Dr. Stephan Hofstetter

Einkauf

Die Positionierung des Einkaufs im Unternehmen stärken

Dr. Stephan Hofstetter, Partner bei Kloepfel Consulting, empfiehlt eine proaktive Kommunikation und sechs Positionierungsfaktoren. 

Das Aschenputtel-Syndrom

Wer den wachsenden Anteil des Einkaufsvolumens von inzwischen rund 56,7% an der Wertschöpfung im verarbeitenden Gewerbe kennt, müsste schon längst von der Bedeutung des Einkaufs für die Wettbewerbsfähigkeit überzeugt sein. Dessen ungeachtet liegen in mittelständischen Unternehmen weiterhin wertvolle Renditeschätze verborgen. Vielen Einkäufern selbst mögen die potentiellen Wertbeiträge durchaus bewusst sein. Nicht selten hofft der Einkauf denn auch darauf, dass die Geschäftsführung eines Tages erkennen mag, welch wichtige Rolle der Einkauf doch für das Unternehmen spielen könnte. Leider erfüllt sich diese Illusion in der Praxis zu selten, als dass es ernsthaft zu empfehlen wäre, sich allzu stark darauf zu verlassen. Die Rolle als Partner auf Augenhöhe mit anderen Bereichen ist durchaus mit einem entsprechenden Selbstverständnis anzustreben. Sich in einer Zentrale zu isolieren oder sich auf die operative Beschaffung zu beschränken, scheint wenig zielführend zu sein. Wie gelingt es aber dem Einkauf, proaktiv das Potenzial als Margenmotor und Wertetreiber den Kollegen und Vorgesetzten rüberzubringen und die gewünschte Positionierung zu etablieren? 

6 Positionierungsfaktoren für den Einkauf 

Das Branding

Um den Einkauf im Unternehmen erfolgreich zu positionieren, muss dieser sich zunächst als eine eigene Marke verstehen. Das Einkaufsteam kann gemeinsam überlegen, welches Eigenbranding anzustreben und welches zu vermeiden wäre. Dabei mögen positive und negative Metaphern aus der Tierwelt oder die Anlehnung an Kernbotschaften begehrter und überholter Marken zur Illustration durchaus hilfreich sein. 

Die öffentliche Arena

Grundsätzlich ist die Eigen- und Fremdwahrnehmung im Unternehmen besser in Einklang zu bringen. Einen pragmatischen Denkansatz bietet das klassische „Johari-Fenster“, das 1955 durch die Sozialpsychologen Joseph Luft und Harry Ingham entwickelt wurde. Haben die Kollegen eine bestimmte Wahrnehmung vom Einkauf, die ihm selbst so nicht bewusst ist, so ist dies ein blinder Fleck. Ein Feedback wohlwollender als auch kritischer Stakeholder könnte helfen, diesen Fleck zu beleuchten. Wertvolle Beiträge für das Unternehmen, die einzig und allein den Insidern im Einkauf bekannt sind, können als Geheimnisse wenig zur Positionierung beitragen. Zu viele Erfolge und Potenziale bleiben „Geheimnisse“ des Einkaufs. Ein kurzer Monatsreport, ein Magazinblatt und eine Fokussitzung mit Stakeholdern böten einfache Plattformen zur Kommunikation. Erreichtes, das sowohl dem Einkauf wie auch den Kollegen aus anderen Geschäfts- und Fachbereichen bekannt ist, wird hingegen Teil einer öffentlichen Arena und stärkt die positive Wahrnehmung. Eine proaktive und intensivere Kommunikation mittels gängiger Instrumente sowie systematische Feedbacks von vor- und nachgelagerten Funktionen und Stakeholdern erweitern Schritt für Schritt die öffentliche Arena und bringen die Selbst- und Fremdwahrnehmung immer besser in Einklang. 

