Viele Ansätze zur Ermittlung der Transformations-Roadmap greifen zu kurz, da sie sich auf isolierte Elemente, wie die Vorteile von S/4HANA für einzelne Fachbereiche, fokussieren. Doch können Einsparungen in dem einen Bereich zu höheren Aufwänden und Risiken in anderen Bereichen führen, was weitere kostspielige Transformationen und Anpassungen erfordert. Besser ist es daher, sämtliche geschäftlichen, organisatorischen und funktionalen Anforderungen eines Unternehmens an die künftige Applikationslandschaft einzubeziehen und mit dem technologischen Status quo abzugleichen. 

Dafür bietet sich eine dreistufige Methodik an:

1. Entscheidungsmatrix

In die Entscheidungsmatrix fließen verschiedene strategische Aspekte ein, um geeignete Produkte rund um den „Digital Core“ SAP S/4HANA auszuwählen und in einer individuellen Transformations-Roadmap abzubilden.

Unternehmensstrategie

Bei geplantem Wachstum liegt der Fokus auf der einfachen Integration von Akquisitionen, der Eroberung neuer Märkte oder dem Ausbau interner Ressourcen. Dazu müssen standardisierte Geschäftsprozesse definiert und Templates entwickelt, zudem unterstützende Funktionen herangezogen werden, wie ein in SAP S/4HANA Enterprise Management integriertes CRM für Analytics, Marketing und Kampagnen.

Wird Stabilität oder eine Sanierung angestrebt, müssen Ineffizienzen beseitigt, Arbeitsprozesse optimiert und finanzielle Engpässe beseitigt werden, um bei konstantem Umsatzwachstum den Gewinn überproportional zu steigern. Dies kann durch die Ausgliederung von Unternehmensteilen oder Einführung und Automatisierung zentraler Funktionen erreicht und durch Nutzung von Cloud-Services optimiert werden. 

Bei Gründung eines Unternehmens liegt die Priorität meist auf einem einzelnen Produkt und seiner laufenden Verbesserung, um zügig neue Varianten schaffen und Partner in die Entwicklung und Produktion einbinden zu können. Ebenfalls sollte die Kundenseite berücksichtigt werden, etwa durch einen gezielten Customer Service oder die Integration und Auswertung von Social-Media-Bewertungsportalen. 

Geschäftsprozesse   

Ausgehend von der Unternehmensstrategie müssen die Geschäftsprozesse gewichtet werden, zum Beispiel durch Kundenintegration eines durchgängigen Vertriebs- und Marketingprozesses. Denkbar ist auch eine Prozessoptimierung, zum Beispiel im Rahmen einer Operational-Excellence-Initiative, für die die Bereiche Verkauf, Einkauf sowie Finanz- und Personalwesen vereinfacht und automatisiert werden. Auf Basis der Geschäftsprozesse werden die Prozessschritte bewertet und mit den neuen Funktionen von S/4HANA oder entsprechender Produkte verglichen.

Organisation und Rollen

Auch die Organisationsstrukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen ändern sich. Ein Beispiel ist die geplante Zentralisierung von Bereichen im Rahmen von Shared Service Centern oder die Anpassung der Sichten und Transaktionen, die durch geänderte Arbeitsinhalte, Verantwortlichkeiten und Rollen eines Mitarbeiters erforderlich werden. Hier bietet sich der Zugang durch mobile Endgeräte an, der durch ein individuell konfiguriertes SAP Fiori-Design vereinfacht werden kann.

IT-Strategie

Aus der Geschäftsstrategie wird auch die IT-Strategie als technische Basis für die S/4HANA-Transformation abgeleitet. Dabei muss die vorhandene Anwendungslandschaft analysiert werden, und zwar in Hinblick auf den System- und Anwendungslebenszyklus, die Wertung der Applikation („Best of Breed“), den Einsatz technologischer Neuerungen sowie die Risiken, Sicherheit, Komplexität und Wartbarkeit. Einfluss auf die Auswahl der Produkte und Lösungen haben auch Budgetvorgaben für die einmaligen Transformations- und die Gesamtbetriebskosten (TCO).

2. Analyse der IT- und SAP-Infrastruktur  

Auf der nächsten Stufe wird die vorhandene IT- und SAP-Infrastruktur analysiert und inventarisiert, um herauszufinden, inwieweit die künftigen Kundenanforderungen dadurch abgedeckt werden. Ideal sind Fragenkataloge und Workshops, um die Art der Anwendungen, Funktionen, den Lokalisierungsgrad, die Software, Datenbanken, Schnittstellen, Dokumentation, Verfügbarkeit von internem und externem Know-how, Lizenzkosten, TCO und Risiken zu identifizieren. Für SAP-Systeme gibt es spezielle Programme, die automatische Analysen zur Nutzung der Standardaufrufe, aber auch Aufrufe von bestehenden Entwicklungen ermöglichen. Damit kann ein direkter Abgleich mit den neuen S/4HANA-Funktionen erfolgen.

Im Ergebnis erhält ein Unternehmen Transparenz, welche Funktionen wie genutzt werden, wie viele Eigenentwicklungen es gibt, wofür diese aufgerufen werden und ob eine Dokumentation existiert. Zudem werden technische Kennzahlen ermittelt. Bei den Analysen werden auch Systeme von Kunden und Drittanbietern berücksichtigt.
 

3. SAP S/4HANA-Transformations-Roadmap

Auf dieser letzten Stufe werden die Anforderungen an die S/4HANA-Landschaft abgeleitet. Um die Komplexität des Umstiegs zu senken, wendet apsolut, langjähriger Partner der SAP AG für SAP SRM und Global Strategic Service Partner von Ariba, die „House of Quality“-Methode aus der Produkt- und Serviceentwicklung an, mit der die Kundenanforderungen gewichtet und den vorhandenen oder zu entwickelnden Produkteigenschaften gegenübergestellt werden. Der resultierende Erfüllungsgrad der Funktionen lässt sich aus der bewerteten Entscheidungsmatrix ablesen, die das Ergebnis und Kernelement der „Quality Function Deployment“-Methode (QFD) bildet. QFD ist Teil der Six-Sigma-Methodik, die dazu dient, die oft unscharf formulierten Kundenwünsche zu sammeln, zu bewerten und eine Produktentscheidung herbeizuführen nach dem Erfüllungsgrad der Kundenanforderungen.

Diese Matrix bietet Vorstand und Bereichsleitern eine faktenbasierte Entscheidungsgrundlage für einen geeigneten S/4HANA-Transformationspfad.  Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die gewichteten Kundenanforderungen und deren funktionale Abdeckung die Priorität und Reihenfolge der Umsetzung zeigen, auf deren Basis etwa in einem agilen Ansatz die entsprechenden Scrum-Teams definiert werden können.

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit der apsolut GmbH.