Private Fahrten im Dienstwagen erfassen: Diese Möglichkeiten gibt es

Einkäufer sind viel im Dienstwagen unterwegs – denn der persönliche Kontakt zwischen Vertrieb und Einkauf ist immer noch ein entscheidender Aspekt für die gegenseitige Beziehung im B2B. Sofern diese Firmenwagen auch privat genutzt werden, können sie beim Finanzamt über die 1-Prozent-Regelung laufen. Dann muss der Fahrer monatlich pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil versteuern. Doch diese Methode ist in vielen Fällen ungünstig, da oft deutlich mehr Geld beim Finanzamt landet, als es durch die tatsächlich privat gefahrenen Strecken notwendig wäre.

Die Alternative: Ein Fahrtenbuch. Für jene, die tatsächlich überwiegend Betriebsfahrten unternehmen und ihren Firmenwagen wenig privat nutzen, lohnt sich die Dokumentation aus steuerlichen Gründen oft. Die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Strecken und die Anlässe der Fahrt müssen allerdings penibel erfasst werden. Das ist sowohl mit einem handschriftlichen als auch mit einem elektronischen Fahrtenbuch möglich.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Elektronische Fahrtenbücher gibt es in verschiedenen Varianten:

  • Navigationssysteme mit integriertem Fahrtenbuch
  • Stecker oder fest im Auto installierte Box
  • Fahrtenbuch-Apps
  • Fahrtenbuch-Software
  • Kombinationen aus den verschiedenen Varianten

Die Funktionsweise ist bei allen Lösungen ähnlich: Die meisten Tools zeichnen jede Fahrt über einen GPS-Empfänger auf. Im Anschluss muss der Fahrer die Fahrt in der App oder am Computer als privat oder beruflich klassifizieren und im beruflichen Fall den Anlass eingeben.

Vor- und Nachteile des elektronischen Fahrtenbuchs

Elektronische Fahrtenbücher werden immer beliebter. 
 

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Das mühsame und zeitaufwendige händische Ausfüllen des Fahrtenbuchs entfällt, da die entscheidenden Daten automatisch aufgezeichnet werden.
  • Einträge können nicht vergessen werden, die Gefahr von Unstimmigkeiten nimmt ab.
  • Für die steuerlichen Unterlagen lässt sich das Fahrtenbuch einfach als PDF exportieren.
  • Digitale Fahrtenbücher sind selbstlernend: Vorgeschlagene Ziele müssen nur noch bestätigt werden.
     

Den Vorteilen stehen folgende Nachteile gegenüber:

  • Nicht alle Varianten digitaler Fahrtenbücher entsprechen den steuerlichen Vorgaben.
  • Vergleichsweise hohe Anschaffungskosten und aufwendige Implementierung
     

Finanzamt stellt hohe Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher

Ein digitales Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es ordnungsgemäß geführt wird und manipulationssicher ist. Das heißt zum einen, dass nicht nur die Bewegung des Fahrzeugs festgehalten werden muss, sondern auch der Anlass einer jeden beruflichen Fahrt. Zum anderen muss eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten entweder ausgeschlossen oder zumindest für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Auch die exportierte PDF-Datei muss schreibgeschützt sein und darf keine nachträglichen Veränderungen erlauben. Zudem müssen die Aufzeichnungen für zehn Jahre gespeichert werden können.
 

3 Tools für das elektronische Fahrtenbuch

1. Kfz-Fahrtenbuch-App

Die Kfz-Fahrtenbuch-App für Android- und Apple-Geräte bietet ein rechtssicheres Fahrtenbuch für das Finanzamt sowie viele praktische Funktionen, wie eine Adressvervollständigung, Fahrtvorlagen oder eine Fahrzeugverwaltung. Fehlt der Anlass einer Fahrt, schickt das Fahrtenbuch eine Erinnerung. Die App funktioniert über automatisches Routing per GPS, die Daten lassen sich über Cloud-Anbieter synchronisieren. Kosten: ab 60 Euro pro Jahr.

2. Vimcar

Vimcar ist ein Softwareanbieter, der sich der digitalen Vernetzung von Firmenfahrzeugen widmet. Fahrten werden bei dieser Lösung ohne GPS-Empfang erfasst, da ein im Fußraum montierter Stecker den Kilometerstand direkt aus dem Auto ausliest und die Fahrt nach dem Parken in die Software überträgt. Mit einer App oder am Desktop kann der Anlass der beruflichen Fahrt im Anschluss nachgetragen werden. Kosten: ab 15,90 Euro pro Monat.

3. TravelControl

TravelControl funktioniert mit einer Hardware, die im Fahrzeug eingebaut wird und mit einer GPS-Antenne zusammenarbeitet. Eine Chipkarte speichert die Fahrdaten, die der Nutzer am Desktop auslesen kann. Der Anbieter verspricht ein rechts- und manipulationssicheres Fahrtenbuch, das Standards der Finanzämter erfüllt. Bei Änderungen der steuerlichen Anforderungen wird die Fahrtenbuch-Software jederzeit angepasst. Kosten: einmalig 988 Euro plus 175 Euro Einbaukosten (optional).