Digitalisierungsdruck steigt - Unternehmen sind gefordert

Mit dem Jahreswechsel steigt die Anzahl der Bundesländer mit Pflicht zur E-Rechnung auf insgesamt vier:
 

  • Bremen
  • Baden-Württemberg
  • Hamburg
  • Saarland

Das heißt im Klartext, dass alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern in den genannten Bundesländern unterhalten, die Rechnungslegung umstellen müssen: Vorgeschrieben ist eine echte elektronische Rechnung, also ein klar strukturierter Datensatz. Dieser lässt sich in einem Format übertragen, das eine weitere elektronische und automatische Verarbeitung möglich macht. Die maßgeblichen Vorgaben wurden mit der EU-Richtlinie 2014/55 geregelt. Es reicht also keineswegs aus, herkömmlich erstellte Rechnungen als PDF-Datei abzuspeichern und zu versenden. Bei diesen handelt es sich de facto nur um digitalisierte Papierbelege, dies sich vom Empfänger nicht weiterverarbeiten lassen.

Auch wenn die Umstellung auf elektronische Rechnungen nur für die Unternehmen Pflicht wird, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, zieht die Digitalisierung der Buchführung weitere Konsequenzen nach sich: Es sind nämlich die komplexen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Diese Vorschriften setzen jedoch voraus, dass Unternehmen bereits eine belastbare und vorschriftsmäßige Buchhaltung aufgebaut haben und diese digitalisieren wollen - und hier gehen die Ansichten weit auseinander.

Große Vorbehalte: Wirtschaft schneidet bei Digitalisierung nur mäßig ab


Auch wenn die verschiedenen Bereiche wie Information & Kommunikation, Finanzwirtschaft, sonstige Dienstleistungen, Industrie, Verkehr, Bau und Handel in puncto Digitalisierung unterschiedlich gut aufgestellt sind, ergibt sich nur ein "befriedigend" als Gesamtergebnis. Den deutschen Unternehmen mangelt es jedoch nicht per se an Motivation, wie eine DIHK-Umfrage aus dem Februar 2021 ergab. Als größte Hemmnisse wurden demnach benannt:
 

  • 45% - Komplexität bei der Umstellung vorhandener IT-Systeme
  • 40% - große Investitionen notwendig
  • 38% - zeitliche Ressourcen zu knapp
  • 35% - Internet unzureichend
  • 32% - Belegschaft und Führungskräfte müssen weitergebildet werden
  • 30% - steigende Sicherheitsrisiken

Diese Vorbehalte sind durchaus ernst zu nehmen, lassen sich aber größtenteils mit einer umsichtigen Vorbereitung ausräumen.
 

Digitalisierung der Buchhaltung: Chancen und Risiken identifizieren und reagieren
 

Wie in allen anderen Unternehmensbereichen auch, eröffnet eine digitalisierte Buchhaltung ein interessantes Potenzial: Unternehmen können nicht nur ihre finanziellen Transaktionen in Sekundenschnelle und automatisiert auslösen, sondern profitieren vor allem davon, dass sie jederzeit einen optimalen Überblick zur Finanzsituation haben. Damit erhält insbesondere die Liquiditätssteuerung einen neuen Spielraum. Um diesen ausschöpfen zu können, sollten folgende Schritte im Vorfeld bedacht und umgesetzt werden:
 

  • Die Datenstrukturen, aber auch die Prozesse und vor allem die Verantwortlichkeiten sollten den digitalen Datenströmen entsprechend. Es ist wenig sinnvoll, wenn sich Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung darum streiten, wer für elektronische Kontoauszüge verantwortlich ist und im Ernstfall die Informationen aus dem Online-Banking umgeleitet werden müssen.
  • Sowohl interne als auch externe Partner sollten frühzeitig in die Digitalisierung der Buchhaltung involviert werden. Um reibungslose Abläufe zu gewährleisten, müssen Lieferanten einerseits ihre Rechnungen elektronisch senden, Kunden andererseits die Belege elektronisch empfangen können.
  • Zuständige Mitarbeiter müssen sowohl in Bezug auf die IT als auch die GoBD qualifiziert und vor allem dazu motiviert werden, die Veränderungen mitzutragen.
  • Neue Technik und Technologien sollten stringent und vor allem täglich genutzt und der Umgang selbstverständlich werden.
     

Fazit: Digitalisierung der Buchhaltung als Erfolgsfaktor verstehen

Auch wenn die Vorbehalte noch relativ groß sind, da die Digitalisierung insbesondere in der Buchhaltung einiges an Aufwand verursacht, geht kein Weg daran vorbei: Einerseits profitieren die Unternehmen selbst in mehrfacher Hinsicht, da sie effizienter arbeiten und jederzeit ihre Finanzen überblicken. Andererseits setzen immer mehr Geschäftspartner ein komfortables digitales Rechnungswesen - bis hin zur E-Rechnung - voraus. Fortschritt lässt sich nicht aufhalten.