Total Cost of Ownership – Hilfe bei der Kaufentscheidung

TCO: die Summe der einzelnen Teile

Wird ein Produkt für das Unternehmen gekauft, sind seine Kosten mit dem eigentlichen Anschaffungspreis längst nicht abgedeckt. Während der gesamten Lebens- oder Nutzungsdauer des Produkts entstehen weitere Kosten. Um zu entscheiden, ob eine Investition tatsächlich wirtschaftlich ist, werden die Total Cost of Ownership (TCO) als Kennzahl herangezogen. Eine TCO-Analyse deckt auf, ob sich die Anschaffung lohnt oder eine Alternative ins Auge gefasst werden sollte.

Wie funktioniert eine TCO-Analyse?

Informationen sammeln, Gesamtkosten abschätzen und errechnen: Eine TCO-Analyse kann mitunter aufwendig sein, doch sie lohnt sich. Fehlinvestitionen lassen sich vermeiden und das Unternehmen kann mit einer festen Summe für die jeweilige Investition rechnen. Darüber hinaus lassen sich versteckte Kostentreiber aufdecken und Produkte und Investitionen untereinander vergleichen. Letztendlich kann mit einer TCO-Analyse ein hohes Einsparpotenzial ermittelt werden. Doch wie funktioniert eine solche TCO-Berechnung?

Versteckte Kosten ermitteln

Für eine Analyse der tatsächlichen Gesamtkosten gilt es, alle Aktivitäten, die mit der Nutzung des Produktes verbunden sind, zu berücksichtigen. Zu diesen zählen:

• Abholung oder Anlieferung
• Installation und Inbetriebnahme
• Wartung und Reparaturen
• Betriebsstoffe
• Energieverbrauch
• Rücklagen für Wiederbeschaffung
• Kosten für Rückgabe oder Entsorgung

Um die realen Kosten innerhalb dieser Faktoren aufzudecken, ist zunächst das Einholen sämtlicher Informationen notwendig. Das bedeutet: Fakten sammeln.

An Alternativen denken

Möchten Sie anhand der TCO-Analyse eine Entscheidung treffen, empfiehlt es sich, verschiedene Alternativen miteinander zu vergleichen. Sie sollten dabei für alle Produkte, die zur Auswahl stehen, mehrere Fragen berücksichtigen:

• Wofür soll das Produkt genutzt werden?
• Wie wird das Produkt genutzt?
• Wie oft wird das Produkt genutzt?
• Wann wird das Produkt genutzt?
• Könnten Probleme mit dem Produkt auftreten?
• Was soll am Ende der Nutzungszeit mit dem Produkt geschehen?

Haben Sie sich diese Fragen gestellt und für sich beantwortet, können Sie die TCO-Analyse für die jeweiligen Produkte vornehmen. Eine Grafik des Fraunhofer Instituts für Materialfluss und Logistik IML veranschaulicht übersichtlich die einzelnen Schritte, die zur Ermittlung der Total Cost of Ownership führen.

TCO Schritt für Schritt

So läuft eine TCO-Berechnung im Detail ab:
 

1. Ziel definieren
   Listen Sie detailliert auf, welches Ziel das Produkt oder die Lösung erfüllen soll.
2. Nutzungsphasen definieren
   Was passiert, nachdem Sie die Lösung angeschafft haben? Wer nutzt sie, wie häufig und was passiert am Ende der Nutzungszeit?
3. Kostenarten definieren
   Welche Kosten verursacht das Produkt? Das können neben dem Kaufpreis etwa Installations- und Wartungskosten, Ausgaben für die Finanzierung, Schulungen oder Energiekosten sein.
4. Reale Preise auflisten
   Was kosten die oben genannten Faktoren tatsächlich? Die Informationen erhalten Sie vom Anbieter oder durch interne Berechnungen.
5. TCO Berechnung
   Aus all diesen Zahlen können Sie die tatsächlich anfallenden Kosten für alle Produkte, Lösungen und die jeweiligen Alternativen nahezu exakt bestimmen.

TCO-Analyse: überraschende Ergebnisse

Mitunter deckt eine TCO-Analyse auf, dass nicht der Artikel mit dem geringsten Kaufpreis der günstigste ist, sondern dass ein höherer Kaufpreis durchaus vorteilhafter sein kann, wenn die Kosten während der gesamten Lebensdauer insgesamt niedriger ausfallen. Ebenfalls wird deutlich, ob es sich lohnt, etwa IT-Lösungen auslagern zu lassen oder ein externes Fuhrparkmanagement zu beauftragen, falls sich die interne Lösung mittel- bis langfristig als zu teuer erweist.

Die Grenzen der TCO-Analyse

Eine TCO-Analyse ist in aller Regel grundsätzlich lohnenswert, da verdeckte Kosten ermittelt und Anschaffungen transparent gemacht werden.

Alles kann sie jedoch nicht aufdecken. So lässt sich häufig über einen längeren Zeitraum nur schwer einschätzen, wie intensiv eine Lösung tatsächlich genutzt wird und wie lange ein Produkt im Unternehmen verbleibt. Dabei ist die Intensität der Anwendung für die Betriebskosten häufig entscheidend. Zudem können verschiedene Ausgaben wie beispielsweise Energiekosten nur anteilig in den Betrieb eines Produkts eingerechnet werden und es ist oft schwer abzuschätzen, wie hoch dieser Anteil ist.

Die TCO sollte daher stets mit unterschiedlichen Annahmen und Kostengrößen analysiert werden, um die Einflüsse solcher Unsicherheiten zu kalkulieren.

Darüber hinaus verraten die TCO nicht, wie und ob die Anschaffung einen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat – dieser sollte jedoch bei jeder Anschaffung im Fokus stehen.

Total Cost of Ownership hilft Kosten zu sparen

Die Total Cost of Ownership ist eine gute Entscheidungshilfe für den Kauf eines Produkts oder einer Alternative. Nicht nur der eigentliche Kaufpreis wird zugrunde gelegt, stattdessen finden alle Kosten, die während der Nutzungsdauer anfallen können, Berücksichtigung. Kostentreiber lassen sich ermitteln, Einsparungspotenziale werden aufgezeigt. Eine TCO-Analyse kann jedoch nicht den Anteil der Anschaffung zum Unternehmenserfolg aufdecken. Zudem bleiben einige Faktoren unsicher und lassen sich nur schwer exakt zum Gesamtanschaffungspreis hinzurechnen.

TCO – Vor- und Nachteile auf einen Blick:

• TCO ist eine wertvolle Hilfe bei der Kaufentscheidung und der Vergleichbarkeit von zwei oder mehreren Lösungen bzw. Produkten.
• Die Ermittlung der TCO ist zeitaufwendig und sollte exakt geplant werden.
• TCO deckt zwar die Kosten, nicht aber den tatsächlichen Nutzen der Lösung auf.