Wer endlich dran ist, wird vom Personal auf einer genauso langen Liste abgehakt. Hinter dem Counter geht's beharrlich weiter; rund 1000 Namensschilder liegen alphabetisch sortiert bereit. Jetzt muss eine Hostess für Herrn Wagner noch das richtige Badge finden – nur Geduld! Wer seinen Besuchern diese Prozedur ersparen möchte, braucht eine Organisation ohne Excel-Listen, Fax-Anmeldungen und anderes Althergebrachtes. Wir haben uns Tipps und Ideen von einem Experten für Teilnehmermanagement geholt. 

Einfacher Check-in: "Was am Flughafen klappt, funktioniert auch auf Messen und Events"

Wie können Veranstalter den Einlass und das Handling von Teilnehmern vereinfachen, ohne unpersönlich zu werden? "Ob Messegesellschaft oder Unternehmen mit eigenen Events, die meisten Veranstalter erheben im Vorfeld bereits personenbezogene Daten über ihre Besucher und Gäste, etwa bei der Einladung oder dem Kartenverkauf. Beim Teilnehmermanagement geht es einfach darum, diese Daten konsequent weiterzuführen und auf der Messe aktiv zu nutzen", sagt Michael Braetsch, Geschäftsführer des IT-Herstellers für Teilnehmermanagement und elektronische Zutrittskontrolle Easy Welcome GmbH.

"Als Teilnehmer werde ich auf den meisten Messen und Events gezwungen, mich an einem bestimmten Stand anzustellen, weil ich nur dort meine Akkreditierung bekomme. Um dann festzustellen, dass dort jemand mit einer Excel-Liste sitzt und abhakt, ob ich gekommen bin." Anstelle umständlicher Lösungen empfiehlt Braetsch fürs Management von Teilnehmern ein System, das die Besucher elektronisch erkennt und Daten weiterverarbeitet.

In der Praxis funktioniert das zum Beispiel so:

  • Der Besucher gibt vor Reiseantritt seine persönlichen Daten auf einer Webseite des Veranstalters ein. Den Link dorthin findet er in der Einladung per E-Mail oder Post.
  • Der Besucher erhält ein digital verwertbares Ticket, am besten gleich als Smartphone-Variante (etwa per Wallet-App, wie beim Check-in am Flughafen)
  • Angekommen beim Event, benutzt der Besucher das elektronische Ticket als Eintrittskarte: Scannen statt abhaken, die Wartezeit geht gegen Null. Anstelle von Drehsperren stehen am Einlass dann zum Beispiel nur noch Mitarbeiter mit Handhelds, die die Tickets der Besucher schnell und einfach erfassen.
  • Alternativ dient das elektronische Ticket zur Akkreditierung – das System vor Ort scannt das Ticket und druckt das Namensschild des Besuchers "just in time" aus, ohne langwieriges Suchen und Sortieren am Counter.
  • Das Namensschild wird auf einem Rohling im Kartenformat gedruckt, mit integriertem RFID-Chip oder aufgedrucktem QR-Code für weitere Zugänge und Services auf der Veranstaltung. Alternativ ist das ein größeres Badge mit weiteren Informationen, wie einer Event-Agenda, einem Lageplan oder einer Liste mit Side Events und Workshops auf der Veranstaltung.

 

Zwischenergebnis des Teilnehmermanagements: Schnelle Akkreditierung und keine Wartezeiten für Besucher und Gäste – weniger Stress für das Event-Personal. 

 

 

Digitale Lösungen optimieren auch das Lead-Management von Ausstellern

Wenn Veranstalter auf elektronisches Teilnehmermanagement setzen, können Aussteller mehr über ihre Besucher erfahren und sich am Stand auf das Wesentliche konzentrieren. Einige Beispiele:

