Immer mehr Firmen haben es sich zum Ziel gesetzt, ihre Büroflächen für die Mitarbeiter zu optimieren. Was kommt finanziell auf die Unternehmen zu?

Heiko Fischer: Als Erstes sollten sie sich die Ausgangslage klar vor Augen halten. Das bedeutet: sinkende Leerstände sowie ein geringeres Fertigstellungsvolumen bei Neubauprojekten mit einem Mietzins in der Hamburger Innenstadt von circa 25 Euro pro Quadratmeter. Die Gründe hierfür liegen neben allgemeinen Preiserhöhungen in den steigenden Bau- und Investitionskosten für Eigentümer, die in den letzten zehn Jahren um etwa 35 Prozent gestiegen sind. Die Anforderungen der Nutzer von Büroflächen sind außerdem gewachsen. Wer also plant, sich in den nächsten ein bis drei Jahren räumlich zu verändern, wird akzeptieren müssen, dass die Kosten pro Arbeitsplatz steigen. Aber im Vergleich zu anderen europäischen Großstädten sind die Hamburger Mieten ja bekanntlich im unteren Bereich angesiedelt.

Könnte man die Büroflächen nicht in sich umstrukturieren und so mehr Platz schaffen?

 Gewiss, durch Herstellung anderer Raumkonfigurationen wie zum Beispiel die Öffnung von Einzel- und Doppelarbeitsplätzen zu Gruppen und Kombibüroraumstrukturen besteht das Potenzial, Flächen einzusparen. Jedoch darf nicht vernachlässigt werden, dass für die Mitarbeiter Ausgleichsflächen bzw. Rückzugsbereiche zu schaffen sind. Bei stärkerer Flächenverdichtung entstehen zudem erhöhte Anforderungen an die Haustechnik (zum Beispiel bei Be- und Entlüftung, Kühlung sowie Schallschutz), was zusätzliche Baukosten verursacht. Der Trend ist aber klar: Flexible Arbeitswelten stehen hoch im Kurs. Die klassischen Büroformen wie Einzel-, Mehrpersonen- bzw. Großraumbüros mit starrer Arbeitsplatzzuordnung weichen flexiblen Office-Konzepten. 

Ist es überhaupt noch zeitgemäß, den ganzen Tag im Büro zu sitzen? Arbeiten kann man doch mittlerweile überall, oder?

 Die rasante Entwicklung der Kommunikations- und Informationstechnologien im Kontext mit den steigenden Anforderungen an den Wissensaustausch und immer schnelleren Arbeitsprozessen lässt starre, feste Strukturen alt aussehen. Durch die heutigen technischen Möglichkeiten ist der Mitarbeiter nicht mehr an seinen Schreibtisch gebunden. Die gestiegene Mobilität, Homeoffice und andere Formen der Telearbeit führen dazu, dass die kostenintensiv zu bewirtschaftenden Büroflächen oft leer stehen. 

Nach einer amerikanischen Studie, für die über 2 Mio. Arbeitsplätze untersucht wurden, sind durchschnittlich 35 bis 40 Prozent der Plätze in einem Unternehmen nicht besetzt, weil die Mitarbeiter sich nicht im Gebäude aufhalten. Eine Maschine mit einer derart schlechten Auslastung würde vermutlich stillgelegt werden. Etwa der gleiche Anteil der Mitarbeiter befindet sich an den Schreibtischen. Die übrigen Mitarbeiter halten sich zwar in den Räumlichkeiten auf, widmen sich jedoch anderen Tätigkeiten. Dies illustriert auch die Anforderungen an die Gestaltung moderner Arbeitswelten.

Wie sieht denn Ihrer Meinung nach der ideale Arbeitsplatz der Zukunft aus?

 Der einzelne Arbeitsplatz ist Teil eines differenzierten Raumangebots mit Kommunikationsräumen, Think-Tanks, Focus Rooms, Day Offices, Lounges etc. Ähnlich wie in einem Produktionsbetrieb sollen die Arbeitsprozesse durch spezifische Räume unterstützt werden, sodass für jede Tätigkeit eine passende Umgebung mit einer geeigneten Ausstattung zur Verfügung steht. Wenn 80 Prozent des Gesamtbudgets in Personalkosten fließen, sollte die Steigerung der Produktivität und der Innovationskraft der Mitarbeiter eine höhere Priorität genießen als die Reduktion des Flächenverbrauchs pro Mitarbeiter. Erfahrungsgemäß wünschen sich die Unternehmen kürzere und effizientere Kommunikationswege. Gut geplante Grundrisse, gefolgt von einer passenden Ausstattung, steigern die Interaktion und die Begegnungsqualität in den Büroräumen.

Herr Fischer, vielen Dank für das spannende Interview!

Alle aktuellen Termine der Mittelstandstage finden Sie hier