Online-Meeting-Tools

Digitalisierung des Mittelstandes

Kosten senken und Produktivität steigern mit leistungsfähigen Online-Meeting-Tools

Bei Besprechungen, Präsentationen oder Vorstellungsgesprächen stoßen Telefonkonferenzen schnell an ihre Grenzen – ganz anders bei Online-Meetings. Die sparen nicht nur Kosten für Reisen, Raummieten oder die Organisation von Besprechungen. Virtuelle Meetings machen Abteilungen auf Distanz oft produktiver und sind Grundlage für attraktivere Arbeitsplatzmodelle wie Home Office. Hier finden Sie eine Liste beliebter Tools für Online-Meetings. 

1. Skype – für das spontane Video-Meeting

Seit es Skype gibt, rufen Studenten ihre Eltern nicht mehr an, sondern melden sich aus aller Welt per Video daheim. Der kostenlose Service empfiehlt sich auch als einfaches Meeting-Tool. Allerdings muss jeder Teilnehmer einen persönlichen Skype-Account besitzen. Weil keine Einladungsfunktion integriert ist, eignet es sich hauptsächlich für spontane Meetings. Skype erlaubt Gruppenanrufe für bis zu 25 Teilnehmer und Gruppen-Videoanrufe für bis zu fünf Teilnehmer. Indem Nutzer Fotos, Videos oder andere Dateien einfach in den Chat ziehen, ist ein einfacher Dateien-Austausch möglich. Teilnehmer können auch den eigenen Bildschirm untereinander teilen. In kleiner Runde können so zum Beispiel Präsentationen online gehalten werden. 

2. Microsoft Lync Online

Das Microsoft-Tool gibt es in Verbindung mit dem Cloud-Paket Office 365. Wer an einem Online-Meeting teilnehmen will, muss davor die Software installieren. Über eine Messenger-Funktion können Nutzer spontan Konferenzen einberufen. Nachteilig ist die komplexe Installation. Microsoft rät, diese von zertifizierten MS-Partnern erledigen zu lassen. Für kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Nutzern kostet das Tool monatlich 5,25 Euro pro Benutzer. 

3. Citrix GoToMeeting

GoToMeeting überzeugt durch seine einfache Installation und intuitive Handhabung. Über Google Kalender oder MS Outlook kann der Moderator Konferenzen planen oder auch per Desktop-Anwendung spontan starten. Citrix ermöglicht das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Der Moderator entscheidet über die Freigabe von präsentierten Bildschirminhalten und kann auch die Kontrolle über Maus oder Tastatur an andere Teilnehmer abgeben. Ebenso können andere Teilnehmer Moderatoren-Rechte erhalten. Citrix läuft auf PC, Mac, iPhone, iPad und Android-Geräten. Es kostet für bis zu 25 Teilnehmer 39 Euro pro Monat und Organisator. Optionen für bis zu 100 Teilnehmer sind verfügbar. Zum Ausprobieren bietet Citrix eine kostenlose Testversion. 

4. Cisco WebEx

Cisco ist einer der ältesten Anbieter auf dem Markt der Konferenz-Software. WebEx zeichnet sich durch eine überragende Funktionalität aus. Nutzer können in Konferenzen einfach zwischen dem Whiteboard und eigenen Dateien wechseln, Dokumente austauschen oder Kommentare einfügen. Der Moderator kann Konferenzen aufzeichnen und wiedergeben, während sich Teilnehmer per Computer, Smartphone oder Tablet in den virtuellen Meetingraum einklinken können. Die Bilder der Video-Teilnehmer erscheinen neben dem Whiteboard oder hervorgehoben im Vollbild-Modus. Es gibt eine kostenlose Basis-Version für Konferenzen mit bis zu drei Teilnehmern. Damit kann man aber keine Dateien oder Dokumente teilen. Die Premium-Version von WebEx kostet monatlich zwischen 19 Euro (für bis zu acht Teilnehmer und einen Moderator) und 69 Euro (für bis zu 100 Teilnehmer und neun Moderatoren). WebEx eignet sich für Windows, Mac und Linux gleichermaßen wie für iOS, Android und Blackberry. 

5. Adobe Connect

Das Tool von Adobe überzeugt durch seinen Umfang und seine Übersichtlichkeit. Durch seinen modularen Aufbau mit Plug-ins kann es wie kein anderes Konferenz-Werkzeug an die spezifischen Bedürfnisse eines Online-Meetings angepasst werden. Das erhöht allerdings den Aufwand bei der Installation. Im Gegensatz zu anderen Systemen verspricht Adobe eine unbegrenzte Anzahl von Video-Chat-Teilnehmern über deren Webcams. Der Moderator kann den Zutritt zum virtuellen Meeting-Raum individuell freigeben. Einladung und Start von Konferenzen geschehen einfach aus Outlook heraus. Die monatliche Lizenz für bis zu 25 Teilnehmer kostet 55 Dollar (rund 50 Euro) pro Monat und Moderator (Jahreslizenz 540 Dollar, rund 500 Euro). Bis zu neun Moderatoren sind möglich. Alternativ gibt es auch ein Modell für bis zu 500 Teilnehmer für 0,32 Dollar pro Minute und Nutzer. 

