Neue Technologien wirbeln gewohnte Prozesse durcheinander, das gilt auch für Einkäufer. Big Data stärkt die eigene Verhandlungsposition – wenn es eingesetzt wird. Robotik automatisiert Prozesse, was Kosten reduziert. Und Künstliche Intelligenz analysiert Verträge ebenso wie Verhandlungsstrategien.

Unternehmen können sich auf diese Welt entweder einlassen – oder sie bleiben zurück. Das ist die Botschaft der weltweit größten Einkaufsstudie „Spitzenleistung im Einkauf“ der Unternehmensberatung A.T. Kearney, im Original „Assessment of Excellence in Procurement".

Den Wandel anpacken, die Zukunft gewinnen

Wer den technologischen Wandel annimmt, hat beste Chancen, durch Procurement echte Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Fünf Felder benennt A.T. Kearney, auf dem die besten Unternehmen aktiv werden – oder es bereits sind:

  • der Einkauf wird als strategischer Partner positioniert
  • Transformation des Einkaufs durch digitale Technologien
  • Recruiting und Bindung hervorragender Talente
  • verbessertes Risikomanagement
  • gemeinsame Innovationen mit Lieferanten

Und nicht zuletzt wird der Beitrag des Einkaufs zur Performance des gesamten Unternehmens gemessen.

Faktoren für mehr Erfolg im Einkauf

Nur 7 Prozent von mehr als 5000 untersuchten Unternehmen gelten für A.T. Kearney als „Top Performer“. Sie generieren mit ihrem Einkauf eine dreimal so hohe Rendite wie der Durchschnitt und setzen dabei auf moderne Technologien und Analytics-Funktionen.

Wie wird man zu einem solchen „Top Performer“? Laut A.T. Kearney mit einem Dreiklang aus einem leistungsstarkem Kategorien- und Lieferantenmanagement und der damit wachsenden Team-Exzellenz.

Erstens: Kategorienmanagement sorgt für den Mehrwert

Versiertes Kategorienmanagement ist laut A.T. Kearney der wirkungsvollste Hebel zur Kostenreduzierung. Dieser Hebel generiere 73 Prozent des Mehrwerts im Einkauf – wenn man die richtigen Leute dafür beschäftigt: „Gute Einkäufer erlangen wichtige Einblicke in relevante Märkte, z. B. zu den Auswirkungen von Restrukturierungen bei Lieferanten, Initiativen von Wettbewerbern und technologischem Fortschritt“, heißt es in der Studie.

Es geht für Einkäufer darum, umfassendes Wissen zu sammeln und anschließend konsequent zu nutzen. Trends in den Beschaffungsmärkten sollten schnell erkannt werden, um die Unternehmensstrategie entsprechend zu schärfen und gezielt weiterzuentwickeln.

Zwar kennen alle Einkäufer die üblichen Instrumente wie Volumenbündelung, Lieferantenkonsolidierung, Nachfragereduktion, Kostenregressionsanalysen und professionelle Ausschreibungen, doch werden sie meist zu wenig konsequent umgesetzt, kritisieren die Unternehmensberater.

Zweitens: Mehr Biss im Lieferantenmanagement

Ähnlich klingt ihre Kritik über das Lieferantenmanagement: Es fehle oft der Biss. Das gelte vor allem beim Umgang mit etablierten Zulieferern: Hier sei es sinnvoll, weniger auf frühere Erfolge als in die Zukunft  zu schauen – und auf strategisch nützliche Partner zu setzen. „Alle Top Performer haben Ziele für Innovationen auf Lieferantenseite definiert, im Gegensatz zu nur 50 Prozent aller anderen Unternehmen“, heißt es in der Studie. Top-Unternehmen konzentrieren sich vier Mal häufiger auf Innovationen, um Produkteinführungszeiten zu verkürzen, sich vom Wettbewerb abzuheben, bessere Preise zu erzielen, Produkteinführungsrisiken zu minimieren oder komplett neue Lösungen an den Markt zu bringen.

