Tipps & Tools zum dezentralen Projektmanagement

Mitglieder von Projekt-Teams können heute dezentral von unterschiedlichen Orten zusammenarbeiten. Eine große Hürde ist dabei die erfolgreiche Kommunikation und die richtige Aufgabenverteilung ohne Missverständnisse. Ob ein Projekt erfolgreich verläuft, entscheidet sich oftmals bereits in der Planungsphase. Die richtige Softwarelösung hilft bei der Planung und Umsetzung. Die Programme für das dezentrale Projektmanagement lassen sich in die Kategorien Planung und Kollaboration unterteilen. Softwarelösungen für die Planung beinhalten:

  • To-do-Listen,
  • Kalender,
  • Aufgaben-Management und
  • Meilensteine.

Programme für die Kollaboration beinhalten verschiedene Kommunikationswege wie

  • Chats,
  • Foren,
  • Messenger,
  • Whiteboards und
  • Cloud-Plattformen zum gemeinsamen Bearbeiten und Austausch von Dateien.  

Projektmanagement mit agilen Methoden wie Kanban oder Scrum

Das agile Projektmanagement eignet sich besonders gut im IT-Umfeld. Die Projektumsetzung erfolgt beim agilen Ansatz Schritt für Schritt, dabei setzt das Projektmanagement auf ein sich selbst organisierendes Team. Der agile Ansatz soll Projekte schneller, rationeller und mit optimaler Kommunikation abwickeln. Das Ergebnis sind bessere Produkte und Dienstleistungen. 

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Visualisierungsmethode, die aus der Autoindustrie stammt. Das Kanban-Board besteht aus den drei Spalten „zu tun“, „in Arbeit“ und „fertig“. Je nach Projekt können Sie eigene Spaltennamen vergeben. Bei dem Konzept geht es um die Abbildung des Prozesses von der Planung bis zur Umsetzung. Das Tool Trello hat zur Bekanntheit maßgeblich beigetragen. Große Stärke der Methode ist die Übersichtlichkeit. Wichtig: WIP-Aufgaben – Work in Progress – müssen begrenzt sein. 

Was ist Scrum?

Scrum stammt aus der Softwareentwicklung. Dabei handelt es sich um eine simple und flexible Methode, mit der sich kleine und hochkomplexe Projekte steuern lassen. Grundannahme des Konzepts: Es gibt kein fertiges Projekt, sondern nur Versionen, die für die Auslieferung fertig sind. Mit Fertigstellung einer Version ist ein Entwicklungszyklus abgeschlossen und ein neuer beginnt. Die Teams organisieren sich weitgehend selbst, zu Beginn geht es um das Festlegen von Ressourcen. Für Aufgaben legt das Projektteam eine Dauer fest. Eine gute Idee ist es, Aufgaben so weit aufzubrechen, dass der Zeitaufwand vergleichbar ist. Die Visualisierung der Aufgaben erfolgt übe das Scrum-Board. 

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Mit den folgenden Tipps stellen wir Ihnen ausgewählte Softwarelösungen für dezentrales Projektmanagement vor.

 

Tipp 1: Projektmanagement mit Trello

Projektmanagement

Abbildung: So sieht ein Trello-Board aus

Trello setzt auf Kanban, Sie erfassen das gesamte Projekt mit nur einem Blick. Durch das Verschieben von Karten zwischen den Listen zeigen Sie den Fortschritt an. Die Software lässt sich gut dezentral einsetzen und dem Projekt, Team und Arbeitsablauf anpassen. Trello ist kostenlos und Apps für Android und iOS stehen zum Download bereit. Bei komplexen Projekten mit Ressourcen-Management stößt die Software an ihre Grenzen. Gantt-Charts lassen sich mit einer Erweiterung, Power Ups genannt, erstellen. Was fehlt, ist eine Aufgabenzuweisung. Trello wurde von Atlassian übernommen, damit ist die Zukunft ungewiss.

 2. Wekan als Open-Source Alternative zur Trello

Wekan funktioniert wie Trello, sieht ähnlich aus und ist Open-Source. Sie erstellen mit der Software private und öffentliche Tafeln für einzelne Mitarbeiter oder Teams. Die Karten lassen sich komfortabel per Drag&Drop verschieben. Zusätzlicher Pluspunkt: Wekan ist zu Sandstorm kompatibel. Dabei handelt es sich um eine Art Betriebssystem für die Installation dezentraler Web-Apps. Ihr Vorteil ist ein solides Maß an Sicherheit vor Spionage.

 3. Asana ist besonders bei Start-ups beliebt

Die Software Asana ist bei Facebook und Unternehmen wie Pinterest und Dropbox im Einsatz. Herzstück sind drei Spalten. Auf der linken Seite sehen Sie aktuelle Projekte, in der mittleren die Aufgaben und rechts wichtige Detailinformationen. Große Mengen an Informationen lassen sich auf diese Weise übersichtlich darstellen. Für Teams bis zu 15 Mitgliedern ist die Software kostenlos. Asana lässt sich leicht an vorhandene Scrum-Praktiken anpassen. 


4. Open-Source-Lösung: OpenProject mit Scrum-Plugin

Projektmanagement

Abbildung: OpenProject für dezentrales Projektmanagement mit Scrum-Teams 

Die Software OpenProject ermöglicht den Einsatz agiler Methoden und Scrum-Teams. Neben dem Scrum-Plugin lassen sich Controlling- und Meeting-Plugins installieren. Weitere Funktionen sind der Meilensteinplaner, ein Wiki, eine Zeiterfassung und ein Dokumenten-Management.

Weitere interessante Tools für das dezentrale Projektmanagement:

  • Basecamp mit terminierbaren To-dos und Meilensteinplanung
  • Open-Atrium als weitere Open-Source-Alternative
  • Wunderlist „Made in Germany“ für einfache Listen und Aufgaben
  • Google Drive zum zeitgleichen und versetzten Bearbeiten von Dokumenten

Dezentrales Projektmanagement mit agilen Methoden wie Kanban oder Scrum

Für das dezentrale Projektmanagement stehen Ihnen neben verschiedenen Tools zur Kommunikation praktische Lösungen für die Organisation und Aufgabenverteilung zur Seite. Die vorgestellten Tools sind für kleine Teams kostenlos und bedienen die unterschiedlichen Ansätze. Die Webseiten der Anbieter informieren im Detail. Probieren Sie die Programme aus und optimieren Sie Ihr Projektmanagement.

  • Projektmanagement mit der Visualisierungsmethode Kaban ist besonders übersichtlich, die Bedienung einfach. Bei sehr komplexen Projekten stoßen die Tools an ihre Grenzen.
  • Projektmanagement nach der Scrum-Methode ist besonders gut für komplexe Projekte und kreative Teams geeignet. Die Methode stammt aus der Softwareentwicklung.
  • Die hier vorgestellten Tools sind für kleine Teams kostenlos und vereinfachen das dezentrale Projektmanagement.