Messenachbereitung

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7 Tipps für eine effektive Messenachbereitung 

Die beste Messevorbereitung und Messedurchführung nützt nichts, wenn Leads in Folge einer schlechten Messenachbereitung verlorengehen. So beginnt die eigentliche Arbeit erst nach der Messe. Wir geben Ihnen sieben Tipps für eine erfolgreiche Messenachbereitung an die Hand!

So gelingt die Messenachbereitung

Wussten Sie, dass nur etwa 40 Prozent der Messebesucher genau wissen, was sie wo kaufen möchten? Die restlichen 60 Prozent können als neue Kunden gewonnen werden. Vorausgesetzt natürlich, die Messenachbereitung läuft richtig! Wenn Sie die folgenden sieben Tipps beherzigen, legen Sie das Fundament für einen durchschlagenden Messeerfolg!

1. Leaderfassung: So geht’s

Die Königsdisziplin der richtigen Messenachbereitung ist die Auswertung der Leadbögen. Diese sollte – auch im stressigen Tagesgeschäft nach der Messe – nicht aufgeschoben werden. Immerhin zeigt sich hier, welche Geschäftschancen sich durch Ihren Messeauftritt ergeben haben. Wichtig: Die Auswertung der Leads geht leichter von der Hand, wenn die Leaderfassung richtig durchgeführt worden ist. Hierbei sollten Sie insbesondere die folgenden Punkte beachten:

  • Füllen Sie die vorgefertigten Leadbögen so weit wie möglich selbstständig aus, sodass potenzielle Kunden nur noch die absolut notwendigen Angaben machen müssen.
  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, die Leadbögen bereits vor Ort so detailliert wie möglich auszufüllen.
  • Nutzen Sie Tablets zur Leaderfassung. In digitalisierter Form können Leadbögen mit entsprechenden Programmen zeitsparend aufgearbeitet werden.
  • Scannen Sie die Visitenkarten Ihrer Leads ein, um eine einfache Sortierung und Erfassung zu ermöglichen.

2. Dankesschreiben: Kontakte so schnell wie möglich herstellen

In Zeiten der Digitalisierung ticken die Uhren schneller als früher. Gerade die jüngere Generation der Messebesucher erwartet schnelle Reaktionszeiten seitens der Unternehmen. Stellen Sie den Kontakt zu den gewonnenen Leads daher so schnell wie möglich her. Leider ist es im typischen Chaos nach einer Messe oftmals schlicht nicht möglich, sämtliche Leads zeitnah zu beantworten. In diesem Fall gilt es, Zeit zu schinden. Eine gute Möglichkeit hierfür sind personalisierte Dankesschreiben. Diese sind schnell erstellt und können an sämtliche Leads mit dem Hinweis auf eine baldige Rückmeldung versandt werden. Selbst ungeduldige Kunden in spe lassen sich so (vorerst) zufriedenstellen.

3. Cleveres Kategorisieren sorgt für Übersicht

Nachdem Sie sämtlichen neuen Kontakten zumindest ein Lebenszeichen haben zukommen lassen, gilt es nun, die gewonnenen Leads zu kategorisieren, um eine bessere Übersicht über die gewonnenen Kontakte zu bekommen. Was eine sinnvolle Kategorisierung auszeichnet, hängt in erster Linie von Ihrer Unternehmensausrichtung ab. Eine Kategorisierung auf Basis der folgenden vier Bereiche erweist sich in der Praxis aber in den meisten Fällen als sinnvoll:

  • Budget: Welches Budget steht den Interessierten zur Verfügung? Über welchen Zeitraum hinweg soll dieses investiert werden?
  • Entscheidungsbefugnis: Hat der Ansprechpartner überhaupt die Entscheidungsgewalt über das einzusetzende Budget? Oder sind im weiteren Geschäftsverlauf andere Personen hinzuzuziehen?
  • Bedarf: Wie sieht der konkrete Bedarf des Kontakts aus?
  • Investitionszeitpunkt: Gibt es einen konkreten Zeitpunkt oder Zeitraum, in dem die Investition getätigt werden soll?

4. Priorisierungen vornehmen

Im Anschluss an die Kategorisierung gilt es, eine Priorisierung der Kontakte vorzunehmen. Besonders heiße Leads sind entsprechend bevorzugt zu behandeln.

5. Getroffene Vereinbarungen einhalten

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein: Im Rahmen der Messe getroffene Vereinbarungen sind unbedingt einzuhalten. Anderenfalls verprellen Sie eigentlich interessierte Kunden schnell. Bläuen Sie Ihren Mitarbeitern diesen Grundsatz gut ein. In der Hektik nach einem Messeauftritt neigen getroffene Vereinbarungen dazu unterzugehen.

6. Adressenabgleich spart Arbeit

Im Messestress kann es schnell passieren, dass neue Leads doppelt erfasst werden oder Bestandskunden vermeintlich als neue Kunden aufgenommen werden. Um ein entsprechendes Chaos zu vermeiden, sollten Sie neue Adressen unbedingt mit dem CRM-System abgleichen. Auf diese Weise ersparen Sie sich viel unnötige Arbeit.

7. Reflexion: Nach der Messe ist vor der Messe

Sind Sie mit allen neu entstandenen Leads in Kontakt getreten, treten Sie in die letzte Phase der Messenachbereitung ein: die Reflexion. Evaluieren Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist und was schlecht. Im Rahmen eines Workshops können Antworten auf die folgenden Fragen gesucht werden:

  • Welche Ziele konnten erreicht werden – welche wurden verfehlt?
  • In welchen Bereichen gab es unerwartete Probleme?
  • Welche Besucher des Messestands haben sich als besonders vielversprechend erwiesen? Aus welchen Branchen kommen diese?
  • Was könnte bei der nächsten Messe besser gemacht werden?
  • Gibt es Verbesserungspotenzial hinsichtlich des Zeitmanagements?

Eine Vernachlässigung der Messenachbereitung ist fatal

Da im Stress der Messevorbereitung und -durchführung oftmals viel Arbeit liegen geblieben ist, wird die Messenachbereitung nicht selten vernachlässigt. Ein fataler Fehler, liegt es doch an der Messenachbereitung die gesammelten Leads zu Kunden werden zu lassen!

Es gilt daher:

  • Planen Sie ausreichend Zeit für eine gründliche Messenachbereitung ein.
  • Nutzen Sie technische Hilfsmittel zur Leaderfassung.
  • Nehmen Sie Kategorisierungen und Priorisierungen vor, um vielversprechende Leads schnell bearbeiten zu können.
  • Halten Sie die Reaktionszeit auf Anfragen so kurz wie möglich.
  • Reflektieren Sie, was gut und was schlecht gelaufen ist, um für die nächste Messe besser gerüstet zu sein.


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