Lead-Buyer-Konzept: Definition

In vielen Sektoren von Unternehmen werden gleiche Materialgruppen verwendet. So gibt es in praktisch allen Abteilungen Schreibgeräte und Möbel. Ordert aber jeder Fachbereich seine Kugelschreiber oder Bürostühle selbst, dann fragmentiert, vervielfacht und verteuert das den Aufwand für Bestellungen im Unternehmen.

Ein Zentraleinkauf hingegen führt die einzelnen Prozesse an einer Stelle zusammen und organisiert die Beschaffung für sämtliche Abteilungen. So kommen beispielsweise größere Volumina zusammen, die die Lieferanten mit niedrigeren Preisen belohnen. Nachteil: Nicht immer hat der Zentraleinkauf ausreichendes Know-how für die optimale Materialauswahl.

Hier setzt das Lead-Buyer-Konzept an und verbindet die Vorteile des kostengünstigen zentralen Einkaufs mit der Expertise dezentraler Beschaffer. Das Prinzip dahinter: Für jede Materialgruppe gibt es spezialisierte Mitarbeiter, die entsprechende Waren für alle betreffenden Abteilungen eines Unternehmens selektieren und bestellen.

Lead-Buyer, also führende Einkäufer, müssen nicht zwangsläufig zusammen in der Firmenzentrale sitzen. Sie können auch in anderen Stützpunkten tätig sein. Wichtiger als der Standort sind relevante Fähigkeiten:
 

  • Fachkompetenz
  • Branchenerfahrung
  • Verhandlungsgeschick
  • ggf. Fremdsprachenkenntnisse
  • Praxis mit dem erforderlichen Instrumentarium (zum Beispiel Einkaufs-Software)
     

In der Regel trifft das zu auf verantwortliche Kräfte von Abteilungen mit besonders hohem Bedarf an den jeweiligen Materialgruppen.

Ziele des Lead-Buyer-Konzepts

Das Lead-Buyer-Konzept verfolgt vor allem eine Intention: Mengendegression. Die erhöhte Abnahmemenge ermöglicht größere Rabatte, weil mehr identisches Material auf einen Schlag und auf eine Rechnung bestellt wird.

Die Vorteile des Lead-Buyer-Konzepts im Detail:
 

  • harmonisierte und gebündelte Bedarfe
  • gestärkte Verhandlungsposition
  • einfachere Best-Buy-Vergleiche
  • ganzheitliche Einkaufsprozesse
  • optimierte Lieferantenbasis
  • konzentriertes Know-how
  • erhöhte Kostenersparnis
  • bedarfsgerechtes Material
     

Um das zu erreichen, müssen Unternehmen gleichartige Warengruppen identifizieren und zusammenstellen. Im nächsten Schritt entwickeln sie dafür möglichst einheitliche Einkaufsprozesse sowie Verträge – im Idealfall mit den verantwortlichen Lead-Buyern. Im Idealfall organisieren sie die involvierten Abläufe mit einer passenden Software.

Risiken des Lead-Buyer-Konzepts

Unternehmen gehen mit dem Lead-Buyer-Konzept auch gewisse Risiken ein. Das hat teils geografische Gründe. So können der führende Einkäufer und der Bedarfsträger in weit voneinander entfernten Standorten arbeiten. Dadurch ergeben sich unter Umständen Kommunikationsprobleme und in der Folge Abstimmungsschwierigkeiten sowie Missverständnisse. Weitere mögliche Nachteile:
 

  • weniger Transparenz im globalen Einkaufsprozess
  • hoher Aufwand für die Einführung geeigneter IT-Strukturen
  • mangelnde Akzeptanz des Lead-Buyer-Konzepts in den Abteilungen
  • plötzlich erhöhte Bestellmengen überfordern einzelne Lieferanten
     

Best Practice: Lead-Buyer-Konzept am Beispiel Bofrost

Es klang bei den beschriebenen Nachteilen bereits an: Das Lead-Buyer-Konzept kann die Transparenz im Einkauf beeinträchtigen, weil es im Vergleich zu einer zentralen Lösung mehr beteiligte Akteure gibt. Wie sich dieses Risiko vermeiden lässt, zeigt das Beispiel Bofrost. Der größte Direktvertreiber von Tiefkühlkost in Europa hat sein Lead-Buyer-Konzept mittels einer Software vereinheitlicht und für alle Beteiligten nachvollziehbar organisiert.

Zuvor gaben die Lead-Buyer ihre Orders für die knapp 100 Standorte des deutschen Unternehmens nach keinem einheitlichen Schema ab. Das führte zu individuellen Systemen, die nicht miteinander vergleichbar waren und auch im Vertretungsfall für Probleme sorgten. Geholfen hat eine neue elektronische Lösung, mit der Beschaffer und Lieferanten gemeinsam arbeiten. Abgesehen von vereinfachten und vereinheitlichten Prozessen ermöglicht sie mehrere Formen der Ausschreibung wie E-Auktionen.

Insgesamt verringerte sich für Bofrost der Aufwand im Einkauf. Außerdem gibt es nun keine Medienbrüche mehr, die Kommunikation läuft reibungsloser und die Bestellvorgänge lassen sich dokumentieren sowie jederzeit nachvollziehen. Und: Die Einkaufspreise sind gesunken.

Damit hat Bofrost deutlich mehr Nutzen als zuvor aus dem eigenen Lead-Buyer-Konzept gezogen. Der Tiefkühl-Experte zeigt außerdem, wie dieses Einkaufsprinzip von der passenden Software profitieren kann.