Innovative Ansätze

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist deutschlandweit ein großes Ziel. Nicht nur Regierungen, sondern auch Unternehmen und Bürger arbeiten kontinuierlich an der Digitalisierung. Komplexe Strukturen, Rechtslagen und der Föderalismus erschweren es oft, einheitliche Fortschritte zu erkennen.

Allerdings sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Behördendienste bis Ende 2022 zu digitalisieren. Im Jahr 2023 soll das Konzept europaweit umgesetzt werden.
 

Was bedeutet Digitalisierung für die Verwaltung?

Die erste Frage ist natürlich: Was ist Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung? Durch den Einsatz neuester Technologien wird unsere Verwaltungssystem auf dem neuesten Stand gehalten.

Dazu gehören zum einen Beratungsangebote für Bürgerinnen und Bürger und die Privatwirtschaft. Ebenfalls ist die Menge an Informationen entscheidend. Diese werden immer mehr und erfordern intelligente Systeme und Plattformen, damit Regierungen, Bürgern und Unternehmen einen Mehrwert erleben können. Einige dieser Angebote werden bereits rege genutzt, wie zum Beispiel die Abgabe der Steuererklärung in einem Onlinesystem.

In Zukunft werden online Transaktionen im Vordergrund stehen. Dafür ist es wichtig das bestehende digitale Dienste verbessert werden. Ziele sind daher vor allem neue Arbeitsabläufe, verbesserte Kommunikationsstrukturen und eine erhöhte Flexibilität. Dann kann die Digitalisierung unter anderem Prozesse wie die manuelle Dateneingabe beschleunigen.
 

Der aktuelle Stand

Im Jahr 2013 legte das E-Government-Gesetz den Grundstein für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Dieses Gesetz soll die elektronische Kommunikation mit der Regierung erleichtern.

Dadurch können Kommunal-, Bundes- und Landesregierungen einfachere, benutzerfreundlichere und effizientere E-Government-Dienste bereitstellen. Dieses Gesetz schuf einen rechtlichen Rahmen.

Im Jahr 2014 wurde mit dem Start des Programms „Digitale Verwaltung 2020“ ein weiterer Grundstein gelegt für die Digitalisierung.
 

Online-Zugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG)

Im Jahr 2017 wurde ein Gesetz zur Verbesserung des Online-Zugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) erlassen. Die Behördendienste sollen daher bis Ende 2022 digital über Behördenportale erbracht werden. Was genau bedeutet das für die Bürger und Bürgerinnen?

Kindergeld beantragen, Wohnsitz ändern oder Gewerbe anmelden. Dies sind nur einige der Verwaltungsleistungen, die bisher Präsenztermine erfordert haben. Das war oftmals mit sehr langen Wartezeiten verbunden. Genau das soll sich zukünftig ändern.

Alle Bürgerinnen und Bürger Deutschlands sollen diese Anträge online bearbeiten können. Bund, Länder und Kommunen arbeiten gemeinsam daran, Online-Portale in Portalverbände umzuwandeln. Dafür werden bestehende digitale Dienste für alle verfügbar gemacht.

Bis Ende 2022 sollen insgesamt 575 Online-Dienste entstehen. Damit alle Bürger und Bürgerinnen gleichermaßen darauf zugreifen können, werden digitale Postfächer und Benutzerkonten eingerichtet. Darüber können die Informationen und Mitteilungen zukünftig abgerufen werden.
 

Datenschutz

Datenschutz ist gerade für digitale Verwaltungsleistungen eine sehr sensible Thematik. Dies liegt daran, dass die Verfahren viele persönliche Informationen erfordern.

Doch ebenfalls kommt es bei internen Arbeitsabläufen häufiger vor, dass die geschützten Daten nicht die Wahrungen der Datenschutz Leitideen einhalten können. Den unabhängig, ob intern oder extern, die aktuell gültige Datenschutz-Grundverordnung und in dem Zusammenhang ebenfalls das Bundesdatenschutzgesetz muss eingehalten werden.

Allerdings gibt es dafür bereits einige Lösungen mit stark verschlüsselten Cloud Systemen. Die bestehende Sicherheit kann durch den Serverstandort und die aktuell geltenden Bedingungen von der Cloud geprüft werden. Weitere Informationen gibt unter anderem der zuständige Datenschutzbeauftragte der Behörde.
 

Verwaltungsarbeiten in der Zukunft

Die Ideen für die zukünftige Arbeitsweisen sind sehr vielfältig. Nicht alle Unternehmen und Verwaltungen haben heute den gleichen Status, weshalb viele vor unterschiedlichen Herausforderungen stehen.

Beispielsweise erwägen einige Unternehmen und Verwaltungen, künstliche Intelligenzen in ihren Alltag zu integrieren. In anderen Abteilungen hingegen steht die Frage der souveränen Cloud im Vordergrund. Dennoch gab es einige allgemeine Fortschritte, von denen zwei unten aufgeführt sind.

