Das Angebot ist groß und reicht vom kostenlosen Open-Source-Programm bis hin zum komplexen Enterprise Ressource Planning System (ERP). Alle für die Warenwirtschaft geeigneten Systeme beinhalten mindestens folgende Bestandteile:
 

  • Verkaufsfunktionen wie etwa die Lieferschein- und Rechnungserstellung, Angebotserstellung, Auftragserstellung; dazu gehören je nach System noch Erweiterungsfunktionen wie die Auftragsbestätigung, das Customer-Relationship-Management und die externe Datenerfassung (Außendienst).
  • Einkaufsfunktionen wie die Bedarfsermittlung, die Bestellung und Lagerbestandsmeldungen; ein Warenwirtschaftssystem kann zudem automatisiert Bestellvorschläge erstellen und eine Bestellung auslösen.
  • Die Lagerhaltung wird in einem Warenwirtschaftssystem durch interne Bestandsführung, Erfassung der Lagerbewegungen und Inventur unterstützt.

Datenverknüpfungen zu sämtlichen Betriebsprozessen

Fast alle Warenwirtschaftssysteme sind modular aufgebaut und um spezifische Anwendungen erweiterbar. So gibt es Schnittstellen für den Direktverkauf, zur Buchhaltung, zur Personalverwaltung (Mitarbeiter-Zeiterfassung) oder in die Projektsteuerung und -verwaltung.

Große und sehr umfassende Programme bieten ebenso Schnittstellen zu spezifischen externen Programmen wie Datev, PPS oder E-Commerce-Programmen (für Online-Shops, Katalog-Systeme) an.

Ein Warenwirtschaftssystem wird als geschlossen bezeichnet, wenn es alle zentralen Module und Funktionen beinhaltet:

  • Wareneingangsmodul
  • Warenausgangsmodul
  • Dispositionsmodul
  • Bestellbeschreibung und Überwachung der Bestellungen
  • Managementinformationssystem

Fehlen einzelne Module, so handelt es sich um ein offenes Warenwirtschaftssystem. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem beinhaltet neben den Standardmodulen zudem Verbindungen zu Lieferanten oder Banken. 

Einstieg mit einem kostenlosen Softwarepaket

Kleine und neu gegründete Unternehmen scheuen oftmals noch die Investitionskosten für ein professionelles Warenwirtschaftssystem. Doch bietet es sich an, mit einem semiprofessionellen Softwaresystem zu beginnen, damit bereits zu Beginn die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems zum Tragen kommen:

  • Umfassende Lagerverwaltung – mit dieser ist der exakte Lagerbestand stets bekannt.
  • Ein angeschlossenes Buchungssystem zeigt alle Buchungsvorgänge – ganz gleich, ob von einem Kassensystem oder von einem eShop.
  • Berichte belegen, wie gut sich Artikel verkaufen. Mit ihnen lässt sich leicht eine Sortimentsoptimierung durchführen.

Damit ein Warenwirtschaftssystem für das Unternehmen einen Mehrwert bieten kann, muss das Softwaresystem an die Prozesse im Unternehmen anzupassen sein. Dies ist das entscheidende Kriterium bei der Festlegung auf ein bestimmtes Warenwirtschaftssystem. Dies gilt auch für kostenlose Softwarepakete.

Dabei sollten Sie Open Source Software bevorzugen – nicht nur, weil es sich dabei um geprüfte und aktuelle Software handelt. Open Source Software wird von vielen freiwilligen (meist aber sehr professionellen) Entwicklern programmiert und ist praktisch stets auf dem neuesten Stand. Das Angebot reicht dabei vom einfachen Warenwirtschaftssystem für den kleinen Shop mit einem Arbeitsplatz bis hin zum ERP-System im professionellen Einsatz. 
 

Investition in ein integriertes Warenwirtschaftssystem

Die Erkundungsphase mit einem einfachen Warenwirtschaftssystem kann durchaus zu einer dauerhaften und professionellen Anwendung führen. Entscheidend sind die unternehmensspezifischen Prozesse in der Warenwirtschaft.

