Sie kommen aus dem Büro und haben das Gefühl, unproduktiv gewesen zu sein? Das ist kein seltenes Phänomen. Es gibt viele Störfaktoren, die von den eigentlichen Aufgaben ablenken. Der Tracking-Software-Anbieter officetime.net befragte im Jahr 2014 rund 1.300 Personen zu ihren Angewohnheiten im Büro. Aus den Ergebnissen erstellte das Unternehmen eine Liste der zehn größten Zeitkiller am Arbeitsplatz.
Die 10 größten Zeitkiller:
1. E-Mails: Jede E-Mail kündigt sich durch ein Popup oder einen Signalton an. Man unterbricht automatisch die Arbeit, um sie zu lesen und direkt zu beantworten. Knapp die Hälfte der Befragten (43,5 Prozent) gab an, für die Bearbeitung der E-Mails täglich zwischen ein und vier Stunden ihrer Arbeitszeit zu benötigen. Die E-Mail-Flut ist für viele Arbeitnehmer der größte Zeitkiller.
2. Meetings: Besprechungen sind notwendig, dauern aber oft zu lange oder finden zu häufig statt. Hinzu kommen Kaffeepausen, Smalltalk und Gespräche, die nicht zielführend sind. Meetings unterbrechen die Produktivität, da Sie währenddessen Aufgaben nicht abarbeiten können, die eigentlich zu erledigen wären. 42,3 Prozent der Befragten gaben an, täglich bis zu vier Stunden in Meetings zu verbringen, statt sich den eigentlichen Tasks zu widmen.
3. Im Internet surfen: Die neuesten Nachrichten checken oder über die Kurse im Fitnessstudio informieren? Der Arbeitgeber hat meist nichts dagegen, wenn Mitarbeiter kurzzeitig im Internet surfen, doch aus fünf Minuten werden schnell Stunden. Der Ablenkungsfaktor durch die Informationsflut ist nicht zu unterschätzen. Rund ein Fünftel (21,8 Prozent) der Befragten berichteten, dass sie täglich einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, im Internet zu surfen.
4. Fahrtzeiten/Pendeln: Der Weg zur Arbeit kann beschwerlich sein, denn besonders in Großstädten kommt es zu Verzögerungen. Pkw-Fahrer stecken im Stau fest, Nutzer der öffentlichen Verkehrsmittel kämpfen mit Verspätungen der Bahnen und überfüllten Abteilen. Pendeln kostet 17,4 Prozent der befragten Arbeitnehmer täglich eine Stunde Zeit, die auf die reguläre Arbeitszeit noch oben drauf kommt.
5. Aufschieben: Bei einer langen To-do-Liste fällt es schwer, sich für eine Aufgabe zu entscheiden. Oft erledigen Arbeitnehmer die einfachen Punkte zuerst und schieben die komplexen auf. Zehn Prozent der Befragten gaben an, dass Sie dieses Aufschieben täglich zwischen einer und vier Stunden ihrer effektiven Arbeitszeit kostet.
6. Private Gespräche: Der neueste Kinofilm oder Klatsch und Tratsch: Zwischendurch finden Gespräche mit den Kollegen statt, die schnell ablenken. In der Umfrage von officetime.net gaben die Befragten allerdings an, dass es sich dabei um einen kleinen Zeitkiller handelt. Sieben Prozent lassen sich durch private Gespräche mehr als eine Stunde von der Arbeit ablenken.
7. Videos und Online-TV: Süße Katzenvideos und lustige Aufnahmen machen schnell die Runde im Büro. Doch das Kommentieren, Teilen oder Weiterleiten der Videos nimmt neben dem Anschauen viel Zeit in Anspruch. Knapp sieben Prozent der 1.300 Umfrageteilnehmer verbringen täglich eine Stunde mit Online-TV.
8. Pausen: Jedem Mitarbeiter stehen Zeiten zur Verfügung, in denen er sich erholen kann, zum Beispiel die Mittagspause. Obwohl nötig und wichtig, um Energie zu tanken, schränken sie die Produktivität ein. 6,5 Prozent der Befragten verlieren durch ihre Pausen täglich eine bis vier Stunden ihrer Arbeitszeit.
9. Soziale Medien und Handys: Facebook, Twitter, Instagram, Xing und Co – es gibt eine Vielzahl sozialer Medien zur Kommunikation und Interaktion. Vor allem die Push-Benachrichtigungen auf den dazugehörigen Apps lenken schnell ab. Zwar befürchten Arbeitgeber, dass die Ablenkung größer ist, doch in der Umfrage gaben nur 5,8 Prozent der Befragten an, sich täglich eine Stunde durch Social Media und das Handy ablenken zu lassen.
10. Computer-Probleme: Wer Probleme mit seinem Computer hat, kann seine Arbeit nicht richtig ausführen. Häufige Updates oder eine langsame Internetverbindung beeinträchtigen die Produktivität. Aus diesem Grund haben es die PC-Probleme ebenfalls in die Top Ten der größten Zeitkiller im Büro geschafft. Etwas weniger als sechs Prozent der Befragten gaben an, dass Probleme mit der Hardware täglich ein bis vier Stunden ihrer Arbeitszeit schlucken.
Gutes Zeitmanagement optimiert den Workflow
Die üblichen Verdächtigen – Facebook, Youtube und Co – landen zwar in den Top 10 der größten Zeitfresser am Arbeitsplatz. Sie sind aber nicht die schwerwiegendsten Gründe, warum produktive Arbeitszeit verloren geht. Die größten Zeitkiller am Arbeitsplatz haben mit der Arbeit selbst zu tun. E-Mails, Meetings und PC-Probleme beeinträchtigen den Workflow. Dies macht ein gutes Zeitmanagement für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unabdingbar. Beispielsweise kann eine Veränderung der E-Mail-Konto-Einstellungen Abhilfe schaffen. Aktualisiert das Programm den Posteingang nur einmal pro Stunde, kann sich der Arbeitnehmer besser auf seine Aufgaben konzentrieren.
