Woran lassen sich Savings im Einkauf messen?
Jedes Unternehmen versucht kontinuierlich, unnötigen Aufwand zu vermeiden, um seine Kosten zu reduzieren. Im Beschaffungsmarkt, also beim möglichst günstigen Einkauf von benötigten Materialien, Hilfsstoffen oder Zwischenerzeugnissen, brauchen professionelle Einkäufer konkrete Anhaltspunkte, an denen sie ihre Einkaufsziele und Ergebniskontrollen ausrichten können. Grundsätzlich stehen verschiedene Modelle zur Verfügung, um die Kosteneinsparung eines Einkaufs objektiv zu bewerten.
Die erste Orientierung für den Einkauf: das Budget
In großen Unternehmen ist es üblich, bei der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung von einer genauen Kostenplanung auszugehen. Darin sind in der Regel sämtliche Kostenfaktoren berücksichtigt, von den Betriebsmitteln über den Personaleinsatz bis hin zu den Abschreibungskosten der eigenen Maschinen und dem Aufwand für Marketing und Vertrieb. Einen zentralen Stellenwert bei solchen Planungen nehmen die benötigten Rohstoffe, Materialien und Komponenten von Drittanbietern ein. Auf der Grundlage einer Kostenplanung ergibt sich somit ein Budget für den Einkauf des benötigten Bedarfs. Die Aufgabe des Einkaufs besteht darin, mögliche Budget-Savings im Vergleich zu einem vorgegebenen Maximalbudget zu erzielen. Bleibt der Einkauf unter dem geplanten Budget, so tragen diese Kosteneinsparungen unmittelbar zur Gewinnsteigerung des Unternehmens bei.
Sparmaßnahmen muss man dann ergreifen, wenn man viel Geld verdient. Sobald man in den roten Zahlen ist, ist es zu spät. (Jean Paul Getty)
Weitere Formen von Einsparungstypen im Einkauf
Um Einspareffekte zu beurteilen, gibt es darüber hinaus weitere Ansätze, Einsparungsziele zu definieren oder nachträglich zu bewerten. Der Preis, zu dem ein Unternehmen benötigte Waren einkauft, steht naturgemäß immer in einem direkten Zusammenhang zum späteren Verkaufspreis, zu dem es seine eigenen Erzeugnisse vertreibt – oder maximal verkaufen kann. Letzteres gilt vor allem in Märkten mit klarem Preisdiktat, in denen eine bestimmte Preisschwelle nicht überschritten werden darf, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Betrachtungsmodell der historischen Einsparung berücksichtigt am ehesten die Tatsache, dass sich Beschaffungskosten im Laufe der Zeit ändern können, ohne dass ein Auftraggeber direkten Einfluss darauf hat. Diese Einsparpotenziale (auch Index-Savings genannt) sind somit immer relativ zu allgemeinen Preissteigerungen innerhalb eines Warensegments zu beurteilen.
Beträgt die Teuerungsrate allgemein 10 Prozent, kann es trotzdem als Einkaufserfolg gelten, wenn der tatsächlich erzielte Einkaufspreis unterhalb dieses Index-Wertes bleibt.
Einsparungen durch geänderte Spezifikationen
Das Prinzip der Substitution gehört zur gängigen Praxis, vor allem bei Unternehmen, die in Massenmärkten agieren. So kann zum Beispiel eine Verpackung anders konstruiert werden, um den Materialeinsatz pro Stück zu reduzieren. Oder bestimmte technische Komponenten werden durch preiswertere ersetzt, ohne die Funktionalität des Produkts zu beeinträchtigen. Ähnliche Effekte lassen sich auch durch Änderungen im Herstellungsverfahren selbst erzielen.
Request für Proposal (RfP-Savings): Die Aufforderung zur Angebotsabgabe
Wenn statt eines konkreten Bedarfs an genau definierten Materialien eine komplexe Problemlösung im Vordergrund steht, können potenzielle Lieferanten mit einer sogenannten RfP-Anfrage aufgefordert werden, ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten. Diese Vorgehensweise lohnt sich insbesondere, wenn noch Unklarheit darüber besteht, auf welchem Preisniveau sich der entsprechende Beschaffungsmarkt überhaupt bewegt.
Vor allem ist das RfP-Verfahren in Form von Ausschreibungen die gängige Praxis bei Leistungen, für die zwar eine bestimmte Zielsetzung existiert, aber noch kein konkret definiertes Einzelbudget. Insbesondere bei besonders komplexen Produkten oder Dienstleistungen lohnt sich diese Variante des Ausschreibungsverfahrens, um tatsächlich realisierte Einsparpotenziale angemessen beurteilen zu können. Hat zum Beispiel eine neue Unternehmenssoftware zu deutlichen Verbesserungen der gesamten Unternehmensperformance geführt, ist dieser Erfolg – unter anderem – auch dem Bemühen der Einkaufsabteilung zuzurechnen.
Ratio-Savings: Wie wirksam waren die Kosteneinsparungen im Gesamtergebnis?
Dieser Kosteneinsparungstyp beschreibt das Verhältnis zwischen den geschätzten oder bereits bekannten Kosten für einen bestimmten Bedarf und den tatsächlichen Kosten, zu denen der Bedarf erfüllt werden konnte. Bei der Bewertung eines Ratioerfolges werden unterschiedliche Bemühungen eines Unternehmens um Kostenersparnisse zunächst einzeln betrachtet. Neben günstigeren Konditionen beim Einkauf von Waren fließen auch Einsparungen durch effizientere verbesserte Herstellungsverfahren oder Arbeitsprozesse in die Gesamtbetrachtung hinein. Im Vordergrund steht immer die Ergebniswirksamkeit.
Das Einsparen von Kosten kennt unterschiedliche Perspektiven
Professionelle Einkäufer wissen: Für die angemessene Beurteilung eines Einkaufserfolges bedarf es einer möglichst objektiven Perspektive. Selten reicht ein einziger Einsparungstyp aus, um die Effizienz einer Einkaufsabteilung angemessen zu beurteilen.
- Der Erfolg von Savings im Einkauf ist stets vor dem Hintergrund einer messbaren Vorgabe zu bewerten.
- Für unterschiedliche Bedarfslagen eines Unternehmens eignen sich jeweils unterschiedliche Einsparungstypen als objektive Bewertungsgrundlage für den Einkaufserfolg.
- Konkrete Planzahlen und vordefinierte Budgets stellen die einfachste Grundlage einer Leistungsbewertung für den strategischen Einkauf dar.