Der Aufbau eines integrierten und vernetzten Warenwirtschaftssystems stellt auf jeden Fall höhere Anforderungen an die Software. Nicht nur, dass technisch weitaus komplexere Anforderungen an die Programme und ihre Features bestehen – eine entscheidende Rolle spielen auch die Handhabung, die Verständlichkeit und Übersichtlichkeit der Software.

Dabei reicht die Spanne vom "Look and Feel" eines herkömmlichen Windows-Programmes bis hin zu den Anwendungen großer Software-Unternehmen wie SAP. Im Zweifelsfall ist das einfacher zu bedienende ERP-System eines mittelstandsorientierten Anbieters wie Sage, KHK oder Lexware schneller und einfacher einzuführen als ein umfassendes Softwaresystem wie R3.

Die Investitionskosten in ein Warenwirtschaftssystem für ein KMU können schnell in den fünfstelligen Bereich wachsen. Abhängig ist dies vom Mengengerüst, dem Komplexitätsgrad und den organisatorischen und technischen Vorgaben.

Nicht zu unterschätzen sind die Folgekosten, die mit der Implementierung eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems verbunden sind. Je nach Komplexität der Anwendungen werden diese Folgekosten ein Mehrfaches der Investitionskosten in das Softwaresystem betragen. Und noch etwas ist sicher: Jedes Warenwirtschaftssystem oder ERP-System wird dauerhaft ein großer Kostenfaktor bleiben! Denn ohne Anpassung an veränderte Geschäftsprozesse, die Datenverknüpfung mit Filialbetrieben, in- und ausländischen Tochterunternehmen, Außendienst-Mitarbeitern, Katalogsystemen und Einkaufsportalen sowie eigenen Webshops ist die Erstinvestition auf lange Sicht von schwindender Bedeutung. 

Ein sicheres Konzept – der schrittweise Auf- und Ausbau

Die durchgreifende Digitalisierung führt dazu, dass die meisten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse heutzutage mit der Unterstützung durch Computer, Software und Netzwerke bewältigen. Schwieriger ist es hingegen für neu gegründete Unternehmen oder kleine Betriebe, wie Start-ups, Handwerker oder Gewerbetreibende. Sie können sich für kurze Zeit noch mit Improvisationen – dem Excel-Sheet für die Warenwirtschaft, dem Word-Formular für die Rechnung oder dem Smartphone für die Kommunikation – behelfen. Doch unweigerlich kommt der Augenblick, wo diese Art der Unternehmensführung nicht mehr weiterhilft.

Aus diesem Grund ist es besser, von Anfang an für eine klare Linie zu sorgen. Selbst für Ein-Mann-Unternehmungen wie Gewerbetreibende und Händler ist eine transparente Warenwirtschaft von existenzieller Bedeutung. Spätestens mit der ersten Steuererklärung beginnt die Suche nach Belegen, müssen Bestell- und Liefervorgänge nachvollzogen werden, liefert die einfache Gewinn- und Verlustrechnung nicht mehr die geforderten Nachweise für eine notwendige Kreditaufnahme.

Arbeiten Sie deshalb von Anfang an wie ein Kaufmann, wenn Sie mit ihrem eigenen Unternehmen starten. Entscheiden Sie sich für ein einfaches und übersichtliches Warenwirtschaftssystem, das Ihren Anforderungen entspricht, modular aufgebaut ist und mit dem Unternehmen wachsen kann. Sie gewinnen so Erfahrung, die Ihnen nicht nur Erfolg garantiert, sondern auch den Ausbau für größere Aufgaben ermöglicht.

Dabei ist es oftmals vorteilhaft, wenn Sie auf bekannte und erfahrene Partner setzen, die sich als Glücksfall für Ihre Unternehmensentwicklung erweisen können. Es ist aber auch durchaus möglich, ganz klein mit einem kostenlosen Warenwirtschaftssystem auf Ihrem PC zu beginnen. Lediglich die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens sollte dabei im Auge behalten werden.