Richtig verhandeln im Einkauf: Vorbereitung ist alles!

Sie möchten erfolgreicher Verhandeln im Einkauf? Dann das Wichtigste vorab: Vorbereitung ist alles! Das gilt nicht nur für den Chef. Alle Beteiligten sollten ausführlich gebrieft werden. Denn nichts ist in Verhandlungen unprofessioneller und letztendlich gefährlicher als
 

  • Falschaussagen, die aus Unwissen oder Übereifer getroffen werden,
  • sensible Hintergrundinformationen, die versehentlich ausgeplaudert werden,
  • oder gar das Führen interner Diskussionen vor dem Verhandlungspartner, weil gewisse Dinge vorab ungeklärt blieben.

Besprechen Sie also im Vornherein, wer bei der Verhandlung welche Rolle übernimmt, über welche Dinge gesprochen werden und über welche nicht.

Zu einer guten Vorbereitung gehört außerdem, dass Sie genau wissen, wie gut Ihre Verhandlungsposition ist. Dafür müssen Sie Ihren Verhandlungspartner und seinen Markt genau kennen. Wie entwickelten sich seine Umsätze in der Vergangenheit? Wie hoch wäre Ihr Anteil des Einkaufsvolumens am Gesamtumsatz des Lieferanten? Was kauft der Lieferant wo ein? Welcher Umsatz wird von ihm in Zukunft erwartet? Je höher beispielsweise Ihr Anteil am Umsatzvolumen des Lieferanten ist, umso stärker ist Ihre Verhandlungsposition. Nutzen Sie alle Quellen, um sich Informationen über den Lieferanten zu beschaffen: Branchenzeitschriften, Verbände, Marktforschungsinstitute, externe Experten oder auch andere Lieferanten.

Definieren Sie Ihre Verhandlungspunkte

Richtig verhandeln im Einkauf bedeutet auch, zu bestimmen, welche Punkte Ihnen besonders wichtig sind. Erstellen Sie dafür am besten eine Liste. Wichtige Verhandlungspunkte können zum Beispiel sein:
 

  • Spanne und Marge
  • Retourenquote
  • Kommissionsware
  • Bonusstaffel
  • Skonto
  • Werbekostenzuschuss

Bestimmen Sie mithilfe einer Tabelle das denkbar beste, gleichzeitig auch realistisch erreichbare Verhandlungsergebnis (MDO, Most Desirable Outcome). Was ist das gerade noch akzeptable Verhandlungsergebnis (LAA, Least Acceptable Agreement)? Und welche Alternativen gibt es, wenn nicht mindestens das LAA erreicht wird (BATNA, Best Alternative to Negotiated Agreement)?

Psychologisches Geschick beim Verhandeln im Einkauf

Sie haben Ihren Lieferanten für die Verhandlung eingeladen? Dann ein Tipp, bevor Sie ins Gespräch gehen: Halten Sie sich verbal zurück. Preise zu verhandeln im Einkauf erfordert verbales und psychologisches Geschick. Eine erfolgreiche Verhandlung führt man nicht unbedingt, indem man ein Gespräch argumentativ oder quantitativ dominiert. Schweigen verunsichert Ihren Verhandlungspartner und nötigt ihn dazu, das Gespräch am Laufen zu halten. Dieses psychologische Phänomen können Sie zu Ihrem Vorteil nutzen: Indem Ihr Verhandlungspartner in die Offensive gehen muss, ist er vielleicht zu unerwarteten Zugeständnissen bereit.

Lassen Sie sich nicht lesen wie ein offenes Buch

Eventuell führen Sie eine Verhandlung mit einem Lieferanten, mit dem Ihr Unternehmen schon seit längerer Zeit zusammenarbeitet? Dann wird es schwierig, im Gespräch zu taktieren. Schließlich kennt Ihr Gegenüber Sie praktisch in- und auswendig. Er kennt Ihr Unternehmen, Ihre Argumente und weiß genau, wie er auf Forderungen reagieren kann. Um Ihre Position zu stärken, sollten Sie gewohnte Handlungsmuster ablegen und Ihren Verhandlungspartner mit neuen Strategien überraschen. Laden Sie zum Beispiel zur nächsten Verhandlung im Einkauf auch einen Wettbewerber Ihres Lieferanten ein. So verunsichern Sie Ihr Gegenüber und setzen ihn unter Druck, ein besseres Angebot zu abzugeben. Ein weiterer Vorteil dieser Verhandlungsstrategie: Sie hätten im Falle einer gescheiterten Verhandlung immer noch ein weiteres Ass im Ärmel.

Verhandeln im Einkauf: Fixieren Sie Ihre Ergebnisse

Sie haben Ihre Verhandlungen zu einem erfolgreichen Ergebnis geführt? Dann lassen Sie sich Ihre Vereinbarungen in jedem Fall am Ende bestätigen. Am besten in Anwesenheit mehrerer Teilnehmer. Wenn Sie Ihre Verhandlungsergebnisse nämlich nicht fixieren, kann es passieren, dass Ihre Verhandlungspartner Ihrer Absprache im Nachgang noch Klauseln und Bedingungen hinzufügt, die so nicht abgesprochen waren.

Planen Sie für den Abschluss Ihrer Verhandlungen also unbedingt ausreichend Zeit ein, um eventuelle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen, indem Sie die getroffene Vereinbarung noch einmal von A bis Z zusammenfassen. So sorgen Sie für Sicherheit beim Verhandeln im Einkauf!