Proaktive Kommunikation

Wie gelingt es kommunikativ mit Leistungen und Potenzialen die gebührende Aufmerksamkeit der Kollegen und Vorgesetzten zu ergattern? Fachkonzepte und Strategien sollten den Stakeholdern möglichst knapp, anschaulich, verständlich und insbesondere transparent kommuniziert werden. Im Zuge dessen kann ein Warengruppen-Steckbrief die Inhalte auf das Wesentliche verdichten. Von Interesse dürfte das Beschaffungs- und Lieferantenportfolio einer Warengruppe sein. Eine überzeugende Beschaffungsstrategie, ein klarer Aktionsplan und ein Status-Update runden den „Plan“ ab. Verschafft man seinen Kollegen und Vorgesetzten derart einen transparenten Überblick, rückt auch das Ziel der optimalen Kommunikation einen Schritt näher. Ein monatlicher Einkaufsreport mit umgesetzten Leuchttürmen bietet eine positive Rückkopplung zum abgestimmten Plan. 

Chancen wahrnehmen

Erhält der Einkauf nun endlich die Chance seine Kompetenz für das eigene Unternehmen unter Beweis zu stellen, indem er einmal zum Kick-off für ein kritisches Projekt eingeladen wird, so muss der Einkauf diese Gelegenheit agil nutzen. Der Einkauf sollte analog zu einem Kinohelden einsatzbereit sein und die sich bietenden Chancen packen. Eine zugepflasterte Agenda, Ferienabwesenheit oder Überlastung durch das operative Tagesgeschäft wären eher Stolpersteine. Die Interessen unterschiedlicher Stakeholder sind zu klären, um diese differenziert abzuholen und einzubinden, sodass ein Projekt auf dem Erfolgspfad bleibt. Nicht immer stimmen die Interessen der Anspruchsgruppen mit denen des Einkaufs überein. Mit einer Nutzwertanalyse werden selbst divergierende Entscheidungskriterien im Kleeblatt transparent gewichtet und bewertet. Schließlich zeichnen sich Margenmotoren und Werttreiber neben fachlicher Kompetenz durch sozial-kommunikative Kompetenz aus, zumindest insgesamt über einen heterogenen Mix von Persönlichkeiten im Einkaufsteam. Dies fördert die Glaubwürdigkeit und Wertschätzung bei den Stakeholdern. 

Die Grundhaltung

Ein kritischer Aspekt ist eine positive Grundhaltung im Einkaufsteam. Sowohl das Selbstverständnis als auch die Einstellung zu anderen sollten positiv sein, um konstruktiv im Tandem mit einem Fachbereich zusammenzuarbeiten oder sich in funktionsübergreifenden Teams, sogenannten Kleeblättern, einzubringen. Eigene Überheblichkeit würde sicherlich die Zusammenarbeit erschweren, ebenso wie ein negatives Selbstbild. Die bekannte Transaktionsanalyse liefert hierzu wertvolle Tipps. 

Die Aufbruchsstimmung

Der Bau eines Schiffes wird einfacher, wenn die Erbauer von der weiten Welt träumen. Möchte der Einkauf etwas ändern, so sollte die oder der Verantwortliche diese Stimmung verkörpern und mit attraktiven und klaren Visionen begeistern. Das eigene Team möchte über eine Vision abgeholt werden. Gelingt es, im Einkauf eine Aufbruchsstimmung zu erzeugen und das Team mitzureißen, so bleibt die Dynamik  im Unternehmen nicht verborgen, bringt viel Goodwill ein und das Rad in Schwung.

Dr. Stephan Hofstetter

Dr. Stephan Hofstetter betreut als Partner bei Kloepfel Consulting Projekte zur Optimierung von Einkaufstrukturen und Beschaffungskosten in mittelständischen Unternehmen in der Region DACH. Herr Hofstetter verfügt über eine langjährige Erfahrung in der Beratung und in Führungspositionen im Einkauf sowie als Dozent in der Ausbildung angehender Einkaufsleiter-/innen. Promoviert hat er in Betriebswirtschaftslehre an der Universität St. Gallen.

 Zurück zur Übersicht