Einkauf von IT-Leistungen: Vermeiden Sie den Lock-in-Effekt

Beim IT-Einkauf besteht ein grundsätzliches Spannungsverhältnis zwischen Bedarfsträger und Beschaffer. So möchte der Einkauf meist einen wasserdichten Vertrag, der den Lieferanten preislich bindet. Kommt es im Nachhinein zu Ergänzungen der IT-Leistungen, werden diese vom Lieferanten häufig extrem hochpreisig angeboten. So können sich die Machtverhältnisse schnell umkehren, und der Lieferant diktiert plötzlich die Preise.

Bessere Ergebnisse erzielt der IT-Einkauf, wenn er modern denkt und das vollständige Portfolio des Lieferanten im Blick behält. Hierfür bietet es sich in erster Linie an, eine Lieferstruktur mit zwei oder drei Lieferanten aufzubauen, die Wettbewerb entstehen lässt. So erreicht der Einkauf die nötige Agilität und Flexibilität und vermeidet den Lock-in-Effekt – also die Bindung an einen Lieferanten, die einen Wechsel erschwert. Dies setzt jedoch eine flexible Vertragsgestaltung voraus. Denkbar sind hierbei beispielsweise Nutzungsmodelle wie Pay per Use, bei denen nur für die wirklich genutzte Leistung bezahlt wird.

Outsourcing und IT-Einkauf

Entscheidet sich ein Unternehmen im Zuge einer Make-or-Buy-Entscheidung für die Buy-Option und somit dafür, seine IT komplett auszulagern, gilt es bei der Ausschreibung einige Aspekte zu beachten. So sollte der potenzielle Bieter mit einem Non-Disclosure Agreement (NDA) generell zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Idealerweise umfasst die Ausschreibung im Kern einen Request for Proposal (RfP), also eine ausführliche Beschreibung des Outsourcing-Vorhabens, detaillierte Angaben zu Mengengerüsten, erwarteten Services sowie einen genauen Zeitplan.

Beim IT-Einkauf Vertragsbedingungen nicht diktieren lassen

Oft sind die Größenverhältnisse beim Einkauf von IT-Dienstleistungen zwischen einkaufendem Unternehmen und IT-Dienstleister nicht ausgeglichen. Auch wenn das anvisierte IT-Unternehmen ein Big Player am Markt ist: Schauen Sie genau hin, was geleistet wird. Oft verweisen die großen IT-Firmen lediglich auf Standarddokumente, eigene Leistungsverzeichnisse und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Flexibilität oder Individualität? Fehlanzeige. Sollten Sie beim anvisierten IT-Einkauf vor dieser Hürde stehen, verhandeln Sie besonders nachteilige Regelungen aus dem Vertrag heraus. Lassen Sie sich nichts einseitig diktieren!
 

IT-Einkauf

Auch wenn das IT-Unternehmen ein Big Player ist: Schauen Sie genau hin, welche Leistungen angeboten werden.

Anhänge von Verträgen genau prüfen

Beim IT-Einkauf ist es wichtig, den Vertragsanhängen besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen: In den Anhängen finden Sie die Beschreibung des eigentlichen Leistungsumfangs wie Service Level Agreements, technische Anforderungen und dergleichen. Hier werden dem Einkauf oft Beraterqualitäten abverlangt. Hat der Einkauf gute Wettbewerbskenntnisse, kann er besser beurteilen, ob die IT-Leistungen wirklich den Preis wert sind, den der Dienstleiter dafür aufruft.

Bei einem Vertragsbestandteil sollten Sie besonders genau hinschauen: bei den Service Level Agreements. Viele IT-Dienstleister definieren ihren Service-Level klar mit festen Bestandteilen. Diese Service-Level sollten Sie vor Ihrer Unterschrift detailliert prüfen und gegebenenfalls an die Ansprüche Ihres Unternehmens anpassen.

Außerdem ist es sinnvoll, klare Messgrößen für die Performance festzulegen, an denen Sie die Leistung des IT-Dienstleisters beurteilen. Dies ist deshalb so wichtig, weil das deutsche Gewährleistungsrecht Schwierigkeiten hat, schlechte Performance abzustrafen. Außerdem sollte ein Vertrag für den IT-Einkauf sicherheitshalber die Modalitäten eines möglichen Übergangs bei Vertragsende – auch im Falle einer Insolvenz – beinhalten.

Cloud-Dienste: Nicht nur über die Datensicherheit nachdenken

Geht es beim IT-Einkauf um die Beschaffung von Cloud-Services, denken die meisten zunächst an die neue Datenschutz-Grundverordnung und die Sensibilität und Aufmerksamkeit beim Umgang mit Daten. Doch beim Einkauf von IT-Dienstleistungen auf Cloud-Ebene ist noch ein anderer Aspekt wichtig. Viele Unternehmen bedenken nicht, dass sie in eine Abhängigkeit geraten, wenn sie wichtige Unternehmensdaten komplett im Cloud-Dienst nur eines Anbieters speichern. Ihr Einkauf sollte deshalb versuchen, einige Aufgaben auch in eigener Regie durchzuführen, soweit dies möglich ist.

Und zu guter Letzt: Sollten Sie einen IT-Dienstleister suchen, der eine eigene Software mit nennenswertem Umfang für Sie entwickelt, dann achten Sie darauf, dass die Einräumung der Nutzungsrechte sowie die Übergabe des Quellcodes vertraglich fixiert werden.