Lieferanten motivieren und Budget begrenzt halten: So gelingt die Gratwanderung

Basis einer erfolgreichen Ausschreibung ist es, die Lieferanten zur Bewerbung zu motivieren – und zugleich das eingesetzte Budget möglichst gering zu halten. Diese Gratwanderung gelingt nur, wenn bestimmte Formalien bei der Ausschreibung eingehalten werden. Einer der wohl wichtigsten Punkte, der leider allzu oft viel zu kurz kommt: die Präsentation des eigenen Unternehmens und des aktuellen Bedarfs. Schilling bringt es auf den Punkt: „Wichtig ist, den vorhandenen Bedarf transparent zu machen und gezielt Eigenmarketing zu betreiben. Schließlich soll den Lieferanten klar werden, dass man wirklich gute Aufträge zu vergeben hat.“

Mindestens ebenso wichtig ist die Ausarbeitung eines internen Zeitplans, der den Zeitpunkt der Herausgabe bestimmter ausschreibungsrelevanter Informationen und sämtliche Einzelschritte regelt. Anderenfalls kommt es schnell zum Chaos, was Zuständigkeiten und Urlaubszeiten angeht. Wer an der gründlichen Vorbereitung spart, riskiert, die Anzahl der Bewerbungen deutlich zu begrenzen – etwa, dann wenn Rückfragen der Bewerber in Folge von unzureichend verteilten Zuständigkeiten erst verspätet beantwortet werden.

In der Regel ist es fast immer sinnvoll, eine veröffentlichte Ausschreibung nach dem Eingang der ersten Bewerbungen noch einmal nachzujustieren. Unklarheiten, die sich durch die Rückfragen der Bewerber herauskristallisiert haben, können im Rahmen einer an alle Teilnehmer verschickten Summary beseitigt werden. Eine solche Summary spart nicht nur Zeit, sie sorgt auch für bessere Angebote. Der Grund: „Je intransparenter eine Ausschreibung ist, desto schlechter ist auch der angebotene Preis. Bewerber müssen diese Unklarheiten zwangsweise durch einen im Angebot eingebauten Preispuffer kompensieren.“

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Je ungenauer eine Spezifikation, desto mehr Rückfragen und Extraschleifen produziert sie – und desto länger dauert es, einen geeigneten Bewerber zu finden.
 

Gewusst wie: Die Qualität einer Ausschreibung steht und fällt mit der Spezifikation

Ausschreibungen mit dürftigen Informationen sind leider an der Tagesordnung. Doch unpräzise oder unvollständige Spezifikationen sorgen fast immer für einen Misserfolg der Ausschreibung. Je ungenauer eine Spezifikation, desto mehr Rückfragen und Extraschleifen produziert sie – und desto länger dauert es, einen geeigneten Bewerber zu finden. Mehr Vorarbeit zahlt sich daher immer aus. Auch die abschließende Prüfung durch eine dritte Person mit neutralem Blick empfiehlt sich.

Schillings Tipp zum Thema Spezifikationen: „Unternehmen, die selbst nicht die Zeit oder das Know-how haben, die eigenen Spezifikationen weiter auszuarbeiten, sind gut damit beraten, mit Mustern zu arbeiten. Wer Muster austeilt oder verschickt, kommt Unklarheiten zuvor – und erhöht die Ausbeute einer Ausschreibung enorm.“

Angebote bewerten und auswerten: So gehen Sie vor

Keine Frage, der Vergleich des neuen Preises mit dem alten Preis spielt bei der Bewertung eines Angebots eine entscheidende Rolle. Abhängig von der Menge der Bewerber empfiehlt sich zudem der Einsatz von Ausschreibungstools wie dem bekannten Pool4Tool, das nicht nur preisliche Aspekte berücksichtigt. Die Plattform gibt Unternehmen die Möglichkeit, Angebote direkt auszuwerten, und schafft für den Einkäufer eine hohe Transparenz. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, ergänzend oder alternativ zum Einsatz von Ausschreibungstools gewisse Kriterien – etwa Preis, Service, Lieferfähigkeit – auf Basis eines Punktekatalogs in Eigenregie in einer Matrix abzubilden. „Ein solches System sorgt für Fairness und wird Bestandslieferanten auch wirklich gerecht“, so Schilling.

3 Tipps für einen schnellen Ausschreibungserfolg

Eine gute Spezifikation ist ganz klar das wichtigste Kriterium einer erfolgreichen Ausschreibung. Aber auch eine Reihe weiterer Punkte, die viele Unternehmen gerne vergessen oder hinten anstellen, spielen eine maßgebliche Rolle für den Ausschreibungserfolg. Schilling hat drei abschließende Tipps für Einkäufer parat.

1.) Achten Sie auf den Zeitpunkt der Ausschreibung

Bei bestimmten Bedarfen ist eine zeitnahe Umsetzung essenziell. Umso wichtiger ist der richtige Zeitpunkt einer Ausschreibung. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass eine Ausschreibung nicht in große Ferienzeiten fällt. Hier ist es immer schwieriger, Bewerber zu finden und etwaige Rückfragen zeitnah zu klären.

2.) Halten Sie mit Informationen nicht hinterm Berg

Niemand hat etwas davon, wenn mit Informationen gegeizt wird. Anstatt einen Bewerber in eine ganz falsche Richtung laufen zu lassen, sollte man Rückfragen besser telefonisch ausführlich beantworten. Zwar sollten Bewerbern in diesem Zusammenhang keine Versprechungen gemacht werden. Falls etwas – auch preislich – überhaupt nicht passt, darf das aber gerne kommuniziert werden.

3.) Erteilen Sie allen Bewerbern eine Absage, die nicht zum Zuge gekommen sind

Absagen bzw. Rückfragen abseits der Bewerber, die in die Endauswahl gelangt sind, werden häufig vernachlässigt. Das kann sich bei der nächsten Ausschreibung rächen. Lieferanten, die nicht mal eine Absage bekommen haben, werden wenig motiviert sein, sich im Rahmen einer anderen Ausschreibung erneut zu bewerben. Daher gilt: Erteilen Sie jedem Bewerber eine möglichst objektive Absage – und geben Sie einen konkreten Grund für diese an. Anderenfalls entsteht schnell der Eindruck einer Scheinausschreibung, die nur dazu dient, den Preis beim bisherigen Lieferanten zu drücken.