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Einkauf

Die optimale Bestellmenge: Einflussfaktoren im Überblick

Wie lösen Sie die Aufgabe, die optimalen Losgrößen für die Beschaffung erforderlicher Materialien oder Leistungen zu ermitteln? Gibt es in Ihrem Unternehmen erprobte Vorgaben oder ergeben sich die Bestellmengen aus variablen Anforderungen?

Es lohnt sich in jedem Fall, dass Sie sich immer wieder mit den Bestellmengen beschäftigen, ständig die Voraussetzungen überprüfen und die unterschiedlichen Anforderungen gegeneinander abwägen und ausgleichen. Besonders unter dem Aspekt immer größerer Beschaffungsmärkte durch globale Verbindungen ergeben sich im Procurement nicht nur neue Optionen, sondern es drohen auch Gefahren, die nicht immer leicht zu erkennen sind. 

Fixe und variable Kosten

Die wichtigste Aufgabe der Beschaffungslogistik ist die Ermittlung der optimalen Bestellmengen. Dabei sind zwei Prinzipien von besonderer Bedeutung:

  • Minimierung der Beschaffungskosten: Hier sind die Auflege-Kosten, zum Beispiel der Aufwand für die Einrichtung von Maschinen oder Lagerflächen, den variablen Kosten gegenüberzustellen. Variabel sind etwa die Kapitalbindungskosten oder die Lagerkosten. Das Ziel dieser Betrachtung ist, eine Bestellmenge bzw. eine Losgröße zu finden, bei der die Kosten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinanderstehen und minimal gehalten werden.

  • Optimierung der Durchlaufzeiten: Bei der inzwischen vorherrschenden Just-in-time-Lieferung besteht die Aufgabe darin, die Lose einer Bestellung möglichst schnell durch den Beschaffungsprozess zu bewegen.

Im Grunde geht es um die Frage, wie eine Bestellung strukturiert sein muss, um die Kosten für die Beschaffung von Produkten oder ihrer Lieferung möglichst gering zu halten. Wöchentliche Bestellungen verursachen etwa nur geringe Lager- und Bereitstellungskosten, schlagen aber mit höheren Auflagekosten zu Buche. Umgekehrt bieten höhere Bestellmengen Vorteile durch günstigere Einkaufspreise und höhere Mengenrabatte. Verringern würden sich auch die Auflegekosten, etwa für die Einrichtung von Arbeitsschritten und Maschinen. Dafür fallen höhere Lager-, Bereitstellungs- und Transportkosten an. 

Große oder kleine Lose bestellen?

Beim Einkauf oder im Produktionsprozess sind auflagenfixe Kosten, die unabhängig von den bestellten Mengen sind, eine nicht direkt beeinflussbare Vorgabe. Sie entstehen bei der Einrichtung von Maschinen oder erscheinen als Versandkosten bei der Bestellung eines Warenkorbes. Um die auflagenfixen Kosten möglichst niedrig zu halten, ist es sinnvoll, sie zu verteilen. Dazu bietet es sich an, möglichst große Lose zu bestellen oder zu produzieren.

Andererseits verursacht jede Bestellung, jeder Produktionsschritt auch variable Kosten. Diese sind an die Bestell- und Fertigungsmengen gebunden. Zum Beispiel sind die Lagerhaltungskosten davon abhängig, welche Mengen und welche Losgrößen, aber auch welche Bestellintervalle gegeben sind. Dabei fließen die erforderlichen Lagerflächen und Lagerzeiten ein oder die anfallenden Kosten für das Umsetzen oder Ausliefern der Bestellungen aus dem Lager in den Produktionsprozess. Variable Kosten beinhalten auch

  • Schwund oder Verderb

  • Versicherungskosten für die gelagerten Güter

  • gebundenes Kapital  

Damit die variablen Kosten möglichst niedrig gehalten werden, könnten Sie die Losgrößen im Einkauf und damit in der Lagerhaltung und in der Fertigung reduzieren. Ein Los (eine Auflage, eine Serie) ist dabei die Menge, die ohne Umrüstung auf einer Anlage produziert werden kann oder für die Leistungen erbracht werden.

Die Optimierung der Losgrößen gehört zu den besonders verantwortungsvollen Aufgaben in einem Unternehmen, denn sie entscheidet auch, ob das Unternehmen durch seine Leistungen Gewinne erzielt oder Verluste macht. 

