Internationaler Einkauf

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Kosten senken: Strategic Sourcing im Einkauf

Einsparungen sind im Einkauf ein Dauerthema. Wussten Sie, dass trotzdem nur wenige Unternehmen einen festen Kreislauf etabliert haben, bei dem zur Kostensenkung beispielsweise alle zwei bis drei Jahre die bestehenden Materialgruppen aus der Perspektive des strategischen Beschaffungsprozesses (strategic sourcing) überprüft und im anschließenden Tagesgeschäft optimiert werden? Dabei sind produzierende und Handelsunternehmen nicht erst seit der Globalisierung darauf angewiesen, ihre Kosten im Einkauf zu senken. Warum es folgerichtig ist, die Beschaffung über die Einkaufsabteilung zu steuern und wie Sie die Prozesse optimieren können, soll im Folgenden genauer erklärt werden. 

Operative und strategische Beschaffung im Einkauf

Grundsätzlich unterscheiden Unternehmen in operative und strategische Beschaffung. Für die Aufgaben der operativen Beschaffung sind in der Regel die Fachabteilungen des Unternehmens verantwortlich. Diese lösen die Bestellungen nach den Vorgaben der Beschaffungsstrategie der Einkaufsabteilung. 

Mangelnde Transparenz in Einkauf und Beschaffung

Ist insbesondere die strategische Beschaffung nicht in die Einkaufsabteilung integriert bzw. wird nicht über sie gesteuert, kommt es oft dazu, dass eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fehlt. Dieser Missstand hat unumgänglich zur Folge, dass der Einkauf erst zu einem viel zu späten Zeitpunkt in den Beschaffungsprozess involviert wird. Daraus resultiert nicht nur ein Mangel an Transparenz, sondern vor allem eine fehlende Reaktion auf Potenziale zur Kostenersparnis. Ein zentraler Punkt in diesem Zusammenhang kann unter anderem das Einhalten der ausgehandelten Verträge (Compliance) sein. Nicht selten wird schlichtweg an den Verträgen der Beschaffungsabteilung vorbei gekauft. Ein kontinuierlicher Informationsprozess von Einkauf und strategischer Beschaffung ist aus diesem Grund für eine effiziente Kostensenkung nicht zu vernachlässigen. 

Strategischer Beschaffungsprozess im Einkauf: Fokus auf Lieferanten-Managementprozess

Der strategische Beschaffungsprozess identifiziert darüber hinaus die wesentlichen Kostenstellen. Es liegt daher auf der Hand, dass ebenso Beschaffungs- und Lieferanten-Managementprozess eng miteinander verbunden sein sollten. Für eine möglichst effektive und effiziente Umsetzung ist eine qualifizierte Aussage über die Produkte und die Lieferanten des Unternehmens erforderlich. Voraussetzung hierfür ist, dass die Beschaffungsquellen und -güter analysiert, klassifiziert und strukturiert werden. Mit diesen Betrachtungen wird wiederum die nötige Transparenz für den Einkauf geschaffen. 

Lieferantenmanagement als Förderung von Optimierungspotenzial

Das Lieferantenmanagement identifiziert außerdem durch den täglichen Umgang mit den Lieferanten wichtige Daten für eine weitere Kostenreduzierung. Diese ist durch den Einkauf und den dort integrierten strategischen Beschaffungsprozess zu optimieren. Alle zwei oder drei Jahre sollte zudem der eingangs erwähnte Kreislauf greifen und die vorhandenen Materialgruppen aus der Sicht des strategischen Beschaffungsprozesses überprüft und daraufhin im Tagesgeschäft durch ein konsequentes Lieferantenmanagement weiter optimiert werden. 

Einkauf als strategischer Erfolgsfaktor

Der Einkauf muss von Anfang an in die Wertschöpfungskette eingebunden werden, um in der Lage zu sein, vor dem Materialbedarf Kosten und Qualität bewerten zu können. Es ist daher grundsätzlich eine Überlegung, auch den operativen Beschaffungsprozess in die Einkaufsabteilung zu integrieren. Dabei sollte der Einkauf sich auf die wesentlichen Aufgaben beschränken und von verwaltenden und dispositiven Aufgaben entlastet werden. Im Vordergrund steht zunächst die Trennung von strategischen und operativen Aufgaben im Einkauf. 

Beschaffungs- und Einkaufscontrolling als wichtiges Instrument

Im Einkaufscontrolling fließen die Daten des Einkaufs, des Rechnungswesens, der Materialwirtschaft und der Beschaffung ein. Das Beschaffungs- oder auch Einkaufscontrolling ist daher grundsätzlich ein mächtiges Instrument – vorausgesetzt, es findet einen strategischen Einsatz. Nichts ist schlimmer, als schier unendliche Informationsfriedhöfe zu errichten. Für ein effektives Beschaffungs- und Einkaufscontrolling sollten daher im Vorfeld alle Ziele genau definiert und anschließend die Aufgaben entsprechend verteilt werden. 

Fazit

Die Einkaufsorganisation ist der Rahmen für eine effiziente Versorgung. Im Mittelpunkt stehen die Beschaffungsprozesse. Um eine umfassende Transparenz aller Prozesse der Wertschöpfungskette zu gewährleisten und eine effektive und effiziente Kostensenkung zu fokussieren, ist es notwendig, die strategische und unter Umständen auch die operative Beschaffung über die Einkaufsabteilung zu steuern. Der für die Wettbewerbsfähigkeit wichtige Informationsfluss wird entsprechend gefördert. Der Einkauf sollte darüber hinaus ein konsequentes Lieferantenmanagement verfolgen, um die Beschaffungsstrategie im Tagesgeschäft fortlaufend zu optimieren.

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