Personalbeschaffung

Messen

Personalbeschaffung & Schulung für Messen – von der Hostess bis zum Verkäufer

Messen und Warenschauen dienen Ihrem Unternehmen als Schaufenster dafür, Ihre Produkte einem Fachpublikum vorzuführen. Um einen Messestand über mehrere Tage hinweg erfolgreich zu betreiben, braucht es geschultes Personal – eine Hürde, die viele Unternehmen in der Vorbereitung von Messeauftritten übersehen oder aufgrund vermeintlich hoher Kosten scheuen.

Wenn sich ein Unternehmen auf einer Warenschau ordentlich präsentieren möchte, gibt es viele Stellen zu besetzen:

  • Professionelle Models, Messehostessen und -hosts für den Service und die Assistenz
  • Helfende Hände für die Präsentation der Produkte und für die Infotheke
  • Dolmetscher (für Messen im Ausland oder mit einem hohen Anteil an ausländischem Fachpublikum)
  • Musiker oder Künstler für Aktionen am Messestand
  • Personal, um eine Bar oder eine Theke auf einer Messe zu betreiben  

Ausstellende Firmen stehen vor dem Auftakt zu einer Messe oft vor dem Problem, dass sie Personal beschaffen und schulen müssen. Doch welche Stellen sind wirklich zu besetzen? Und wie sieht das Anforderungsprofil genau aus? In unserem Ratgeber erfahren Sie, welche Personal Sie für einen gelungenen Messeauftritt brauchen. 

Hostessen: das freundliche Gesicht Ihres Messeauftritts

Hostessen sind auf Messen nicht bloß zum Repräsentieren da. Im direkten Kundenkontakt treten sie als Servicekräfte auf. Sie sorgen dafür, dass Besucher sich am Messestand unkompliziert zurechtfinden, und sind verantwortlich für einen positiven Erst- und Gesamteindruck. Ihr Einsatzbereich kann an Infoständen sein, bei der Akkreditierung, im Catering, in Marketing und Promotion, im VIP-Bereich oder als Modelhostess, um nur einige zu nennen. Der Dienstleistungsgedanke steht bei einer guten Hostess also an erster Stelle.

Da sie während ihrer Tätigkeit fast immer stehen müssen und so gut wie nie im Sitzen arbeiten, sollten Hostessen in guter körperlicher Verfassung sein. Sowohl Messeveranstalter als auch Aussteller legen Wert darauf, dass Hostessen – neben ihrer Fitness – durch ein gepflegtes Äußeres überzeugen und keine Berührungsängste mit Menschen haben. Sie müssen an ihrem jeweiligen Einsatzort zudem kompetent sein und Menschen schnell und zuverlässig helfen können, etwa dann, wenn sie an einem Infostand zum Einsatz kommen. 

Verkäufer: die zweite Instanz am Messestand

Während Hostessen und auch Promoter die Aufgabe haben, Besucher zum Stand zu leiten und dort zu versorgen, wissen gute Verkäufer diese Vorarbeit zu nutzen. Viele Firmen schicken ihre CEOs und anderes Führungspersonal zum Verkaufen auf Messen. Um die Schlagzahl zu erhöhen, empfiehlt es sicher aber, für die Messe extra Vertriebspersonal anzuheuern. Das Anforderungsprofil dieser externen Mitarbeiter sieht ähnlich aus wie bei Hostessen. Daneben benötigen sie aber auch Fachkenntnisse zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens. Eine spezielle Schulung vor Messebeginn drängt sich hier auf. 

Catering-Personal: Gute Verpflegung rundet den Messeauftritt ab

Die Verpflegung am Messestand gerät zu Unrecht manchmal in Vergessenheit. Nicht umsonst legen viele Aussteller Wert darauf, ihre Besucher am Stand mit Kanapees, Häppchen und Getränken verwöhnen: So bleiben sie dem Besucher nicht einfach nur in guter Erinnerung – für viele Gäste kann das der Beweggrund sein, etwas länger an einem Stand zu verweilen. In entspannter Atmosphäre ergeben sich dann oft die besten Gespräche.