  • Am Stand angekommen, können Aussteller die Besucher ihres Standes einfach scannen. Auch das funktioniert wieder über den in der Eintrittskarte integrierten Chip oder einen aufgedruckten QR-Code. Das Standpersonal braucht dafür entsprechende Lesegeräte.
  • Vom Veranstalter kann der Aussteller dann über eine Schnittstelle die hinterlegten Daten des registrierten Standbesuchers bekommen. Michael Braetsch: "Aussteller müssen damit keine Visitenkarten mehr einsammeln und bekommen mehr qualifizierte Leads. Sie erhalten aber auch mehr statistische Informationen über Standbesucher: 'Wann war denn der Herr Müller, Vorstand vom Unternehmen XY bei uns am Stand? Wie lange war er da? Mit wem hat er gesprochen?' Plötzlich stehen solche Informationen bei der Nachbesprechung zur Messe bereit und können vom Vertrieb oder für die Vorbereitung des nächsten Events genutzt werden."
  • Dem Besucher können Aussteller im Nachhinein die am Stand gewünschten Informationen per E-Mail zusenden. Mit seiner Adresse hat sich der Besucher ja bereits beim Veranstalter angemeldet. "Er braucht keine ausgedruckten Informationen und Werbemittel mehr mit nach Hause nehmen."
  • Mit elektronischem Teilnehmermanagement können Aussteller Besuchern auch Informationen bereitstellen, wenn der Stand gerade überfüllt ist. Braetsch: "Wenn die Mitarbeiter des Ausstellers beschäftigt sind, kann ich als Besucher an einen Self Terminal gehen, meinen Badge auflegen und mich vom System erkennen lassen. Dann stehen zum Beispiel meine Kontaktdaten auf dem Bildschirm und ich kann auswählen, für welche Produkte ich weitere Informationen brauche. Oder ich wähle aus, dass sich der Außendienst des Ausstellers für bestimmte Produkte bei mir melden soll.

Rechtliche Voraussetzungen und Datenschutz

Besucher müssen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Veranstaltung zustimmen, dass ihre Daten elektronisch erhoben und auf dem Event weiterverarbeitet werden dürfen. "Wenn wir im Teilnehmermanagement keine personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Veranstalter und Aussteller natürlich nur anonymisierte Statistiken über die Teilnehmer erheben, wie Bewegungsdaten und Aufenthaltsdauern. Sowohl wir IT-Anbieter als auch die Veranstalter unterliegen den deutschen Datenschutzbestimmungen", sagt Michael Braetsch. In der Praxis sei das selten ein Problem: "Wenn ich die AGBs der Deutschen Bahn nicht akzeptiere, kann ich eben nicht mit der Bahn fahren. So ist das auch mit der Teilnahme an Veranstaltungen." 

Verhalten und Interesse von Teilnehmern messen

Wer als Veranstalter auf neue Lösungen fürs Teilnehmermanagement setzt, hilft damit nicht nur seinen Besucher und Ausstellern. Auch Veranstalter selbst erfassen damit einfacher Teilnehmer und können besser planen, zum Beispiel währenddessen: Wie viele Besucher sind schon da? Welche Vorträge werden besonders gut besucht? Oder nach dem Event: Welche Personengruppen waren in diesem Jahr wie stark vertreten? Welche Side Events waren besonders beliebt und wie hoch war die Aufenthaltsdauer? Bei der Bandbreite an technischen Möglichkeiten steht die Branche gerade erst am Anfang: "Wir arbeiten neben eigenen Entwicklungen oft mit Access Points von Cisco, die über das W-LAN-Netz der Veranstaltung funktionieren und das Verhalten von Besuchern oder Teilnehmern auswerten. Die Access Points messen sämtliche W-LAN-Geräte, auch dann, wenn Teilnehmer nicht ins W-LAN eingeloggt sind. Damit können Gastgeber Statistiken wie die Gehrichtung oder Aufenthaltsdauer in verschiedenen Bereichen der Veranstaltung live auswerten. Das gibt Veranstaltern von Messen oder Firmenevents mehr Möglichkeiten bei der Erfolgsmessung, Organisation und bei der Weiterentwicklung ihrer Formate", sagt Braetsch. 

Besucher-Bedürfnisse in den Mittelpunkt rücken

Der wichtigste Effekt von Teilnehmermanagement ist für Besucher der Komfort – kurze bis keine Wartezeiten sind dabei die eine Seite. Das Gefühl, trotz digitaler Technik vor Ort an allen Berührungspunkten des Events persönlich begrüßt zu werden, die andere. "Trotz aller Automatisierung darf der Besucher nicht das Gefühl bekommen, nur eine 'Nummer' zu sein", warnt Eventexperte Michael Braetsch.

Aussteller profitieren von reibungslosem Lead-Management und neuen Möglichkeiten in der Kunden-Ansprache, während und vor allem nach dem Event. Wenn die Messe selbst noch kein entsprechendes System einsetzt, können Aussteller selber aktiv werden, rät Braetsch: "Dann muss man prüfen, ob die Gäste prinzipiell schon entsprechende Namensschilder mit eigener ID bekommen, die man elektronisch tracken kann. Oft ist es dann möglich, dass Aussteller im Nachhinein ihre eigenen Erhebungen mit den Teilnehmer-IDs der Messe-Datenbank abgleichen." Die Messen selbst seien dabei in der Regel kooperativ: Schließlich wollen sie Ausstellern möglichst viele Features bieten, um sie auch für die nächsten Jahre zu binden.