Wie wollen wir künftig arbeiten?

 „Geschäftsprozesse werden zunehmend vernetzt werden, unsere Arbeit wird digitaler und der Arbeitsplatz durch mobile Devices medialer.“ So sieht Wilhelm Bauer, Leiter des Forschungsprojektes „Office21“ des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), die künftige Arbeitswelt. Er blickt positiv in die Zukunft. „Der Flexibilität kommt große Bedeutung zu. Die globalisierte und digitalisierte Welt fördert bei den Menschen den Wunsch nach mobilem Arbeiten. Arbeitszeiten und -orte weitgehend selbstbestimmt festlegen zu können, ist weit verbreitet.“ Institutsleiter Bauer glaubt aber auch, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer stärker lernen müssen, mit den neuen Möglichkeiten und der Verantwortung sinnvoll umzugehen. Seine Lösung: „Damit diese Flexibilität nicht zur Belastung wird, braucht es achtsame Führung durch das Management und viel Eigenverantwortung beim Einzelnen. Wir müssen einfach lernen, Smartphones und Notebooks von Zeit zu Zeit auszuschalten.“ Offline zu sein, sich zu entziehen, ist gar nicht so einfach. Ständige Erreichbarkeit wird als positiver Arbeitseinsatz gewertet. Doch ohne Pausen geht es nicht. Lange wurde Arbeit nur daran gemessen, wie viel Zeit man im Büro verbrachte. Da Raum jedoch immer teurer wird, versucht man, ihn optimaler auszunutzen. Dies hat mittlerweile dazu geführt, dass sich Hunderttausende durch Großraumbüros stöhnen, in denen man zwar mehr Mitarbeiter auf gleicher Fläche unterbringen kann, aber auch jedes Telefongespräch des Nachbarn hautnah mithört.

Rückzugsmöglichkeiten einplanen

Beim Design- und Möbelhersteller Vitra in Weil am Rhein geht man einen anderen Weg. Nicht nur die Arbeit, auch der Arbeitsplatz soll flexibler sein, angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Viele haben keine festen Büros mit eigenen Schreibtischen mehr. „Brauchen sie auch nicht, sie sind wenig vor Ort im Büro“, sagt Vitra-Geschäftsführer Rudolf Pütz. „Und wenn, dann sind sie häufig in Projekten engagiert, arbeiten im Team. Die Mitarbeiter sollen vielfältige Möglichkeiten ausleben können, so wie es am besten für die jeweilige Tätigkeit passt.“ Die Digitalisierung hat das Büro mit Einzelzelle und festem Arbeitsplatz überflüssig gemacht. Freiräume zu haben wird bei Vitra wichtig genommen. Das sind Besprechungsinseln, in denen man sich für die Projektarbeit zusammenfindet, das können mobile Touch-down-Arbeitsplätze sein, an die jeder seinen Rechner anschließen kann. Zum Freiraum gehören auch Rückzugsorte. Denn wenn es kein eigenes Büro mehr gibt, das Geborgenheit bietet, ist sie doch nötig, um auszuspannen und eine Zeit lang unbeobachtet zu sein. „Als Möbelhersteller, der auf Langlebigkeit setzt, bemühen wir uns, Entwicklungen vorauszusehen“, sagt Pütz. Das bedeutet für die Kunden individuelle Lösungen, die sich an die Anforderungen und Gegebenheiten in ihren Unternehmen anpassen. Jedes Projekt beginnt deshalb mit einem Dialog, dem Strategiegespräch mit dem Unternehmer: Was will er und wie soll das vonstattengehen? In den abschließenden Nutzer-Workshops werden beispielsweise Fragen diskutiert, welche Abteilungen besser miteinander kommunizieren sollen. Aber auch praktische Fragen nach der Menge des benötigten Stauraumes werden geklärt. Danach wird ein Grobkonzept entwickelt, und erst, wenn es um die Gestaltung der Büroflächen geht, kommt ein Architekt mit ins Boot.

