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Einkauf

Lieferantenintegration – gemeinsam Schritt für Schritt zu mehr Erfolg

Bei einer Lieferantenintegration arbeiten selbstständige Unternehmen zusammen an der Optimierung ihrer Prozesse und Strukturen, um diese zur Steigerung des Erfolgs möglichst gut aufeinander abzustimmen. Das kann mitunter im Detail durchaus ein hürdenreiches Unterfangen sein, nicht nur für die Einkaufsabteilung. Bei einer zielorientierten Umsetzung entsteht jedoch idealerweise eine Win-win-Situation für die beteiligten Marktpartner. 

Lieferantenintegration bedeutet, dass

  • alle beteiligten Akteure eine Bereitschaft zur Umsetzung von internen Veränderungen aufweisen müssen.
  • vielfältige Funktionsbereiche bei der Zusammenarbeit von Lieferanten und Abnehmern berücksichtigt werden müssen – von Einkauf und Produktionsplanung über Buchhaltung und Logistik bis hin zu IT sowie Forschung & Entwicklung.
  • Risiken im Vorfeld bedacht und adäquat gemanagt werden müssen.   

Welche Prozesse kommen für eine Lieferantenintegration in Betracht?

Lieferantenintegration beginnt dort, wo die eigenen Unternehmensgrenzen enden. Voraussetzung für eine funktionierende Einbindung externer Akteure in die eigenen Prozessketten ist deshalb eine Öffnung zu den ausgewählten Partnern hin. Ebenso muss die Bereitschaft zur Veränderung der internen Arbeitsabläufe, Denkweisen und auch der Kennzahlen-/Bonussysteme bestehen. 

Je nach Branche bestehen zahlreiche Möglichkeiten zur engen, langfristigen Zusammenarbeit mit Zulieferern. Wichtige Prozesse, die bei einer Lieferantenintegration berücksichtigt werden müssen, umfassen die folgenden Bereiche: 

  • Einkauf: Oftmals startet eine Lieferantenintegration aufgrund der naturgemäß bestehenden Kontakte im Einkaufsbereich, beispielsweise mit der Vereinbarung spezifischer Anlieferungsfenster oder Verpackungseinheiten bis hin zur vollverantwortlichen Lagerbewirtschaftung durch den Lieferanten. Das macht beispielsweise die vorausschauende Bereitstellung der mittel- bis langfristigen Produktions- und Absatzplanungen erforderlich.
  • Produktion: Reicht eine Lieferantenintegration bis in die Produktionsprozesse des Unternehmens hinein, entstehen im direkten Umfeld des Abnehmers vielfach sogenannte Lieferantenparks, zum Beispiel zur Realisierung einer Just-in-Time-Fertigung.
  • Forschung & Entwicklung: Noch weiter vorne im Wertschöpfungsprozess setzt eine Beteiligung der externen Partner bereits im Forschungs- und Entwicklungsbereich an. So können Zulieferer und Abnehmer in gemeinsamen Projektteams jeweils ihr spezifisches Know-how einbringen, Wissen bündeln und Synergieeffekte bei der Entwicklung neuer Produkte erzielen.
  • IT: Ein optimaler Informationsaustausch kann nur durch IT-Standards und die gemeinsame Nutzung entsprechender IT-Anwendungen gewährleistet werden.

Lieferantenauswahl und Zielfestlegungen als Erfolgsgrundlage

Wer eine Lieferantenintegration anstrebt, geht eine Bindung ein, die zuvor mithilfe von Stärken-/Schwächen-Profilen genau geprüft werden sollte. Eine derartige Analyse der aktuellen Qualität der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Lieferanten ist eine wichtige Basis für die spätere nutzbringende Kooperation. So können beispielsweise Handlungsfelder für die verschiedenen Projekte erkannt und mögliche Risiken bei der Gestaltung der Lieferantenintegration rechtzeitig berücksichtigt werden.