In diesem Fall benötigen Sie Catering-Personal, das ebenfalls fit sein sollte und nicht schon nach wenigen Stunden die Lust am Job verliert. Ideal ist es, wenn die Mitarbeiter im Catering auch ein wenig Small Talk beherrschen, da sie von Standbesuchern oft angesprochen werden. Als Aussteller ist es zudem wichtig, sich hier nicht um die Details kümmern zu müssen – ein Briefing für die Messezeit sollte ausreichen.

Ob Salate, Fingerfood oder Suppen – welche Speisen sich dazu eignen, am Messestand ausgegeben zu werden, müssen Standbetreiber und Catering-Personal nicht wissen. Die meisten Messegesellschaften bieten einen eigenen Catering-Service, der die Stände mit Snacks und Getränken beliefert. Daneben gibt es aber auch Full-Service-Dienstleister, die das gesamte Catering für einen Messeauftritt organisieren. 

Promoter und Dolmetscher: die Brückenbauer auf Messen

Ohne Promotion funktioniert kein Messeauftritt – nicht nur, wenn man einen Stand in ungünstiger Lage gebucht hat. In jedem Fall zahlt es sich aus, Promoter aktiv werden zu lassen, um die Leute gezielt zum eigenen Stand geleiten. Wenn sie sich unter das Publikum mischen, sollen sie Erstkontakte zu potenziellen neuen Kunden herstellen. Ob Sie dem Personal eines externen Dienstleister diese Aufgabe anvertrauen wollen, müssen Sie gut abwägen. Promoter sind in jedem Fall mehr als Lückenfüller im Vertriebsteam. Ihr Auftreten entscheidet darüber, ob und mit welchem Eindruck zusätzliche Besucher (also potenzielle Neukunden) zu Ihrem Stand kommen.

Das Messegeschäft in Deutschland wird immer internationaler, die Messen größer und zunehmend bedeutender, auch für Besucher aus anderen Ländern. Umso wichtiger kann es für Aussteller also sein, temporäre Mitarbeiter einzusetzen, die dolmetschen können, und zwar nicht nur Englisch. Hier will vorher gut überlegt sein, aus welchen Staaten besonders viele Gäste zur Messe kommen. Ähnlich wie Promoter entscheiden Dolmetscher mit darüber, welchen Ersteindruck (internationale) Gäste von Ihrem Unternehmen erhalten. Neben hervorragenden Sprachkenntnissen sollten sie also auch Anpassungsfähigkeit an Verkehrsformen und geschäftliche Gepflogenheiten der jeweiligen Länder mitbringen. 

Erfolgsfaktor Standpersonal: Geschult muss es sein

Ob Caterer, Hostess, Verkäufer, Promoter oder Dolmetscher: Der Erfolg einer Messe hängt für den Aussteller nicht zuletzt davon ab, ob das eingesetzte Standpersonal geschult ist. Das bezieht sich nicht nur auf die Umgangsformen, denn Höflichkeit allein genügt nicht, wenn Fachwissen gefragt ist. Wenn das Standpersonal dem Besucher nur Infomaterial in die Hand drückt, ist das völlig inakzeptabel – der potenzielle Kunde fühlt sich dann nicht ernst genommen. Wenn Sie in externe Arbeitskräfte investieren, um Ihrem Messeauftritt mehr Durchschlagskraft zu verleihen, vergessen Sie die fachliche Schulung nicht. 

Fazit

Es gibt inzwischen Personaldienstleister, die sich darauf spezialisiert haben, Fachkräfte für Messen zu rekrutieren. Manche Dienstleister konzentrieren sich dabei auf eine Branche und vermitteln etwa nur Hostessen oder Cateringpersonal, andere wiederum decken fast das gesamte Messespektrum ab. Die nötigen Fachkompetenzen müssen Sie dem externen Personal aber immer selber beibringen. Umgekehrt verhält es sich bei den eigenen Mitarbeitern. Oft ist es angezeigt, sie im Vorfeld einer Messe im Umgang mit Publikum zu trainieren und zu schulen. Über den gelungenen Messeauftritt entscheidet dann die richtige Mischung: Promoter und Hostessen, die zusätzliche Besucher anlocken. Standpersonal für guten Service und reibungslose Abläufe. Dazu ein effektives Sales-Team, möglicherweise ergänzt durch externes Verkaufspersonal.

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