So gestalten Sie das optimale Homeoffice
Der heimische Arbeitsplatz muss eine leistungsfähige IT-Infrastruktur aufweisen und professionell ausgestattet sein. Nur in einer produktiven Atmosphäre kann Homeoffice seine Vorteile entfalten. Hier kommen die wichtigsten Tipps für die Einrichtung des Homeoffice.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Themen bei der Einrichtung des Homeoffice kurz vor:
- Technische Ausstattung
- Tools für Projektmanagement
- Tools für Online-Meetings
- Der Arbeitsraum
1. Die technische Ausstattung
Bei der technischen Ausstattung sollte die Leistungsfähigkeit im Fokus stehen, nicht ein möglichst günstiger Anschaffungspreis. Eine schlechte technische Ausstattung spart nichts ein, sondern kostet nur Nerven und zehrt an der Arbeitskraft. Das Wichtigste ist ein schneller Internet-Zugang. Drahtlose LTE-Verbindungen sind schnell und günstig, leider aber oft noch nicht so stabil wie herkömmliche DSL-Anschlüsse. Besonders flexibel ist man in der eigenen Wohnung mit WLAN. Weil es um wichtige Passwörter und sensible Daten gehen kann, sollte eine WPA/WPA2-Verschlüsselung des Signals auch im Homeoffice zum Standard der IT-Sicherheit gehören. Noch mehr Sicherheit garantiert die Installation eines Virtual Private Network (VPN), mit dem der Heimarbeiter auch von unterwegs sicher Daten austauschen kann.
Ein großer Bildschirm und eine solide Tastatur erleichtern die Arbeit ebenfalls. Das Telefon im Homeoffice sollte die gleichen Funktionen erlauben wie das im Büro. Mit einem professionellen Headset hat man auch beim Telefonieren die Hände frei.
Drahtlose Drucker mit Fax- und Kopierfunktion können die Ausstattung ergänzen.
Zusammenfassung: Ein gut ausgestattetes Homeoffice ist ausgerüstet mit:
- Schnellem, stabilem und sicheren Internet (mindestens mit WPA/WPA2-Verschlüsselung, besser noch mit VPN)
- einem großen Bildschirm
- einer ordentlichen Tastatur
- einem funktionstüchtigen Telefon (am Besten als Headset)
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2. Tools: Projektmanagement
Es ist ja völlig egal, ob Teams verteilt in Berlin, Budapest und Mailand sitzen oder eben ein oder mehrere Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Wichtig sind die Kommunikation und die Möglichkeit, relevante Daten einzusehen und bearbeiten zu können. Dazu gehört als IT-Herzstück ein Projektmanagement-Tool. Dieses Werkzeug schafft virtuelle Arbeitsräume. PM-Tools erlauben den gemeinsamen Zugriff auf Projektdaten, die Dokumentation sowie die Verwaltung und Zuteilung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Es gibt bereits viele PM-Lösungen, die ohne Installationsaufwand im Homeoffice direkt im Browser laufen.
Diese Projektmanagement-Tools sind kostenlos nutzbar:
Asana
- Aufgabenverwaltung und kollaboratives Projektmanagement
3. Tools: Online-Meetings
Homeoffice wird nicht unbedingt dadurch produktiver, dass man sich von einer Video-Konferenz in die nächste einklickt. Dennoch sind Tools für Online-Meetings für die Kommunikation natürlich unverzichtbar. Es gibt zahlreiche Lösungen im Netz, die Konferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern ermöglichen. Sinnvolle Lösungen für verteilte Teams bieten oft Chatdienste wie Slack, die das Teilen von Dateien erlauben. Frei verfügbare Video-Konferenz-Lösungen mit Gruppenchats gibt es etwa über Skype for Business, Google Hangouts und Zoom.
4. Der Arbeitsraum
Homeoffice am Küchentisch oder auf der Couch? Das kann nur schiefgehen. Für das Homeoffice sollte ein separater und ruhiger Raum als Büro eingerichtet werden, der mit einer Türe abgetrennt ist. Diese räumliche Barriere ist auch eine psychologische – sowohl für den Mitarbeiter als auch etwa Familienmitglieder. Mit einer professionell eingerichteten Arbeitsnische kann selbst ein Ein-Zimmer-Apartment fürs Homeoffice taugen.
Für Tische und Bürostühle müssen Arbeitgeber zahlreiche Vorschriften für Gesundheit und Arbeitsschutz einhalten. Auch wenn es daheim keiner kontrolliert: Heimarbeit wird durch ungesundes Sitzen natürlich nicht besser. Ein Bürostuhl ist ein Arbeitsgerät, auf dem man acht Stunden sitzt. Ein professioneller ergonomischer Stuhl ist keine Eitelkeit, sondern eine Investition in die Gesundheit. Je nach Körpergröße muss die Sitzfläche so bemessen sein, dass sie den Oberschenkeln die optimale Auflagefläche bietet. Ein Stuhl mit zahlreichen Verstellmöglichkeiten von Höhe, Sitzfläche, Rücken- und Armlehnen unterstützt die gesunde Sitzhaltung.
Ebenso muss der Tisch die richtige Höhe und Größe haben.
Zusammenfassung: Ein gut ausgestattetes Homeoffice ist ausgerüstet mit:
- einem separaten, ruhigen Arbeitsraum oder Raumabteil
- einem ergonomischen Stuhl, der eine gesunde Sitzhaltung erlaubt
- einem Tisch, der die richtige Höhe und Größe besitzt, um angenehm und ergonomisch arbeiten zu können
Homeoffice kann für mehr Produktivität sorgen
Die Furcht vieler Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter daheim weniger arbeiten, ist unbegründet. Das Gegenteil ist der Fall. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter zu Hause oft länger arbeiten und sogar noch am Wochenende – weil sie gerade nichts Besseres zu tun haben.
Die Bedingungen für gutes Arbeiten von zu Hause müssen allerdings professionell sein. Mitarbeitern sollte es auch im Homeoffice an nichts fehlen, was im Büro selbstverständlich ist. Deshalb unterstützen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter sogar bei der Einrichtung ihres heimischen Arbeitsplatzes – zum Beispiel mit PCs, Tablets oder Telefonen und Zubehör.
Viele Arbeitskräfte wissen von sich, wann Sie am produktivsten sind, und können Ihren Arbeitstag daher zu Hause – in Abstimmung mit dem Arbeitgeber – danach ausrichten. Wenn die Voraussetzungen stimmen, kann deshalb Homeoffice die Produktivität beim Mitarbeiter steigern – und damit auch im Unternehmen.