Ebenso von zentraler Bedeutung für eine funktionierende Lieferantenintegration ist die Vereinbarung der konkreten, messbaren Ziele der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit und der Harmonisierung der Prozesse, zum Beispiel 

  • Kostensenkungen,
  • Zeitgewinn,
  • Erreichung/Sicherung von Wettbewerbsvorteilen.  

Unbedingt empfehlenswert ist eine Dokumentation dieser Ziele anhand juristischer Vertragswerke, die unter anderem auch Exklusivitäts- und Geheimhaltungsklauseln für die einzelnen Wirtschaftsakteure enthalten sollten. 

Informationsfluss und elektronischer Datenaustausch – bidirektional!

Zwischen den Marktpartnern geteilte Informationen schaffen Transparenz und bilden so die Grundlage der effizienten Kooperation von Zulieferern und Abnehmern. Je tiefer eine Lieferantenintegration geht, desto größere Bedeutung gewinnt der zeitnahe, umfassende und teils automatisierte Austausch von Informationen und Daten – sowohl auf der persönlichen Ebene als auch im Bereich der IT-Anwendungen.

Hinsichtlich der elektronischen Vernetzung profitieren Unternehmen vielfach von (Branchen-)Standards für Prozesse und Software-Systemen, die häufig definierte Schnittstellen beinhalten. Möglicherweise stehen auch Dritte/Dienstleister als zwischengeschaltete – in der Regel kostenpflichtige – Clearing-Stellen zur Verfügung.

Ebenso ist unter sämtlichen beteiligten Bereichen beider Marktpartner eine abgestimmte, rege Kommunikation auf den verschiedenen Ebenen für das Gelingen der Lieferantenintegration erforderlich. In der Anfangsphase wird es verschiedene Teilprojekte geben, die für eine ganzheitliche Koordination der Abläufe sorgen, Taktungen definieren und Zuständigkeiten klären. Und auch später gilt es beiderseitig, die operative Zusammenarbeit zu regeln, zu kontrollieren sowie weiter zu optimieren und darüber hinaus immer wieder mögliche auftretende Unstimmigkeiten und Konflikte zu lösen. 

Spezialisierte Dienstleister unterstützen die Lieferantenintegration

Sofern Unternehmen noch keine eigenen Erfahrungen bei der Lieferantenintegration gemacht haben oder nicht über die notwendigen (Projekt-)Kapazitäten verfügen, können Beratungsunternehmen hinzugezogen werden. Sie verfügen über das entsprechende Know-how, bringen Methodenkenntnisse mit und können als neutrale Partner die Koordinationsaktivitäten der beteiligten Unternehmen systematisch begleiten beziehungsweise unterstützen. 

Wenn Unternehmen sich darauf einlassen, über den eigenen Tellerrand hinaus zu denken, können durch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit große Erfolge erzielt werden. Auf die Dauer wird die Lieferantenintegration nur dann funktionieren, wenn auch der Abnehmer bereit ist, interne Veränderungen umzusetzen, und wenn der Zulieferer ebenso Vorteile aus der Kooperation ziehen kann (beispielsweise durch eine geringere Austauschbarkeit oder eine besondere, extern wirksame Qualitätsauszeichnung).

Auf beiden Seiten sind neben dem Einkauf beziehungsweise Verkauf zahlreiche Funktionsbereiche einzubeziehen: IT, Produktionsplanung/-steuerung, Logistik, Finanzbuchhaltung sowie Forschung & Entwicklung.

Wo es große Chancen gibt, existieren naturgemäß auch Risiken, die es zu managen gilt. Deshalb ist es empfehlenswert, bei der Umsetzung einer Lieferantenintegration Schritt für Schritt vorzugehen und zunächst Erfahrungen in kleineren, eher unkritischen Produktbereichen zu sammeln.

Ein gutes Fundament für eine zielgerichtete Kollaboration bietet immer eine professionelle Lieferantenbewertung bzw. -auswahl.

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