Wie bereits erläutert, findet beim späten Scannen die Digitalisierung des Posteingangs erst statt, nachdem dieser bearbeitet wurde. Das Ziel dabei ist der direkte, ortsunabhängige Zugriff auf die digitalen Dokumente. Die händische Suche in Aktenordnern entfällt, wodurch Zeit gespart wird. Als weiterer Vorteil erfordern elektronisch archivierte Dokumente kaum Platz für ihre Aufbewahrung – der dicke Aktenschrank verschwindet.