Ein guter Einkäufer denkt strategisch wie der Chef
Während der Ausbildung und in den ersten Jahren der Berufspraxis eignet sich der Einkäufer das Know-how für den Beruf an. Er muss zunächst die innerbetrieblichen Strukturen und wichtigen Ansprechpartner kennenlernen, um den Bedarf an verschiedenen Produkten zu erfassen und zielgerichtet einzukaufen. In größeren Unternehmen unterteilt sich deshalb die Einkaufsabteilung auch in einen strategischen und einen operativen Einkauf.
Der strategische Einkäufer beurteilt die Lieferanten, wählt diese aus und verhandelt mit ihnen über Konditionen und Preise. Der operative Einkäufer hingegen betreut das Alltagsgeschäft. Er wickelt nicht nur die Bestellungen ab, sondern überwacht auch die Lagerbestände und die Mengenplanung. Einkäufer, die aus der operativen in die strategische Abteilung wechseln wollen, können beispielsweise in Rhetorikkursen ihr Verhandlungsgeschick schulen lassen. Trotz Fortbildungsmöglichkeiten brauchen Einkäufer aber dennoch eine wichtige Eigenschaft als Grundvoraussetzung, nämlich „ein Herz für den Einkauf“, wie Marco Knuist, Chefeinkäufer bei der Wincor Nixdorf AG formuliert.
Ein guter Einkäufer weiß: Vorbereitung ist die halbe Miete
Gute Menschenkenntnis und Verhandlungsgeschick reichen für erfolgreiche Abschlüsse aber nicht aus. Schließlich sitzen dem Einkäufer am Verhandlungstisch in der Regel hoch qualifizierte Vertriebsexperten gegenüber. Der Einkäufer muss für erfolgreiche Verhandlungen neben dem eigenen Unternehmen auch die Beschaffungsmärkte kennen. Der Grund: Besteht hier eine große Konkurrenz unter Anbietern gleichwertiger Waren, lassen sich für den Einkäufer leichter Sonderkonditionen aushandeln.
Das juristische Know-how: Was müssen Einkäufer können?
Juristisches Basiswissen ist für den Einkäufer insofern notwendig, als das Ergebnis der Verhandlungen in einem Vertrag fixiert werden muss. In der Praxis werden jedoch häufig von Musterverträgen abweichende Vereinbarungen getroffen, die auch juristisch sauber formuliert sein müssen. Das betrifft zum Beispiel Bonus-/Malus-Regelungen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Im Zweifelsfall muss der Einkäufer die Rechtsabteilung zurate ziehen. Das juristische Fachwissen, etwa wenn es um das Ausformulieren von Verträgen gehört, zählt nämlich nur am Rande zu den Kernkompetenzen eines Einkäufers.
Kernkompetenz guter Einkäufer: Termine im Blick behalten
Mit dem Vertragsschluss ist die Tätigkeit des Einkäufers noch nicht abgeschlossen. Er muss Liefer-, Gewährleistungs- und Kündigungsfristen im Auge behalten. Da Lieferverträge meist nur für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden, sollte der Einkäufer immer informiert sein, welche Verträge eventuell verlängert, nachverhandelt oder neu abgeschlossen werden müssen. Grundlage dafür ist eine lückenlose Dokumentation. Das gilt insbesondere, wenn in der Einkaufsabteilung mehrere Personen beschäftigt sind. Hier muss jeder Kollege, etwa im Fall einer Krankheitsvertretung, die Aufgabe ebenso gut erledigen können.
Der Einkäufer als Manager
Weil jedes Unternehmen bestrebt ist, die Lagerbestände möglichst niedrig zu halten, muss der Einkäufer auch Managerqualitäten beweisen. Was Einkäufer hier beherrschen müssen, sind vor allem Liefer- und Risikomanagement.
Ersteres ist besonders in der Zusammenarbeit mit den sogenannten Kernlieferanten erforderlich. Hier sollten alle wichtigen Lieferparameter regelmäßig erfasst und gegebenenfalls verbessert werden. Dafür ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit dem Einkauf notwendig. Durch die regelmäßige und konsequente Beobachtung der Lieferparameter lassen sich gemeinsam mit dem Lieferanten Verbesserungen entwickeln, sodass für beide Seiten eine Win-win-Situation entsteht.
Ein qualifiziertes Risikomanagement rundet das Profil des Einkäufers ab. Dies ist notwendig, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren. Beispielsweise kann der Lieferant durch eine Umweltkatastrophe oder einen Bürgerkrieg in einer fernen Region plötzlich von wichtigen Rohstofflieferungen abgeschnitten sein. Auf derartige Unwägbarkeiten sollte der Einkäufer also vorbereitet sein, um das eigene Unternehmen nicht zu gefährden.
Der Einkäufer ist einer der Garanten für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Neben kaufmännischem und juristischem Wissen braucht er eine große Portion Menschenkenntnis und Verhandlungsgeschick, um erfolgreich arbeiten zu können. Wenn es um die Frage geht: „Was macht einen guten Einkäufer aus?“, lässt sich sagen, dass er im Grunde agieren muss wie ein Unternehmer. Er verhandelt mit hoch qualifizierten Profis und benötigt für die Prozessoptimierung auch Feedback aus anderen Abteilungen des Unternehmens.