6. Spreed Meeting

In seiner Basis-Version ist Spreed Meeting ein kostenloses Tool für Konferenzen mit bis zu drei Teilnehmern und einer Meeting-Dauer von 90 Minuten. Teilnehmer haben ein gemeinsames Whiteboard und können ausgetauschte Dokumente als PDF herunterladen. Funktionen für Video-Konferenzen sind dagegen nur eingeschränkt verfügbar. In der Version "Event" kostet Spreed Meeting 19,90 Euro und erlaubt eine Konferenzdauer bis zu zehn Stunden. Die Version "Meeting" eröffnet eine unbegrenzte Anzahl von Meetings. Bei beiden Alternativen werden 18 Euro pro Jahr für jeden weiteren Nutzer fällig. 

7. FastViewer

In der Diskussion um Datensicherheit und die "Safe Harbor"-Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes ist es für manche Unternehmen ausschlaggebend, dass FastViewer ein deutscher Anbieter ist. Das Tool wird von einer Siemens-Tochter betrieben. Es wurde auch wegen seines hohen 256-Bit-Verschlüsselungs-Standards vom TÜV zertifiziert. Für geplante und spontane Online-Meetings bringt es die Funktionen Screen-Sharing, Whiteboard, Chat und Dateienübertragung mit. Der Moderator kann individuelle Meeting-Profile anlegen und verwalten. Über diese Profile steuert er die Funktionen der einzelnen Meetings. Durch Aktivierung der Webcams sind Videokonferenzen möglich. Die Lizenz für einen Online-Konferenzraum und Sitzungen mit bis zu 100 Teilnehmern kostet 38 Euro pro Monat oder einmalig 979 Euro zuzüglich Wartungskosten. Mit einem Prepaid-Paket für 90 Euro sind beliebig viele Konferenzen für insgesamt 600 Minuten möglich. 

8. Team Viewer

Auch Team Viewer ist ein deutscher Anbieter. Das browserbasierte Tool benötigt den Flash Player. Über Outlook lassen sich Konferenzen planen und spontan einberufen. Videokonferenzen sind möglich. Viele Nutzer bemängeln jedoch die Bildqualität. Attraktiv ist das Tool aber wegen seiner kostengünstigen Lifetime-Lizenzen zum einmaligen Kaufpreis. Die Version "Business" für 499 Euro erlaubt Konferenzen mit bis zu 15 Teilnehmern, "Premium" für 998 Euro bis zu 25 Teilnehmer. Die Version "Corporate" hat ebenfalls Platz für 25 Teilnehmer und kostet 1990 Euro, allerdings stehen hier bis zu drei Meeting-Kanäle gleichzeitig offen. 

9. Click Meeting

Ein günstiger Anbieter für bis zu 1000 Konferenz-Teilnehmer ist die browserbasierte Software Click Meeting. Die intuitive Benutzer-Oberfläche zeichnet sich durch viele Funktionen aus. Der Moderator kann seinen eigenen Bildschirm teilen, aber ebenso Präsentationen oder gar YouTube-Videos einbinden. Er kann während der Konferenz Umfragen erstellen und direkt auswerten lassen. Auch Videokonferenzen sind möglich. Das Tool erfordert den Flash Player und läuft auf Windows, Mac, Linux, iOS, Android und Blackberry. Click Meeting kostet für bis zu 25 Teilnehmer 30 Dollar (rund 27 Euro) monatlich. Für 500 oder gar 1000 Teilnehmer beträgt der Preis 160 beziehungsweise 280 Dollar (rund 150 oder 260 Euro) pro Monat. 

10. join.me

Als einfaches und günstiges Tool für Online-Meetings empfiehlt sich auch join.me. In der kostenfreien Version erlaubt es Konferenzen mit bis zu zehn Teilnehmern, davon bis zu fünf per Video. Bildschirmfreigabe, vier Whiteboards und Datei-Übertragung gehören zur Basis-Leistung. In den Paketen "Pro" (13 Euro monatlich) oder "Enterprise" (15 Euro monatlich) sind bis zu 50 oder gar 250 Teilnehmer und bis zu zehn Videofeeds möglich. Diese Komfortpakete bieten viele weitere Funktionen und bis zu fünf Terabyte Speicherplatz in der Cloud. Planung und Start von Online-Meetings laufen über ein Outlook-Plug-in. Auch join.me benötigt den Flash Player. 

Fazit

Webbasierte Software as a Service-Lösungen (SaaS) bieten den Vorteil, dass ihre Wartung und Aktualisierung keinen Aufwand in der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur erfordert. Komplexe Systeme für Video-Konferenzen können persönliche Meetings beinahe völlig ersetzen. Oft reichen auch schon einfache Video-Lösungen und Basisfunktionen für Moderatoren. Im Interesse der Datensicherheit sollten Unternehmer Systemen mit Hosting in Deutschland und hoher Verschlüsselung den Vorzug geben.

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