SaaS

Business Management

SaaS: Langfristige Bindung oder flexibles Modell?

Immer mehr Unternehmen setzen auf „SaaS“, Software-as-a-Service. Schätzungen gehen davon aus, dass sich der Umsatz der Branche bis 2019 mehr als verdoppelt – auf mehr als neun Milliarden Euro allein in Deutschland. Mit der Entscheidung für SaaS im Unternehmen bleiben aber noch viele Fragen offen. Zum Beispiel: Welches SaaS-Modell ist das Beste für die eigenen Erfordernisse?

Nur Vorteile? Gibt’s doch nicht!

Kostengünstig, flexibel und einfach zu implementieren: Gerade für den Mittelstand klingt SaaS verlockend. Gekauft wird (im besten Fall) nur das, was für das laufende Geschäft benötigt wird. Leistungen und Volumen lassen sich frei skalieren, es bleibt mehr Zeit fürs eigene Kerngeschäft.

Dennoch zögern viele Entscheider, nicht ohne Grund. Was, wenn der Dienstleister das Handtuch wirft? Wo liegen meine Daten? Wie gut sind die eigenen Daten tatsächlich geschützt? Und vor allem: Kann die Software von der Stange tatsächlich die weit teurere Maßanfertigung der eigenen IT-Abteilung ersetzen? 

Die Grundlagen der Entscheidung für Software-as-a-Service liegen im Detail. Das „Wie“ bestimmt über das Ja oder Nein, die richtige Beratung also über den Abschluss des Geschäfts. Schließlich sind neun Milliarden Euro aus Sicht der SaaS-Anbieter erfreulich, bedeuten aber auf Seiten der Nutzer: Ganz kostenlos ist auch diese Lösung nicht.

SaaS-Preismodelle

Im Vergleich zur klassischen Lizensierung von Software spart man bei allen SaaS-Preismodellen einen Teil der eigenen IT-Infrastruktur, eine möglicherweise aufwändige Installation neuer Soft- und Hardware. All das liegt fortan im Rechenzentrum des Partners. Zur Nutzung genügt ein schneller Internetanschluss – der allerdings ohne Ausfälle funktionieren sollte.  

Die SaaS-Anbieter selbst, die teils hohe Investitionen in die IT-Infrastruktur zu stemmen haben, geben als größten Vorteil ihres Geschäfts den kontinuierlichen Geldfluss an. Auf regelmäßigen Zahlungen kann man sich verlassen und ist an langfristigen Kooperationen interessiert.

Auf der Seite des zukünftigen Kunden gibt es jedoch vielfältige unterschiedliche Anforderungen, auf die die Anbieter mittlerweile mit maßgeschneiderten Angeboten reagieren. Wichtig ist im Vorfeld, die Bedürfnisse der eigenen Firma genau zu analysieren. Auch Prognosen der zukünftigen Firmenentwicklung sollten berücksichtigt werden. Vielleicht benötigen Sie den Dienst nur temporär, oder mal für fünf und mal für 50 Arbeitsplätze? Meist werden Software, Softwarepflege, Support und Hosting im Paket vermarktet. Neben der monatlichen Pauschale sind unterschiedliche Optionen buchbar:

  •  „On Demand“-Nutzung nach Transaktionen
  • „On Demand“-Nutzung nach Datenvolumen
  • „On Demand“-Nutzung nach Anzahl der Arbeitsplätze

  Um die Hürden niedrig zu halten, wird bei vielen Anbietern auf ein Upfront-Payment verzichtet. Nichts im Prozess soll eine größere Investition darstellen. Hier geht es um laufende Kosten, die sich nach dem Bedarf richten und keine versteckten Risiken bergen. Ganz in diesem Sinne entfallen oft auch bindende Vertragslaufzeiten und Mindestumsätze. Nichts ist so sexy wie Flexibilität ohne eine initiale Budget-Entscheidung, schon weil sich die Entscheidung so beim Kunden auf der Arbeitsebene treffen lässt. Ganz nebenbei wandern die Software-Ausgaben auch noch aus der Bilanz in die Gewinn- und Verlustrechnung.  

