KBA-Sheetfed Solutions verantwortlich. In der Vergangenheit arbeitete das Vertriebsteam mit Insellösungen, die Datenaustausch kaum ermöglichten. Auch in der Unternehmenszentrale fehlte es an Transparenz und Planungssicherheit. Es dauerte, bis man die für Entscheidungen wichtigen Zahlen beisammenhatte. Auf diese Weise erkannte man häufig erst spät, wenn der Markt sich veränderte. CRM Chef und Marketingleiter Thomas Göcke kommentiert: „Es war an der Zeit, eine Anwendung zu finden, die unseren Vertrieb weltweit standardisierte und alles in einem gemeinsamen System zusammenbringt.“

 Umfragen des IT-Marktforschungsinstituts Gartner zufolge wächst der Bedarf an cloudbasierten Managementsystemen rasant. Immer wichtiger werden dabei mobile Lösungen per App. Zahlen belegen, dass die Produktivität der Mitarbeiter damit um 15 Prozent steigt. Zwei Drittel der Vertriebsmitarbeite erreichen so ihre Vertriebsziele.

 Bei KBA entschied man sich für eine Softwarelösung der Firma Salesforce. Im Vergleich zu anderen Anbietern wie SAP, Oracle und Microsoft war diese Lösung interessant, weil alle Leistungen über eine feste Lizenzgebühr inklusive sind, beispielsweise auch die Systemwartung und eine regelmäßige Software-Aktualisierung.

 Alles ist schneller, einfacher und preisgünstiger geworden

Wird überlegt, ein cloudbasiertes Computersystem einzusetzen, stellt sich immer die Frage nach dem Datenschutz. So auch für die Verantwortlichen bei KBA. „Vor der Tatsache, dass unsere Daten nicht mehr bei uns im Unternehmen, sondern in der Cloud liegen werden, haben wir nicht die Augen verschlossen“, sagt Thomas Göcke. „Wir haben uns dafür entschieden, dass alle Daten, die unter den Begriff ‚Geistiges Eigentum‘ fallen, wie beispielsweise Konstruktionszeichnungen, im Haus bleiben und nicht innerhalb von Salesforce gespeichert werden.“

 Ein Mini-Projektteam, bestehend aus einem Projektleiter, zeitweise eingesetzten IT-Mitarbeitern sowie einem externen Dienstleister, hat dann innerhalb eines Jahres den ersten 220 Mitarbeitern in 16 Regionen – darunter auch Vertriebsteams in Russland und China – das Arbeiten in der Cloud eingerichtet.

 Seither ist alles effizienter und schneller geworden. Über die Spracherkennung kann der Mitarbeiter das Ergebnis seines Kundenbesuchs in sein Handy sprechen. Ein in die Cloud integrierter Produktkonfigurator ermöglicht sowohl technisch als auch inhaltlich, Angebote zu erstellen, die nicht mehr verändert werden müssen. Der Vertriebsmitarbeiter macht dem Kunden ein Angebot, indem er aus der Cloud verschiedene Informationen zusammenfügt. Das ist einfacher und auch preisgünstiger als früher geworden.

 Aber nicht nur die täglichen Angebote lassen sich mithilfe der Cloud erstellen, auch Veranstaltungen können auf diese Weise zentral organisiert werden. Bislang brachte die Organisation von Events eine Flut von Excel-Listen mit sich: Sie wurden von der Zentrale an alle Vertretungen geschickt und kamen, ausgefüllt mit Teilnehmernamen, zurück. Spontane Änderungen bezüglich Ankunft, Essenswünschen oder Übernachtungen zu berücksichtigen war für die Organisatoren besonders stressig.

 Mittlerweile ist das Event-Management in die Cloud integriert. Und so stellte auch ein „Open House“ kürzlich in Radebeul für die Mitarbeiter kein Problem mehr dar. Über 1.000 Besucher wurden eingeladen, Bestätigungen und spezielle Wünsche im System dokumentiert. Auch die Übernachtungen zu organisieren ist einfacher geworden: Über eine hinterlegte Hotel-Datenbank wird dem Gast am Ende per Knopfdruck seine Teilnahme bestätigt, und er erhält alle wichtigen Informationen.

 Wissen, was der Kunde wünscht

Der größte Mehrwert des neuen Systems liegt darin, dass man viel mehr Daten über den Kunden besitzt und so zu seinem Ratgeber wird. Göcke sagt: „Wir sehen den Kunden nicht nur mit der klassischen CRM 360 Grad Sicht, sondern jetzt sogar mit einer 3D-360 Grad Sicht, wir besitzen haben Zugriff auf alle Daten, die für ihn wichtig sind und wissen seit neuestem sogar, was in den Maschinen passiert.“ Der Vertriebsberater nutzt das, um auf Kundenwünsche eingehen. Oder der Service-Ingenieur kann er dem Kunden ein proaktives Angebot machen, zum Beispiel, wenn die Druckmaschine außer der Reihe gewartet werden sollte. Zudem sind wir dabei Fehler erkennen zu können, bevor sie zu Ausfällen der Maschine führen. „In diesem vorausschauenden Service in Verbindung mit künstlicher Intelligenz liegt die Zukunft“, sagt Thomas Göcke.