Maverick Buying im Unternehmen stets vermeiden

Besonders in mittelständischen und kleineren Unternehmen bleibt die Organisation mitunter auf der Strecke. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen bestellen Waren oder schließen Verträge an der Einkaufsabteilung vorbei ab. Sie wissen oft gar nicht, dass sie die Kompetenz des Einkaufs untergraben und die Kosten im Unternehmen in die Höhe treiben können. Die Ursache für diesen wilden Einkauf ist häufig Unkenntnis über bereits vorhandene Verträge im Unternehmen oder der Wunsch, bestimmte Waren besonders schnell zu bekommen.

Schäden durch Maverick Buying

Laut einer Studie der Unternehmensberatung Spring Procurement werden rund 34 Prozent an Waren und Dienstleistungen durch die verschiedenen Abteilungen bezogen, ohne die Einkaufsabteilung zu informieren. Die Mehrkosten, die dadurch entstehen, liegen im Schnitt bei 15 Prozent. Rahmenverträge werden nicht ausgeschöpft, die Produktionskosten werden in die Höhe getrieben, Preisvorteile, die durch die Bündelung von Bestellungen entstehen könnten, gehen verloren. Die Folgen von Maverick Buying sind vielfältig:

  • Höhere Preise aufgrund kleiner Stückzahlen und ungenügender Preisverhandlungen
  • Höhere Kosten aufgrund möglicher Reklamationen
  • Mögliche Folgekosten durch Wartung und Gewährleistung
  • Fehlende Transparenz der Einkaufskosten bei der Bewertung der Prozessabläufe

Nicht zu vergessen ist der Imageschaden, der dem Unternehmen durch hohe Kosten entstehen kann. Die Nichtausnutzung von Rahmenverträgen und die Nutzung von Sonderangeboten anderer Unternehmen können zur Verärgerung bei langjährigen Lieferanten führen.
Die Einkaufsmitarbeiter sind geschult und wissen, wie sie Kosten sparen können. Es kommt dabei nicht immer auf den günstigsten Preis an, denn in einem etwas höheren Einkaufspreis können umfangreiche Serviceleistungen, Wartungsarbeiten oder kostenlose Reparaturen bei Reklamationen enthalten sein – Leistungen, die sonst bei der Konkurrenz nicht zu bekommen sind.

Ursachen für den wilden Einkauf

Der wilde Einkauf kann durchaus Vorteile haben: Sonderangebote können ausgenutzt werden, auf Termindruck kann schnell reagiert werden, die direkte Beschaffung durch die Abteilungen ermöglicht mehr Flexibilität. Darüber hinaus hat Maverick Buying noch weitere Ursachen: einerseits Unkenntnis und andererseits Unzufriedenheit.

Maverick Buying durch Unkenntnis kann dadurch erfolgen, dass verschiedene Waren oder Dienstleistungen in einer Abteilung dringend benötigt werden und die Mitarbeiter in dieser Abteilung über keine Kenntnis von bestehenden Rahmenverträgen und besseren Konditionen durch höhere Stückzahlen verfügen. Häufig ist nicht genügend Verständnis über die betriebswirtschaftlichen Prozesse vorhanden. Mangelnde Transparenz im Unternehmen führt ebenfalls zu wildem Einkauf durch Unkenntnis, genau wie fehlende verbindlich formulierte Regeln durch den Einkauf.

Unzufriedenheit mit der Einkaufsabteilung oder mit den Lieferanten kann eine weitere Ursache für den wilden Einkauf sein. Ist die Einkaufsabteilung nur wenig flexibel oder ist die Meldung des Bedarfs an den Einkauf aufgrund strenger Hierarchien ein langwieriger Prozess, führt das zu Unzufriedenheit und damit verbunden zu wildem Einkauf.

Es kann erforderlich sein, schnell zu reagieren, da die erforderlichen Waren noch nicht durch den Einkauf bestellt wurden und der Termin zur Fertigstellung eines Produkts drängt. Eine Notsituation, beispielsweise durch einen Maschinenschaden, kann ebenfalls schnelles Handeln erfordern.

So können Sie Maverick Buying vermeiden

Um Kosten zu sparen und Schäden durch Maverick Buying zu reduzieren, kommt es auf die entsprechenden Maßnahmen zur Vermeidung an. Oberstes Gebot, um Maverick Buying zu vermeiden, ist die Einführung von klaren Strukturen und mehr Transparenz. Die Kompetenzen der Einkaufsabteilung müssen klar definiert werden. Zur Vermeidung von Einkäufen an der Einkaufsabteilung vorbei können sich Einkäufer und Geschäftsführer an nachfolgender Checkliste orientieren:

  • Sind bereits klare Richtlinien im Unternehmen vorhanden?
    Eine Verhaltensrichtlinie, Code of Conduct, kann für alle Abteilungen verbindlich eingeführt werden.
  • Sind die Prozessstrukturen im Unternehmen klar genug und ist genügend Transparenz gewährleistet?
    Um mehr Transparenz zu schaffen, sollten kurze Wege für die Bestellung direkt über die Einkaufsabteilung geschaffen werden. Hilfreich können für alle Mitarbeiter zugängliche Bestellvorlagen sein, die schnell an den Einkauf geleitet werden können.
  • Sind die Mitarbeiter genügend über die Prozesse im Unternehmen informiert?
    Unternehmensinterne Schulungen der Mitarbeiter und die Benennung von Ansprechpartnern können hilfreich sein.
  • Wie wird die Einhaltung der Maßnahmen kontrolliert?
    In jeder Abteilung kann ein Mitarbeiter damit beauftragt werden, die Einhaltung der Maßnahmen zu kontrollieren und mit der Einkaufsabteilung abzustimmen.

Mehr Effizienz durch verstärkte Kompetenz der Einkaufsabteilung

In Unternehmen können durch Bestellungen an der Einkaufsabteilung vorbei hohe zusätzliche Kosten entstehen. Die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen handeln häufig aus Unkenntnis eigenmächtig. Durch flache Hierarchien und die Stärkung der Kompetenz der Einkaufsabteilung kann das vermieden werden. Es kommt auf klare Regelungen und mehr Transparenz an.

So lassen sich Schäden durch Maverick Buying vermeiden:

  • verstärkte Kompetenz der Einkaufsabteilung,

  • Einführung von Verhaltensrichtlinien für alle Abteilungen,
  • Information der Mitarbeiter über die unternehmensinternen Prozesse,
  • mehr Transparenz und klare Prozessstrukturen im Unternehmen und
  • Kontrolle der Einhaltung der Maßnahmen