Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Erfolgsfaktor Kooperationen

Es gibt noch Luft nach oben: Zahlreiche Einkaufsabteilungen klagen dem Einkaufsportal „Beschaffung Aktuell“ zufolge über eine unbefriedigende und von Spannungen gekennzeichnete Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Mangelhafte Kommunikation, eine niedrige Akzeptanz und Einmischung von einkaufsfremden Abteilungen erschweren ihre Arbeit. Umgekehrt hat jedoch auch der Einkauf in vielen Unternehmen nicht unbedingt den besten Ruf. Unzufrieden zeigt man sich vor allem mit der Flexibilität und der Orientierung am Einkaufspreis – beides kann im schlimmsten Fall Probleme bei der Produktqualität verursachen und ist zudem ein Innovationshemmer.

Den Workflow verbessern

Arbeitet der Einkauf dagegen erfolgreich mit Marketing, Vertrieb, Entwicklung und Fertigung zusammen, kann sich das nur positiv auswirken. Weiß der Einkauf über aktuelle Vertriebs- und Marketingprojekte Bescheid, kann er anstehende Anschaffungen entsprechend planen. Doch sollte dem Einkauf auch die Möglichkeit gegeben werden, Unternehmensprozesse zu unterstützen. Ein großer Handlungsspielraum, transparente Prozesse und weitgehende Entscheidungsfreiheit sind die Zutaten, die zu erfolgreichen Kooperationen führen.

Den Blick über den Tellerrand forcieren

In vielen Unternehmen arbeiten Teams zwar miteinander, nicht aber mit anderen. Ein rein auf die eigene Abteilung konzentriertes Denken erlaubt jedoch keine Innovationen. Der Blick über den Tellerrand und ein Denken in Gesamtprozessen sind angesagt. Die Schritte dorthin können vielfältig sein. So gilt es zunächst, eine Strategie zu entwickeln, die unterschiedlichen Abteilungen zusammenzubringen und Kommunikationswege zu verbessern. Folgende Fragen sollten Sie sich dabei stellen:

  • Welche Abteilungen sind involviert?
  • Wie sehen die aktuellen Kommunikationswege aus?
  • Wer ist in der jeweiligen Abteilung Ansprechpartner?
  • Wo liegen die größten Barrieren: Hapert es auf der Hierarchieebene, kennt man sich gegenseitig zu wenig oder herrscht ein strenges Abteilungsdenken?
  • Bestehen die passenden Schnittstellen überhaupt? Arbeiten alle Abteilungen mit einem System?
  • Sind Arbeitsabläufe unternehmensweit klar definiert, oder kommt es zu Verwirrungen, weil niemand weiß, wie der korrekte Ablauf tatsächlich aussieht?
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Direkte Kommunikation ist der Schlüssel. Und manchmal kann es ganz einfach sein, dorthin zu gelangen.
 

To-do Nummer eins: Die Kommunikation optimieren

Direkte Kommunikation ist der Schlüssel. Und manchmal kann es ganz einfach sein, dorthin zu gelangen. So sollten sich die verschiedenen Abteilungen persönlich kennen. Haben Sie ein Gesicht zur Telefonstimme oder zum E-Mail-Inhalt, läuft die Zusammenarbeit in vielen Fällen sofort besser – und das, ohne dass spezielle Maßnahmen ergriffen werden müssen. Laden Sie Einkauf, Marketing, Vertrieb, Entwicklung und Produktion an einen Tisch. Dort können aktuelle Herausforderungen auch gleich Face-to-Face besprochen werden.

Abteilungsübergreifende Customer Relationship Management Software

Auch aufseiten der verwendeten Software kann es haken. Nutzen überhaupt alle Mitarbeiter ein System – und kann jede Abteilung auf die Daten der anderen zugreifen, wenn nötig? Eine unternehmensweite Customer Relationship Management Software zu implementieren, sollte auf der To-do-Liste jedes Unternehmens stehen. Geht es um die Durchführung eines neuen Projekts, fragt der Einkauf oft schon sehr früh im Prozess relevante Informationen bei seinen Lieferanten ab – Preise, Lieferzeiten oder Termine für Musterlieferungen zählen dazu. Weiß der Vertrieb darüber automatisch über das System Bescheid, kann er den Stand der Dinge an seine Kunden weitergeben und so zu einem transparenten Projektablauf beitragen.

Diese Rolle spielt der Einkauf

Ein Problem kann mitunter auch die Rolle des Einkaufs im Gesamtunternehmen sein. So wird er vielfach nicht als gleichberechtigte Abteilung angesehen. Das Einkaufsportal Techpilot fand in einer groß angelegten Umfrage heraus, dass der Einkauf in nur 49,3 Prozent der befragten Unternehmen die Stellung anderer Abteilungen genießt. Je höher sein Anteil am Gesamtumsatz, desto besser steht der Einkauf da. So sehen die Befragten die Gründe für die fehlende Akzeptanz insbesondere in mangelnder Kommunikation und verkrusteten Strukturen. Hier gilt es anzusetzen: Durch regelmäßige Meetings und durch Transparenz aufseiten des Managements, das auch Erfolge, die durch den Einkauf erwirtschaftet wurden, kommunizieren sollte.

Soziale und technische Komponenten

Gegenseite Akzeptanz, bessere Kommunikation und ein vereinfachter Workflow durch abteilungsübergreifende Software – all das ist für einen reibungslosen Austausch mit anderen Abteilungen nötig. Dabei ist das Management gefragt: Es muss ein gegenseitiges Kennenlernen sorgeb, Erfolge sichtbar machen und die Ausstattung mit der passenden Software sicherstellen. Dann steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Marketing, Vertrieb und Co. nichts mehr im Weg – und das Unternehmen profitiert von einer besseren Kooperation mit einem höheren Innovationspotenzial und schlankeren Prozessen.

  • Wichtige Abteilungen für den Einkauf sind insbesondere Marketing, Vertrieb, Fertigung und Entwicklung.
  • Kommunikation und Transparenz sind das A und O für eine optimale Zusammenarbeit.
  • Die passende Software hilft dabei, Prozesse transparent zu machen und den Projektablauf zu beschleunigen.
  • Das Management muss den Einkauf mit anderen Abteilungen zusammenbringen und dafür notwendige Strukturen schaffen.