E-Kataloge – eine gemeinsame Datenquelle für Lieferanten, Händler und Unternehmen
Die Digitalisierung im Einkauf schreitet voran. Ein wichtiges Beispiel dafür sind E-Kataloge als Dreh- und Angelpunkt für die Organisation von Bestellprozessen. Orders lassen sich mit ihrer Hilfe schnell und transparent zwischen den Stakeholdern abwickeln. Grundlage sind standardisierte Systeme, auf die Lieferanten, Händler und Beschaffer Zugriff haben. Das geschieht beispielsweise über elektronische B2B-Marktplätze.
Dort stellen Lieferanten ihr Produktportfolio in einem eigenen E-Katalog aus, aus dem ihre Kunden direkt mit wenigen Mausklicks bestellen können. Damit funktioniert der Bestellprozess ähnlich komfortabel wie in einem Online-Shop.
Voraussetzung für E-Kataloge ist eine gemeinsame „Sprache“ aller Glieder einer Lieferkette. Dafür gibt es sogenannte eBusiness-Standards. Sie geben Datenformate für den Austausch zwischen den beteiligten Parteien vor. Dazu zählt unter anderem eine einheitliche Art der Beschreibung von angebotenen Artikeln. Das erleichtert es den Kunden, Informationen im E-Katalog zu finden und mit anderen zu vergleichen. Zu den eBusiness-Standards gehört auch ein Katalogaustauschformat, mit dem die Übertragung der Daten normiert wird.
Verschiedene Arten elektronischer Kataloge
Grundsätzlich gibt es zwei Varianten: statische E-Kataloge und dynamische E-Kataloge. Beide enthalten alle relevanten Produktinformationen wie Eigenschaften und Preise. Allerdings unterscheiden sie sich stark hinsichtlich des Aufwands für die Datenpflege.
- Statische E-Kataloge müssen stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Ändern sich Merkmale oder Preise von Produkten oder Dienstleistungen, fließt das nicht automatisch ins digitale Angebot ein. Stattdessen müssen beispielsweise Einkäufer regelmäßig die neuen Daten einpflegen. Das bindet personelle Kapazitäten und erhöht den zeitlichen Aufwand.
- Dynamische E-Kataloge hingegen erledigen viele Aufgaben weitgehend eigenständig. Anpassungen in der Produktpalette gehen direkt in den E-Katalog ein. Dynamische Kataloge halten sich also selbst aktuell. Manuelle Zwischenschritte sind nach der erfolgreichen Implementierung kaum erforderlich. Außerdem lassen sich die elektronischen Warenübersichten in die Beschaffungssysteme der Kunden einbeziehen. In diesem Fall ist auch von Punch-Out- oder OCI-Katalogen die Rede.
E-Kataloge in der Beschaffung: Vorteile und praktische Anwendung
Während sich statische und dynamische E-Kataloge hinsichtlich des Aufwands zur Datenpflege unterscheiden, bieten sie ihren Nutzern weitgehend identische Vorteile. Ein Überblick:
- Bestellprozesse laufen über eine gemeinsame Plattform aller Beteiligten ab.
- Bei identischen eBusiness-Standards und Katalogaustauschformaten (z. B. BMEcat, cXML, Datanorm, Eldanorm, PRICAT, RosettaNet, xCBL) lassen sich Medienbrüche innerhalb der Lieferkette minimieren oder ganz vermeiden.
- Für jeden Kunden sind Individuelle Angebote, Konditionen und Informationen möglich (erfordern bei statischen E-Katalogen allerdings mehr Aufwand).
- Strukturierte Produktdaten stecken jeweils in einer Datei.
- Transaktionen können in kurzer Zeit abgewickelt werden.
- Der gesamte Bestellvorgang ist transparent nachvollziehbar.
- Die digitale Verwaltung ist einfach.
- Es besteht nur ein geringes Risiko von Retouren.
Diese Vorteile schlagen sich beispielsweise wie folgt in der praktischen Anwendung nieder:
- E-Kataloge sind wesentlich flexibler und aktueller als Print-Ausgaben. Gleichzeitig sparen sie Kosten für Papier und Druck.
- Die Produktinformationen lassen sich auf vielfältige Art und Weise multimedial präsentieren, z. B. als Bilder oder 3D-Grafiken. Außerdem können Links zu weiterführenden Ratgebern oder Erklärvideos eingesetzt werden.
- Begriffe, Waren und Themen sind über eine Stichwortsuche auffindbar.
- Die Verbreitung der E-Kataloge erfolgt online in kürzester Zeit.
- Spezielle Ausgaben und Sonderwünsche von Kunden lassen sich umsetzen.
- E-Kataloge eignen sich für eigene Websites und Online-Shops, aber auch für externe Verkaufsplattformen wie elektronische Marktplätze.