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Digitalisierung des Mittelstandes

Collaboration Tools als Kommunikationslösung für dezentral arbeitende Teams

Mehr Produktivität und Effizienz bei vergleichsweise geringen Kosten: Cloud-basierte Collaboration Tools und Instant Messenger für den professionellen Einsatz laufen traditionellen Kommunikationsmitteln weiter den Rang ab. Waren es in der Vergangenheit ausschließlich finanzstarke Großkonzerne, die neben E-Mail und Telefon zusätzlich Videokonferenz-Systeme für die Kommunikation einsetzten, sind Programme wie Yammer, Slack & Co. heute für Firmen jeder Größe interessant. Doch welche Chatsoftware ist die richtige? Und wie sieht es mit Datensicherheit und Bedienung aus? Wir haben innovative Team-Kommunikationslösungen für Sie unter die Lupe genommen. 

Team-Kommunikation in Unternehmen: Collaboration Tools im Vergleich

Wussten Sie, dass der richtige Einsatz von sozialen Technologien in Unternehmen die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigern kann? Wer auf Social Collaboration Tools zur Kommunikation zwischen dezentral arbeitenden Teams und Home-Office-Mitarbeitern verzichtet, gehört schnell zu jenen Unternehmen, die jährlich insgesamt rund 900 Milliarden US-Dollar verschenken.

Dennoch nutzen nur fünf Prozent aller deutschen Unternehmen intensiv cloud-basierte Collaboration Tools. Umso wichtiger, dass Sie sich für die Zukunft rüsten und sich jetzt über die Vor- und Nachteile der verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Collaboration Tools informieren: 

Skype – der etablierte Klassiker

Der 2003 etablierte Instant-Messaging-Dienst unterstützt neben dem grundlegenden Nachrichtenaustausch einfach zu bedienende Funktionen wie Videokonferenzen, IP-Telefonie, Dateiübertragung und Screen Sharing. Praktisch ist die Verknüpfung von Skype for Business mit Office 365: Konferenz-Termine legen Sie einfach in Outlook an, spontane Konversationen starten Sie direkt aus anderen Anwendungen wie Word und PowerPoint heraus. Für Teams mit bis zu 25 Personen gibt es eine kostenlose Version. Die Enterprise-Variante unterstützt Online-Meetings mit maximal 10.000 Teilnehmern. Die Einwahl ist über fast jedes Endgerät möglich.

Gegen normale Angreifer ist Skype relativ gut geschützt. Beim Austausch sicherheitsrelevanter und geschäftskritischer Informationen raten Experten jedoch von einer Nutzung ab. Das Fraunhofer-Institut für Eingebettete Systeme und Kommunikationstechnik sieht eine gravierende Sicherheitslücke: Theoretisch ist die Kommunikation aufgrund der dortigen Verbindungs-Knotenpunkte von berechtigten Dritten bei Microsoft einsehbar. 

Slack – das Trend-Tool

Das chat-basierte Cloud-Collaboration-Tool Slack hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend im Business-Sektor etabliert. Vor allem bei Start-up-Unternehmen ist das Programm für seine Integration beliebt. Vorteilhaft ist seine einfache Bedienung: Eine Softwareinstallation ist nicht zwingend notwendig. Bei Bedarf legen Sie verschiedene Chaträume für unterschiedliche Teams, Themenschwerpunkte oder Aufgabenbereiche an. Direkte Chats zwischen mehreren Personen sind ebenfalls möglich. Dienste und Apps wie E-Mail, Google Drive, GitHub, Dropbox, PayPal, Twitter und Trello lassen sich einfach einbinden.

Der Datenschutz von Slack basiert auf im Vergleich zu europäischen eher schwachen US-Standards. Eine zuverlässige Verschlüsselung bietet die Software nicht. Vertrauliche Informationen wie Kundendaten und Passwörter, Bankverbindungen oder Entwürfe sollten Sie nicht über Slack versenden. Das Programm unterliegt dem Patriot Act, wodurch US-Behörden theoretisch Zugriff auf die Kommunikation nehmen können. 

Yammer – die praktische Office-365-Integration

Microsofts Yammer gilt als „Facebook für Unternehmen“ und ist nahtlos in Office 365 integriert. Eine einfache Bedienung durch Verbindungsmöglichkeiten zu weiterer Microsoft-Produktivitätssoftware wie Word und Excel macht das Programm bei Unternehmen beliebt. Interessant: Auch Kunden und Lieferanten können Sie in die Konversationen einbinden.

Yammer erfüllt grundlegende Sicherheitsstandards. Verbindungen werden über SSL/TLS geschützt. Es gibt getrennte Anwendungs- und Datenserver. Yammer wird jedoch mit Office 365 in der US-basierten Microsoft Cloud gehostet. US-Behörden haben theoretisch Zugriff auf die Kommunikation. 

Weitere Collaboration Tools im Überblick

  • HipChat: Moderne Chat-Lösung für Collaboration und Kommunikation, ähnelt im Funktionsumfang Slack.
  • Chatter: Funktionalität an Yammer angelehnt, die Bedienung ist schlicht und einfach gehalten.
  • Mattermost: Open-Source-Lösung für experimentierfreudige Unternehmen mit eigener IT-Abteilung für Einrichtung, Verwaltung und Support.
  • Communote: Umfassende und flexible Social-Business-Lösung mit hervorragendem Funktionsumfang und Datenschutz nach deutschem Standard. Lässt sich auch auf firmeneigenen Servern betreiben.
  • Ryver: Relativ neu und in der Nutzung kostenlos. Funktionsumfang kommt fast an Slack heran.
  • Workplace by Facebook: Einfache Nutzung durch bekannte Facebook-Oberfläche

Das richtige Tool – die individuellen Ansprüche entscheiden

Und welches der genannten Tools für die Team Collaboration ist nun die beste Lösung für Sie? Eine Frage, die sich pauschal nicht beantworten lässt. Dafür sind die individuellen Ansprüche und Anforderungen jedes Unternehmens und Teams zu unterschiedlich.

Wer beispielsweise Office 365 in der Enterprise- oder Business-Fassung nutzt, erhält kostenlosen Zugriff auf das dort mittlerweile integrierte Yammer. Workplace by Facebook wiederum bietet die von Facebook gewohnte Nutzeroberfläche. Sicherheit und Datenschutz nach deutschem Standard bietet Communote. Und Slack steht für einen schnellen und für kleine Teams kostenlosen Einstieg sowie eine intuitive Bedienung.

  • Collaboration Tools steigern die Effizienz und Produktivität in Unternehmen.
  • Auf dem Markt ist eine große Auswahl an Collaboration Tools erhältlich.
  • Insbesondere Firmen mit dezentral arbeitenden Teams und Home-Office-Mitarbeitern profitieren von Tools für die Team Collaboration.
  • Die bekanntesten und am meisten genutzten Lösungen sind Skype, Slack und das mittlerweile in Office 365 integrierte Yammer.
  • Bei allen Collaboration Tools stellt sich die Frage nach Datenschutz und Sicherheit.
  • Europäische Anbieter sind aufgrund der vergleichsweise strengen EU-Datenschutzrichtlinien zu bevorzugen. 
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