Wissen mit anderen teilen

Ein Blick hinter die Kulissen des Unternehmens Avilox zeigt: Mithilfe von sozialen Technologien ist es nicht nur möglich, papierlos zu arbeiten, auch ein Büro wird – beinahe – überflüssig. Das Beratungsunternehmen für vernetztes Arbeiten und digitalen Wandel lebt vor, was es anderen empfiehlt. Die Mitarbeiter arbeiten kaum noch an einem Ort zusammen, sondern sind über verschiedene Kanäle miteinander vernetzt, arbeiten virtuell gemeinsam an Projekten und teilen sich ihre Arbeitszeit selbstbestimmt ein. Das Arbeiten nach Stechuhr weicht hier der flexiblen Arbeitszeit. Einmal in der Woche treffen sich die Kollegen in einer Co-Working Space, um sich über den Stand der Dinge auszutauschen. „Nur geteiltes und angewendetes Wissen bringt Fortschritt“, sagt Senior Beraterin Anja Wittenberger. Sie glaubt, dass diese Herangehensweise nicht nur Innovationen, sondern auch die schnelle Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Organisationen fördern kann: „Geschwindigkeit ist eine existenzielle Komponente. Das stellt gerade Mittelständler vor große Anforderungen.“ Doch freie Zeit- und Ortswahl hat auch ihre Grenzen. Wittenberger sagt: „Spätestens dann, wenn die Organisation leidet oder die Teamarbeit Schaden nimmt, muss man gemeinsam die Arbeitsweise reflektieren und anpassen.“ Das Wichtigste sei, „zu lernen und sich weiterzuentwickeln“. Ganz ähnlich stellt sich der Mobilfunkanbieter Telefónica Deutschland auf. Der Zusammenschluss mit dem einstigen Konkurrenten O2 führte zu einer kompletten Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Viele der Mitarbeiter können mittlerweile überall arbeiten, ob im Büro, zu Hause oder auch im Café – das Ganze natürlich im Rahmen der vertraglichen Arbeitszeit. Außerdem wurde in den Münchener Büros ein Workplace-Konzept eingeführt. Jedes Team hat einen festen Arbeitsplatzbereich, aber die Mitarbeiter wählen ihren Schreibtisch jeden Tag frei aus. Das Konzept scheint allen zu gefallen: Die offene Struktur fördere den unmittelbaren Austausch zwischen den Kollegen und verschiedenen Teams, heißt es bei Telefónica.

Digital ist produktiver

Und wie sieht es bei den Entscheidern aus? Haben sie sich den Gesetzen der digitalen Arbeitswelt gebeugt? Das Fraunhofer AIO-Institut hat 687 Fach- und Führungskräfte zum Stand des digitalen Arbeitens befragt. Die Auswertung zeigt, dass die große Mehrheit der Studienteilnehmer bereits verstärkt digital arbeitet. In 70 Prozent der Unternehmen erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital. Vollkommen digital und papierlos arbeiten fast zehn Prozent der Befragten. Als wichtigstes Motiv dafür nennen über 90 Prozent der Führungskräfte das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten. Jedoch hielten immer noch 86 Prozent der Befragten IT-Geräte für zu umständlich, weshalb sie viele Dinge lieber nach wie vor in Papierform erledigen würden. Auswertungen zeigen, dass Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad produktiver sind. Je digitaler unsere Arbeit werde und je medialer unsere Arbeitsplätze durch mobile Devices würden, umso mehr würden Menschen auch das Reale in guter Qualität erleben wollen, glaubt IAO-Institutsleiter Wilhelm Bauer. Die jederzeitige Verfügbarkeit von Informationen, Big Data und Cloud-Lösungen seien wesentliche Ausprägungen der digitalen Welt. Lounge-Möbel, gutes Essen und qualitätsvolle Bürogebäude wären der realen Welt zuzurechnen. „In unserer Arbeitswelt verbindet sich beides“, sagt Bauer. „Sie wird also hybrid.“

"Der Kopf wird nicht platzen"

Niemand bleibt auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt auf der Strecke, sagt Christoph Bornschein, CEO der Berliner Agentur TLGG. 

Was bedeutet „digitale Transformation“ für das Miteinander?

Das wird künftig auf jeden Fall sehr viel weniger im direkten physischen Kontakt, dafür sehr viel häufiger virtuell stattfinden. Die Arbeit läuft dezentraler ab. Das erleben wir heute schon überall, wo Wissensarbeit stattfindet. 

Sie haben einmal gesagt „best practice“ funktioniert nicht mehr.

Für die Entwicklung von Geschäftsmodellen gilt das. In rein digitalisierten Märkten reicht es einfach nicht mehr aus, etwas nachzumachen. Ich muss ein originäres Geschäftsmodell entwickeln. Unternehmer werden experimentierfreudiger, scheitern jedoch häufiger. 

Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Ich glaube, dass man sich vor allem auf der Managementebene tief mit Hintergründen und Prozessen des digitalen Wandels auseinandersetzen muss. Sonst kann hier keine Bewertungskompetenz aufgebaut werden. Das wäre ein unentschuldbarer Fehler. 

Einen großen Teil der Arbeitszeit verbringen wir heute im Netz oder in Clouds. Ist der Mensch für diese Anforderung gemacht?

Das erinnert mich immer an die Diskussion aus der frühen Phase des Eisenbahnverkehrs. Angeblich platzte den Menschen der Kopf, wenn sie schneller als 80 Stundenkilometer fahren. Die Anpassungsfähigkeit ist groß genug, die Menschen sind nur noch nicht flächendeckend dafür ausgebildet. 

Ist das Smartphone wenigstens im Urlaub tabu?

Da sind wir wieder beim Thema Medienkompetenz. Natürlich macht das neue Arbeiten freier, es ist agiler. Aber auf der anderen Seite muss man sich stärker selbst kontrollieren. Das heißt, Abschalten ist eine Entscheidung. Aber mein Vertrauen in die menschliche Anpassungsfähigkeit ist riesengroß. Niemandem ist der Kopf geplatzt, als wir schneller als 80 fahren konnten.

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