Externe und interne Einflussfaktoren

Ob eine Bestellung den optimalen Bedingungen entspricht, ist nicht nur von Ihrer Entscheidung im Einkauf abhängig. Es gibt weitere Einflussgrößen, die sich Ihrem direkten Einfluss mehr oder weniger entziehen:

  • Die Mindestbestellmenge ist eine Vorgabe, die Ihnen der Lieferant macht. Sie unterliegt den Vorgaben seiner unternehmerischen Entscheidungsprozesse.

  • Die Verfügbarkeit bestellter Waren oder Dienstleistungen ist primär durch den Lieferanten oder Auftragnehmer Ihrer Bestellung geprägt. Sie können Engpässe vermeiden, indem Sie rechtzeitig bestellen.

  • Die Dienstleistung externer Auftragnehmer kann eine nicht kalkulierbare Größe werden. Beispielsweise werden

    Fracht und Transport von Ausnahmen abgesehen praktisch ausschließlich durch externe Dienstleister ausgeführt. Diese unterliegen wiederum Einflüssen, die sie nicht immer beeinflussen können, zum Beispiel Verkehrsstörungen oder Liegezeiten im Verlade- oder Zielhafen.

  • Verpackungen und Rundungswerte können – speziell bei Massengütern – zu unerwarteten Überraschungen führen. Beispielsweise durch nicht sachgemäße oder nicht auftragsgemäße Stückelung oder Verpackungsschäden.

  • Unerwartete Preisveränderungen spielen bei der Stückelung in kleinere, zeitlich versetzte Lose eine Rolle. Währungsschwankungen und Spekulationen können das Beschaffungskonzept empfindlich stören und eine Bestellung zum Problemfall machen.

  • Empfindliche Produkte unterliegen einem Verfallsdatum. Lebensmittel und andere verfallsbedrohte Produkte verursachen enorme Schäden, für die häufig auch keine Versicherung aufkommt.

Die optimale Bestellung

Um es gleich anzumerken: Es gibt die optimale Bestellung nur als theoretischen Ansatz. In der Realität sind die Bedingungen weitaus komplexer, als sie eine Berechnungsformel je berücksichtigen könnte.

Das sollte Sie jedoch nicht hindern, der Idealform einer Bestellung möglichst nahezukommen. Es gibt Einflussfaktoren, die Sie nicht beeinflussen können, aber Sie können versuchen, diese nicht beherrschbaren Quellen von Problemen auszuschließen.

Dabei hilft es vielleicht, wenn Sie das theoretische Modell der optimierten Bestellmenge etwas näher betrachten. Für die tatsächlichen Bedürfnisse der Praxis hat dieses Modell keine Relevanz, aber Sie werden sicher erkennen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit lenken müssen.

Damit die Bestellung einer optimalen Bestellmenge theoretisch funktioniert, sind folgende Annahmen getroffen:

  • Der Bedarf je Bestellung ist bekannt und bleibt auch über einen längeren Bestellzeitraum und über mehrere Teilbestellungen gleich.

  • Der Einlagerungszeitraum bleibt über eine längere Periode konstant.

  • Es sind über einen längeren Zeitraum keine Fehlmengen vorhanden.

  • Es wird nur ein Lager mit theoretisch unbegrenzter Kapazität genutzt.

  • Die Lagerkosten sind bekannt und bleiben konstant.

  • Jede Bestellung verursacht nur fixe Kosten.

  • Der Beschaffungspreis der Güter ist konstant.

  • Qualitätsmängel der eingelagerten Güter sind ausgeschlossen.

Sie sehen, diese Voraussetzungen sind in der Praxis keinesfalls gegeben. Aber diese Prämissen bieten einen guten Ansatz, die Bestellmengen in der Realität immer wieder auf eine mögliche Verbesserung hin zu überprüfen. 

Fazit:

Es gibt keine optimale Bestellmenge, wohl aber eine optimierte. Optimiert ist sie dann, wenn sie flexibel an sich ständig ergebende Veränderungen angepasst wird. Der dynamische Prozess beruht auf dem Informationsvorsprung. Es lohnt sich also, wenn Sie sich ständig auch mit den laufenden Bestellprozessen beschäftigen, sie überwachen und anpassen!

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