Damit all das gelingt, managen „Top Performer“ ihre Lieferanten proaktiv. Dazu zählen effizientere Prozesse und Kriterien für die Auswahl und das Onboarding der Zulieferer, begleitet von einem ausgefeilten Vertragsmanagement. Ist die Zusammenarbeit angelaufen, wird sie in einem ständigen Prozess gemeinsam optimiert.

Die „Läuft doch alles“-Logik reicht nicht. Wer vorn liegen will, denkt auch darüber nach, was passiert, wenn’s schiefläuft. „Top Performer“ erörtern daher deutlich häufiger Risiken wie Betriebsausfälle bei Lieferanten, Naturkatastrophen, Probleme der Cybersicherheit und schwankende Rohstoffpreise – und bereiten sich entsprechend vor.

Drittens: Team-Exzellenz lebt von Wertschätzung

Warum sollte ein guter Einkäufer bei einem Arbeitgeber anheuern, der den Einkauf nicht schätzt? Ein gutes Team braucht Anerkennung. Bei den „Top Performern“ wird das Procurement für alle erkennbar geschätzt. Das zeigt sich nicht zuletzt daran, dass der oberste Einkäufer meist im Vorstand sitzt. Der Einkauf bringt sich bei den „Top Performern“ dreimal so häufig in Fragen der strategischen Planung oder der Produktentwicklung ein – davon profitiert das gesamte Unternehmen.

Dass ein derart geschätztes Procurement unter den kritischen Augen des Vorstands passiert, ist auch eine Form von Wertschätzung! Sie trägt ebenso zur Team-Exzellenz bei wie der umsichtige Umgang mit Einkäufern. Wer als Arbeitgeber seine Mitarbeiter weiterbildet und herausragende Leistungen fördert, kann für hohe Wertschöpfung im Einkauf sorgen.

In der Team-Exzellenz sieht A.T. Kearney einen „Katalysator“ für die Ausrichtung des Unternehmens und damit die Basis für nachhaltige Erfolge. Einkäufer würden Prozesse gestalten und implementieren, ebenso „Investitionen in Technologie, Talententwicklung und Performance Management“.

Die Zukunft gehört der Technologie

Hier schließt sich der Kreis. Denn um Team-Exzellenz zu erreichen, müssen die entsprechenden Talente rekrutiert werden – und die wollen attraktive Aufgaben. Solche Aufgaben bekommen sie von Unternehmen, die operative Routinen an die Technik  delegieren und von ihren Einkäufer strategischen Input wollen. Damit beides gelingt, sind digitale Technologien unverzichtbar.

Was für „Top Performer“ allmählich Alltag wird, ist ihren Wettbewerbern noch fremd. „Nur wenige der anderen Unternehmen haben, wenn überhaupt, begonnen, moderne Optionen wie Prozessautomatisierung mit Robotik oder Analysen komplexer Ausschreibungen und Award-Szenarien auszuprobieren“, heißt es in der Studie.

Wie gelingt der Sprung an die Spitze?

55 Prozent aller Unternehmen rangieren laut A.T. Kearney im „Mittelfeld“. Hier müsse der Einkauf erst noch beweisen, wie stark er zur Wertschöpfung beitragen kann. Das gelingt nur, wenn das Procurement sich als strategischer Partner innerhalb des Unternehmens begreift und die Schwerpunkte selbst entsprechend neu setzt und erweitert.

Gelingt dieser grundsätzliche Wandel, steht das Procurement in der Pflicht, verlässlich solide Ergebnisse zu erzielen, um die Akzeptanz und Anerkennung für diese neue Rolle des Einkaufs bei der Wertschöpfung zu verstärken und schließlich fest zu verankern. Erst danach werden die Einkäufer als strategische Partner ernstgenommen – und eingebunden. Als echte „Top Performer“.