Beruf des Einkäufers: Diese Aufgaben warten auf Sie
Die Beschaffung hat sich im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt. In ihrer modernen Form ist sie ein elementarer Faktor für den geschäftlichen Erfolg. Das liegt an der technischen Entwicklung, die neue, vielfach strategische Aufgaben ermöglicht. Damit haben sich das Berufsbild sowie die Anforderungen an Einkäufer stark gewandelt.
Hantierten sie vor wenigen Jahren oft noch mit manuell verwalteten Bestellzetteln oder Excel-Tabellen, stehen Einkäufern mittlerweile weitgehend digitale Instrumente zur Verfügung. Dank dieser Tools kann der Einkauf eine gewichtigere Rolle als früher einnehmen und sichtbarer im Unternehmen werden.
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Heute versteht sich die Beschaffung als strategische Schnittstelle in der Lieferkette. Das heißt, dass sie nicht nur interne und externe Bedarfe deckt, sondern sie übernimmt zunehmend eine Rolle als zentraler Datenlieferant für das gesamte Unternehmen. Daher stellt der Beruf unter anderem folgende Anforderungen an Einkäufer:
- Sie scannen permanent den Beschaffungsmarkt und sind auf dem Laufenden über die Entwicklungen von Preisen und Margen bei Lieferanten und Herstellern, von internen Bedarfen und Produktionsverfahren.
- Aus dem Überblick antizipieren sie zukünftige Szenarien, um sich ändernde Bedingungen frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können. Immer im Fokus: das beste Preis-Leistungsverhältnis.
- Sie erheben, organisieren und analysieren relevante Daten deshalb nicht nur für die eigene Abteilung. Einkäufer bereiten die Informationen auch zu strategischen Zwecken für die Geschäftsführung, den Vertrieb, die Produktion, die Entwicklung und die Logistik auf. Damit kommt dem Einkauf eine beratende Funktion zu.
- Sie verstehen sich als Schnittstelle zu sämtlichen Stakeholdern der Lieferkette, deren Zuverlässigkeit sie kontinuierlich überprüfen. Stellen sie Probleme fest, müssen sie schnellstens darauf reagieren. Fallen etwa Lieferanten aus, sollten sie kurzfristig für Ersatz sorgen.
- Sie sind stets über den Stand von Lager und Herstellung im Bilde und stellen Nachschub rechtzeitig sowie zu bestmöglichen Konditionen bereit.
- Sie übernehmen das Retouren- und Reklamationsmanagement und sind somit auch ein wichtiger Faktor hinsichtlich der Kundenzufriedenheit.
- Wo es sinnvoll ist, führen sie automatische Prozesse ein, die ihnen mehr Freiraum für strategische Aufgaben lassen.
- Sie kontrollieren sämtliche relevanten Prozesse und Maßnahmen, sammeln dazu Daten, prüfen diese und leiten aus der Analyse Optimierungen ab beziehungsweise ein.
- Das und mehr erledigen sie mit digitalen Tools, die vielseitig mit Schnittstellen zu anderen Programmen ausgestattet sind. So ist der simultane Austausch von Daten und sonstigen Informationen sowohl mit internen als auch externen Stakeholdern über mehrere Kanäle möglich.
Die genannten Aufgaben stellen unterschiedliche Anforderungen an Einkäufer. Sie benötigen nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch persönliche und soziale Eigenschaften. Mehr dazu im Folgenden.
Benötigte Kompetenzen in der Beschaffung: Die Hard Skills
Das grundlegende Rüstzeug für den Einkauf ist großer Sachverstand auf mehreren Ebenen. Zu den wesentlichen Hard Skills gehören vorzugsweise:
- technisches oder betriebswirtschaftliches Studium
- sicherer Umgang mit IT- bzw. PPS-Systemen (z. B. mit ERP-Systemen)
- Branchenkenntnisse
- Kompetenzen hinsichtlich von Beschaffungs-, Warengruppen-, Logistik- und
Lieferantenmanagement sowie der betreffenden Prozesse - qualifiziertes Wissen in den Bereichen Handel, Dienstleistungen und Fertigungstechnologie
- verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse
- Expertise in Disziplinen wie Marktforschung und Statistik, Produkt- und Projektmanagement, Organisation und Controlling
Hilfreiche Soft Skills für Einkäufer
Neben obigen Fachkenntnissen umfassen die Anforderungen an Einkäufer zusätzlich weitere individuelle Stärken, die sich aus Charakter und Persönlichkeit eines Menschen ergeben. Zu diesen zählen idealerweise:
- Teamfähigkeit
- Kommunikations- und Verhandlungsgeschick
- Überzeugungskraft
- Flexibilität
- Belastbarkeit
- Einfühlungsvermögen
- Kritikfähigkeit
- Eigenmotivation
- methodische Kompetenzen (z. B. in Risikomanagement, Schnittstellenmanagement, Supplier-Relation-Management, Strategieentwicklung, Analyse)
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