Personalstand ermitteln

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Personalstand: Wie finden Sie die perfekte Anzahl an Mitarbeitern?

Wussten Sie, dass Unternehmen mit einer guten Personalbedarfsplanung gegenüber Mitbewerbern im Vorteil sind? Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, den optimalen Personalstand für die Erfüllung der Aufgaben im Unternehmen zu finden. Unterschieden wird dabei zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Personalstand. Personalmanager müssen also Wochen und Monate vorausdenken. Das ist nur möglich, wenn die Verantwortlichen eng in die Entscheidungen der Unternehmensführung eingebunden sind.

Die direkte Kommunikation sichert die rechtzeitige Vorbereitung von Recruiting-Maßnahmen, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter und mögliche Verlagerung von Aufgabenfeldern. Neben der Kooperation mit der Unternehmensleitung müssen Personalbedarfsplaner auch künftige Entwicklungen auf dem Markt sowie Trends, die Auswirkungen auf den Personalbedarf haben können, beobachten und möglichst antizipieren. Personalplanung ist daher ein wichtiger Baustein der gesamten Unternehmensplanung. 

So ermitteln Sie den Personalbedarf

Um den Personalbedarf zu ermitteln, gehen Personalmanager üblicherweise in drei Schritten vor.

  1. Zur Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs errechnen die Personalverantwortlichen, wie viel Arbeitszeit aufgewendet werden muss, um die Aufgaben zu erledigen und die Unternehmensziele zu erreichen. In diese Rechnung fließen auch die geltenden Tarifverträge und andere gesetzliche Regelungen mit ein. Anschließend wird der Zeitaufwand in Arbeitskraft umgerechnet. Unterschieden wird hier zwischen dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf. Letzterer ergibt sich aus einer Reserve im Personalstand, die wegen Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankenstand immer einkalkuliert wird. In Summe ergeben Einsatz- und Reservebedarf den Bruttopersonalbedarf.
  2. Im zweiten Schritt wird der künftige Personalstand ermittelt, der üblicherweise geringer ist als der aktuelle Personalstand. Dies ist unter anderem bedingt durch Pensionierungen, Elternzeit und ähnliche Ausfallzeiten. Auch die Übernahme ehemaliger Auszubildender in ein festes Arbeitsverhältnis und die Rückkehr aus der Elternzeit werden in die Berechnung einbezogen.
  3. Abschließend wird der künftige Personalbedarf mit dem aktuellen Personalstand verglichen, woraus sich ein Überhang oder ein Bedarf ergibt.  

Methoden zur Berechnung des Personalstandes

Während der aktuelle Personalstand relativ einfach ermittelt werden kann, stellt die Berechnung des künftigen Personalstandes eine etwas schwierigere Aufgabe dar. Hier spielen neben der Entwicklung des Unternehmens auch Faktoren eine Rolle, die intern nicht beeinflusst werden können. Dazu gehören etwa die gesamtwirtschaftliche Entwicklung oder politische Umwälzungen in wichtigen Absatzmärkten. Für eine zuverlässige Voraussage des Personalstandes stehen Personalmanagern verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Die Trendexploration gilt, sofern ausreichend fundierte Zahlen aus der Vergangenheit vorliegen, als relativ sichere Methode. Hierbei werden die Erfahrungen aus der Vergangenheit in die Zukunft fortgeschrieben.
  • Ähnlich erfolgt die Berechnung nach der Analogieschlussmethode. Diese unterscheidet sich lediglich dadurch, dass der Trend zwischen zwei und mehr Zeitperioden fortgeschrieben wird.
  • Als relativ sicher gilt auch die sogenannte Kennzahlmethode. Dabei wird der Personalstand in Bezug zur Auftragslage, zum Produktionsstand und zum Umfang der Aufgaben gesetzt. Aus der Beziehung der Komponenten zueinander wird eine Kennzahl errechnet, die etwa die Produktivität der Arbeitskräfte angibt. Weil sich der erwartete Umsatz durch die Kennzahl in eine Beziehung zum Personalstand setzen lässt, kann dieser dadurch ebenfalls relativ einfach berechnet werden.  

Einfach und günstig: Schätzverfahren

Vor allem mittelständische Unternehmen bedienen sich gern verschiedener Schätzverfahren, weil diese sich einfach umsetzen lassen und keine hohen Kosten verursachen. Bei der oft genutzten Delphi-Methode sollen Führungskräfte mittels eines systematisch aufgebauten Fragebogens den künftigen Personalbedarf abschätzen. Anschließend wird eine Informationsanalyse erstellt. Auf dieser Basis geben die Führungskräfte eine präzisere Schätzung ab. 

Neben systematischen Schätzungen gibt es zudem einfache Schätzverfahren, um den Personalstand zu errechnen. Hierbei transferieren Führungskräfte ihre Erfahrungswerte aus der Vergangenheit in die Zukunft. Dieses Verfahren gilt jedoch als relativ unpräzise, weil es auch stark von subjektiven Elementen geprägt wird. Sinnvoll können Schätzverfahren dennoch sein, sofern alle Führungskräfte eingebunden werden. 

Für welchen Zeitraum soll der Personalstand geplant werden?

Für die Planung des Personalstandes wird zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zeiträumen unterschieden. Für welchen Zeitraum der Personalstand geplant wird, hängt von zahlreichen Faktoren, maßgeblich von der Branche und der Größe des Unternehmens, ab. Bei global agierenden Konzernen ist es nicht unüblich, den Personalstand über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren zu planen. Bei einem derartig langen Zeitraum sind die Ergebnisse allerdings äußerst unpräzise.

Fazit: Um anstehende Aufgaben erfüllen und Betriebsziele erreichen zu können, müssen Unternehmen ihren Personalstand vorausschauend planen. Sie nutzen dafür verschiedene Methoden, um frühzeitig auf die anstehenden Herausforderungen reagieren zu können.

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