ERP-Systeme - der nächste Schritt der Digitalisierung

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Digitalisierung des Mittelstandes

ERP-Systeme – der nächste Schritt der Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet stetig voran. Das stellt Unternehmen nicht nur vor Herausforderungen, sondern bietet vor allem bisher ungeahnte Möglichkeiten. Um in dem ständig wachsenden Datenverkehr den Überblick zu behalten, setzen immer mehr Betriebe auf ein ERP-System. Statistiken zeigen, dass mittlerweile bereits 84 Prozent aller Unternehmen in Deutschland ein ERP-System installiert haben. Dabei handelt es sich nicht nur um große, sondern auch um kleine und mittelständische Unternehmen. Doch was genau bringt ein ERP-System?

Was ist ein ERP-System?

ERP ist ein Akronym und steht für Enterprise Ressource Planning, was übersetzt so viel wie Unternehmensressourcen-Planung bedeutet. Es handelt sich dabei um ein System mit dessen Hilfe alle Betriebsfaktoren gemeinsam organisiert werden können. Dazu gehören unter anderem:

  • Kapital
  • Mitarbeiter
  • Arbeitsleistung
  • Betriebsmittel
  • Werkstoffe

Die Leistung des ERP-Systems besteht darin, die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen zu verbessern. Alle Daten werden zentral gespeichert und können von jedem Mitarbeiter abgerufen werden. Das sorgt für einen besseren Austausch untereinander, wodurch Unternehmensprozesse besser aufeinander abgestimmt werden können. Ziel ist es, dass sich der Prozessablauf automatisiert, wodurch Zeit, Geld und Verwaltungsaufwand gespart werden können. So kann das Unternehmen das Maximum aus seinen Ressourcen herausholen.

Welche Bereiche berührt ein ERP-System?

Schlicht und einfach: jeden. Die Stärke einer ERP-Software ist es, dass sie sowohl versucht, einzelne Abläufe zu vereinfachen als auch den Gesamtprozess zu perfektionieren. Je nach Bedarf steuert sie unter anderem die folgenden Abteilungen zentral:

  • Qualitäts- und Projektmanagement
  • Buchhaltung
  • Marketing und Vertrieb
  • Personalabteilung
  • Logistik
  • Wareneingang
  • Controlling

Die Vorteile eines ERP-Systems auf einen Blick

Durch die zentrale Planungssteuerung für den gesamten Betrieb ergeben sich für ein Unternehmen viele Vorteile:

  • Effizienteres Arbeiten der Abteilungen: Durch die zentrale Steuerung der einzelnen Abteilungen kann insgesamt effizienter gearbeitet werden
  • Effizienterer Gesamtprozess: Gleichzeitig wird durch die Abstimmung der Abteilungen aufeinander der Gesamtprozess effizienter gestaltet
  • Gesamtbetriebliche Problemlösung: Lösungen werden gesamtbetrieblich gesucht und nicht nur für einzelne Probleme; dadurch entfallen ineffiziente Insellösungen, da sich Lösungsansätze auf mehrere Probleme anwenden lassen
  • Mehr Transparenz: Da alle Abteilungen miteinander vernetzt sind, herrscht eine größere Transparenz; dadurch können Prozesse genau aufeinander abgestimmt, Fehlerquellen beseitigt und doppelte Inhalte vermieden werden
  • Höhere Flexibilität: Die Verbundenheit der Abteilungen führt außerdem dazu, dass auf Probleme besser reagiert werden kann

Hat ein ERP-System auch Nachteile?

Auf den ersten Blick bietet die zentrale Ressourcenplanung nur Vorteile. Der offensichtlichste Nachteil ist aber natürlich der Preis. Die Anschaffung des ERP-Systems kostet Geld, meist fallen anschließend noch monatliche Folgekosten an. Diese stehen jedoch meist nicht im Verhältnis zum Nutzen für das Unternehmen. Ein größeres Problem stellt die Integration des Systems in den täglichen Arbeitsalltag dar. Bis das System reibungslos funktioniert, muss der gesamte Betrieb darauf ausgerichtet werden. Das kann in der Anfangszeit zu Problemen und Verzögerungen führen. Als Unternehmer sollte man seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich mithilfe von Seminaren und Schulungen mit dem ERP-System vertraut zu machen.

ERP-Systeme für alle Bereiche

Mittlerweile gibt es ERP-Softwarelösungen für verschiedene Branchen und Bereiche. Das liegt daran, dass unterschiedliche Branchen auch unterschiedliche Funktionen verlangen. Während in der Industrie eher Logistik und Produktion im Vordergrund stehen, sucht ein IT-Unternehmen vielleicht einen Weg, seine E-Commerce- und Projektmanagement-Ressourcen zu bündeln. Einige Hersteller bieten modulare Lösungen an, der Kunde kann also genau das buchen, was er für sein Unternehmen benötigt. Weitere Tipps gibt dieser Online-Ratgeber.

Klassische On-Premise-Lösung oder cloudbasierte Software

Ein ERP-System kann üblicherweise auf zwei verschiedene Art und Weise genutzt werden: als On-Premise-Software, also installiert auf einem Rechner, oder als SaaS-Lösung, die dem Kunden über die Cloud zur Verfügung gestellt wird. Beide Varianten haben Vorteile, wie die folgende Tabelle verdeutlichen soll:

 

On-Premise-Software

Software as a Service

Höhere Sicherheit, da die Daten nicht in die Cloud gelangen, sondern nur lokal gespeichert werden Eigene IT-Arbeiten nicht nötig, da der Anbieter die Wartung und Aktualisierung der Software übernimmt
Einmaliger, höherer Kostenaufwand, danach in der Regel keine monatlichen Zahlungen Geringere Anschaffungskosten, dafür aber monatliche Folgekosten
Keine permanente Internetverbindung nötig, was besonders für das Arbeiten unterwegs praktisch ist Leichter Zugang für alle Mitarbeiter via Cloud
  Bei vielen Anbietern sind monatlich verschiedene Funktionen buchbar

 

Jedes Unternehmen sollte ein ERP-System benutzen

Das ERP-System ist der nächste Schritt der Digitalisierung. Mit seiner Hilfe kann ein Unternehmen seine Effektivität enorm steigern. Unternehmen, die ihre Planung weiterhin analog durchführen, haben einen erheblichen Wettbewerbsnachteil. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen ein ERP-System verwenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein kleines oder mittelständisches Unternehmen oder einen großen Konzern handelt – von der Vernetzung der Abteilungen kann jeder Betrieb profitieren. Kleine Rückschläge während der Einführung des Systems und der Anschaffungspreis sollten ein Unternehmen nicht davon abhalten, eine entsprechende Software zu installieren, denn am Ende steht ein gut strukturiertes Unternehmen mit einem automatisierten Prozessablauf.

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit ERP-System.online.

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