Einen Wermutstropfen bei der flexiblen Zahlung gibt es dennoch: Im Gegensatz zu jeder Flat bleibt trotz der so gut wie sicheren Kostenersparnis ein Gefühl der Unsicherheit. Es ist wie bei der privaten Handy-Nutzung auch: Viele Kunden zahlen lieber einige Euro mehr, wenn mit der Flat ein Deckel auf die möglichen Kosten gestülpt wird. Die rational errechnete Ersparnis bei der verbrauchsabhängigen Zahlung spielt dabei keine Rolle, zumindest solange der Mehrbetrag für das Sicherheitsgefühl im erträglichen Rahmen bleibt. Pay-per-seat-Angebote haben also durchaus eine Existenzberechtigung. Arbeitsplätze sind in ihrer Anzahl leichter zu überschauen als Gigabytes oder einzelne Zugriffe.

Welche Kriterien spielen bei der SaaS-Auswahl die erste Geige?

Funktionalität

SaaS hin oder her, vor dem Übertragungsweg steht die Frage: Bilden die enthaltenen Funktionen das Gerüst, um die Projekt- oder Unternehmensziele zu erreichen? Auf die klare Definition der Aufgaben und Ziele folgt also zwingend der Abgleich mit den Software-Features. Da die Auswahl der SaaS-Angebote enorm ist, hilft eine Priorisierung von „must-have“ bis „nice-to-have“.

Die „Wunschliste“ kann dann mit dem jeweiligen Angebot abgeglichen werden. Steht noch keine Vorauswahl fest, können Cloud-Marktplätze für Business-Lösungen wertvolle Dienste leisten. Hier ist man auf den Vergleich spezialisiert. Anbieter sind zum Beispiel:

Überprüfbarkeit

Ist auf dem Papier eine passende SaaS-Lösung für Ihre Ziele gefunden, sollte ein Praxistest folgen – zu möglichst geringen Kosten. Möglich ist das zum Beispiel über ein Freemium-Modell. Dabei können Sie die Grundfunktionen kostenlos nutzen, beim vollen Funktionsumfang „on demand“ werden Gebühren fällig.

Viele Anbieter bieten auch eine kostenlose Einstiegsphase an, in der zeitlich begrenzt alle Funktionen getestet werden können. Meist ist der Testzeitraum auf einen Monat begrenzt.  

Sicherheit

In vielen mittelständischen Unternehmen wird die Entscheidung für eine SaaS-Lösung immer wieder zurückgestellt, weil Sicherheitsbedenken bestehen. Dabei neigen die Entscheider dazu, die Messlatte auf Höhe der absoluten Sicherheit anzulegen. Das ist jedoch nicht zielführend und negiert, dass dies auch im eigenen Rechenzentrum nicht zu erreichen wäre.

Seriöse Anbieter werden Ihnen jedoch genau erläutern können, welche Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenübertragung und Speicherung bestehen. Ein wichtiges Kriterium ist dabei schon die Verortung der Server, die in Europa (am besten in Deutschland) sein sollte. Damit besteht die Pflicht, die Datenschutz- und Compliance-Vorschriften nach deutschem Recht einzuhalten.

Support und Datenexport

Guter Support kostet, schlechter aufgrund der Folgen ist oft noch teurer. Welche Support-Leistungen das angebotene Paket enthält beziehungsweise welches Service-Level-Agreement möglich ist, sollte bis ins Detail geklärt werden. Neben der Frage der Erreichbarkeit gilt es dabei gleich zu klären: Was passiert, wenn die Sache nicht klappt? Und wie kommen die Daten zu mir zurück, wenn der Dienst geschlossen werden sollte oder ich selbst einen Umzug plane? 

Beim Support sind Kompromisse ebenso fehl am Platz wie bei der Usability. Der Unterschied: Die Nutzfreundlichkeit kann man im Praxisbetrieb schnell einschätzen, beim Support hilft nur eine vertragliche Absicherung.  

Fazit

Langfristige Bindung oder flexible Modelle? SaaS steht für Flexibilität. Aus der Zufriedenheit heraus entsteht die langfristige Bindung. Gerade weil der Markt lange Laufzeiten kaum noch trägt, bleiben die Anbieter auf Trab. Wollen Sie über eine feste Laufzeit Kosten sparen, sollte der Dienst im Unternehmen bereits gut erprobt sein. In diesem Fall kann die Bindung lohnen.   

 

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