Alles wird neu: die digitale Revolution im Einkauf

    Das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML prognostiziert schon heute in einer Vorstudie zur Digitalisierung des Einkaufs: Operative Einkaufsprozesse können nahezu komplett digitalisiert werden bis hin zur Autonomisierung. Der strategische Einkauf steuert und überwacht diese Prozesse dann nur noch.

    So wird sich das Berufsbild des Einkäufers drastisch verändern und er benötigt völlig neue Kompetenzen und neues Know-how. Es ist bereits möglich, den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsermittlung über die Preisgestaltung bis zur Qualitätskontrolle zu automatisieren. Und doch arbeiten viele Unternehmen vor allem im Mittelstand noch auf herkömmliche Weise: Sie bestellen per Fax, Telefon oder E-Mail, dokumentieren Ein- und Ausgänge auf Papier – und verlieren so wertvolle Zeit, Geld und Möglichkeiten, die Prozesse zu straffen und zu beschleunigen.

    Digitalisierung ist ein Muss

    Die Frage für die Unternehmen lautet nicht, ob sie den Weg mitgehen, sondern wie. Denn auf althergebrachte Wege zu setzen, steht dem Fortschritt im Weg – und früher oder später verlieren Sie den Anschluss, wenn Sie nicht mit der Zeit gehen. Erste Schritte sind bereits getan, allerdings vor allem bei großen Unternehmen. Automatisierte Lagerbestellungen, die vom Einkäufer lediglich kontrolliert werden, sind hier schon an der Tagesordnung. Auch Programme, die Ausschreibungen digital abbilden und Fortschritte des Ausschreibungsprojekts genau verfolgen und auswerten, gibt es bereits.

    Vorreiter Großunternehmen

    Während in weiten Teilen des Mittelstands die Bestellung per Fax noch manuell im Lager kontrolliert wird, arbeiten andere mit einer ERP-Software, die an das Warenwirtschaftssystem angebunden ist. Eingehende Ware wird gescannt und automatisiert an das System übermittelt. Der Einkäufer hat zu jeder Zeit den Überblick über den Warenbestand, Routineaufgaben wie Neubestellungen häufig benötigter Ware, Buchungen von Wareneingängen und -entnahmen erledigt die Software selbstständig.

    Woran liegt es, dass in KMUs Prozessen wie diesen noch Misstrauen entgegengebracht wird? Zum einen ist es schlicht und einfach Unwissenheit: Viele Chefs kennen die Möglichkeiten der digitalen Technologien nicht und haben oftmals Vorbehalte in puncto Datenschutz. Zudem scheuen sie hohe Kosten und den Aufwand, der die Implementierung neuer Lösungen nun mal mit sich bringt. Doch sie sparen hier am falschen Ende. Denn digitalisierte Beschaffungslösungen sparen letztendlich Zeit – und damit viel Geld. Nicht zu unterschätzen ist auch die Gefahr, durch die Nutzung veralteter Technik Kunden und Partner zu verlieren, die bereits auf digitale Lösungen umgesattelt haben.

    Quotation mark

    Operative Einkaufsprozesse können nahezu komplett digitalisiert werden bis hin zur Autonomisierung. Der strategische Einkauf steuert und überwacht diese Prozesse dann nur noch.

    Keine Angst vor Digitalisierung

    Viele fürchten auch, dass ihre geschätzten persönlichen Beziehungen im Zuge der Digitalisierung verloren gehen. Das ist vor allem im Mittelstand der Fall, der klassischerweise gerne mit bewährten Partnern agiert. Doch keine Angst: Allen Prognosen zufolge soll das nicht der Fall sein. Technologien ersetzen keine persönlichen Beziehungen, stellt die Einkaufsstudie des Fraunhofer-Instituts IML fest. Im Gegenteil: Obwohl die digitale Kommunikation einfacher und schneller ist, ist sie doch nicht unbedingt besser. Und so kommt persönlichen Gesprächen noch immer höchste Bedeutung zu. Eines allerdings leistet sie in jedem Fall: Sie ist schneller und so haben Einkäufer mehr Zeit, sich ums Netzwerken und um Verhandlungen zu kümmern.

    Die neue Rolle des Einkäufers

    Hier zeigt sich bereits, dass die Rolle des Einkäufers sich im Zuge der Digitalisierung signifikant verändern wird. Er nimmt eher die Position des Controllers ein, steuert und überwacht die digitalen Prozesse und muss sich so auch ein technisches Know-how zulegen und dieses regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. Das sind in der Tat Herausforderungen, die allerdings für den Einkauf wie für das gesamte Unternehmen mehr Chancen als Risiken bergen und das Beschaffungsmanagement radikal verändern werden.

    Digitalisierung ist keine Option, sondern ein Muss. Im Zuge von Industrie 4.0 – der Automatisierung der Produktionsabläufe – geht auch der Einkauf neue Wege. Das Beschaffungsmanagement ist bereits heute in Teilen automatisiert und wird in Zukunft, zumindest was Standardabläufe angeht, vollständig digital. Dem Einkäufer kommt damit eine neue Rolle zu: Er überwacht und steuert und er ist nach wie vor für die persönlichen Beziehungen mit seinen Kunden und Partnern zuständig.

    • Die Digitalisierung des Einkaufs optimiert die Abläufe, spart Zeit und Kosten.
    • Die Aufgaben des Einkäufers verändern sich: weg von analogen Abläufen, hin zu Steuerung und Kontrolle.
    • Digitalisierung ist ein Muss – wer nicht mitmacht, verliert den Anschluss.
    • Der Mittelstand hinkt hinterher: Automatisierte Beschaffungslösungen sind noch eine Sache der Großunternehmen.