Elektronische Akten:

Sogenannte elektronische Akten sind ein sehr gutes Beispiel für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. Dies ist insbesondere für die Polizei relevant. Die Zusammenführung verschiedenen Verwaltungsakten auf einer Plattform hat die Kommunikation innerhalb der Verwaltung sowie zwischen den externen Behörden verbessert.

Diese elektronischen Akten sparen viel Zeit und Ressourcen. Denn Informationen werden viel schneller und gezielter gefunden. Dies ermöglicht ebenfalls den ortsunabhängigen Zugriff auf alle Informationen.

Künstliche Intelligenzen:

Neben elektronischen Akten sind künstliche Intelligenz ein sehr interessantes Thema. Mithilfe dieser Systeme können große Datenmengen direkt ausgewertet und verarbeitet werden. Denn künstliche Intelligenzen können verschiedenste Daten sammeln und auswerten.

Davon können sowohl Behörden als auch Unternehmen profitieren. Denn künstliche Intelligenz automatisieren und beschleunigen Arbeitsprozesse. Dadurch werden Beamte und Fachleute von routinierten Aufgaben entlastet, damit sie sich auf andere Vorgänge konzentrieren können. KI-Systeme können unter anderem für Aufgaben wie Chatbots und Datenanalysen eingesetzt werden.
 


Zusammenarbeit vom Öffentlichen Dienst und Start-ups

Aufgrund der Corona-Pandemie sehen wir bereits einige Fortschritte in der Digitalisierung von Verwaltungen. Denn diese Zeit hat die regulären Arbeitsweisen maßgeblich verändert.

Die Behörden haben sehr schnell auf diese Ausnahmesituation reagiert und konnten einige Verwaltungsaufgaben digital abdecken. Besondere Unterstützung erhält die Verwaltung von jungen Unternehmen. Am 22. Oktober 2020 fand zum Beispiel der “Defence Innovation Pitch Day” in München statt.

An diesem Tag sollte ein intensiver Erfahrungsaustausch zwischen der Bundeswehr, der etablierten Sicherheits- und Verteidigungsindustrie und jungen Unternehmen stattfinden.

Die Start-ups haben an diesem Tag gezeigt, dass sie Lösungen anbieten können, die zudem sogar sehr schnell einsetzbar sind. Das ist ein großer Gewinn für die Bundeswehr und zeigt, wie gut die Zusammenarbeit funktionieren kann. Daneben gibt es noch andere großartige Kooperationen, die in Zukunft öfter in Betracht gezogen werden.

In einem Interview erläutert Henrik Baumann, Experte für Vergaberecht bei KPMG Law, die neuen Ansatzpunkte: „Vor dem Hintergrund der Digitalisierung sollte die öffentliche Verwaltung viel häufiger Probleme statt fertiger Lösungen ausschreiben.“
 

Vorteile der Digitalisierung 

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bietet daher deutschlandweit viele Vorteile und Chancen. Die Verwaltungsarbeiten sind nicht mehr so herausfordernd und dadurch weniger zeitaufwändig. Dies wird im Besonderen den Bürgern, Unternehmen und der Verwaltung viele Abläufe erleichtern.

Bürger:

Ein zentrales Thema ist die Servicequalität. Durch den Einsatz von personalisierten Internetzugängen und Verwaltungsdienstleistungen werden Qualität und Effizienz deutlich verbessert.

Ein großer Aspekt ist der Medienbruch. Benutzer finden es sehr zeitaufwändig, die Daten immer wieder neu in das System einzugeben. Das E-Government kann genau an diesem Punkt ansetzen und das Nutzungserlebnis verbessern.

Dabei ist gegenseitiges Vertrauen die Voraussetzung, um Herausforderungen und Anliegen ernst zu nehmen und frühzeitig zu klären.

Unternehmen:

Unternehmen haben oft ähnliche Anliegen wie die Bürger und Bürgerinnen. Sie wünschen sich einen schnellen und unbürokratischen Weg.

Genau diesen Servicegedanken will die Verwaltung weiter umsetzen. Damit sie den Unternehmen gegenüber wirtschaftsfreundlich seien können.

Verwaltungen:

Nicht nur Unternehmen und Bürger, sondern ebenfalls die Verwaltungen selbst haben ein erhöhtes Interesse an der Digitalisierung. Aus diesem Grund richten sich viele E-Government-Prozesse primär an die öffentliche Verwaltung selbst, und wollen die Aufgabe der Digitalisierung und Modernisierung von Prozessen intern und extern weiterverfolgen.

Besonders wichtig ist es, die Anforderungen an Mitarbeiter und Auszubildende zu erweitern und sie von Anfang an zu schulen und in den Prozess mit einzubeziehen.