Notfalltipps für Einkäufer:

1. Die Ware trifft pünktlich ein – was muss ich als Erstes tun?

„Bei einem Kauf unter Kaufleuten muss der Käufer die Ware unverzüglich auf Mängel untersuchen und diese dem Lieferanten sofort melden. Wenn er dies nicht tut, verliert er seine Ansprüche gegen den Lieferanten, sollte die Ware fehlerhaft gewesen sein.“

2. Wie genau muss ich die Ware bei Lieferung prüfen?

„Es gilt, die Ware nach den Gepflogenheiten der Branche zu untersuchen. Das bedeutet, dass zum Beispiel bei Maschinen ein Probelauf stattfinden muss. Werden Waren in hoher Stückzahl geliefert, sind Stichproben ausreichend. Auch darf der Käufer nicht vergessen, zu überprüfen, ob die richtige Ware angekommen ist und ob die bestellte Menge geliefert wurde.“

3. Was tue ich, wenn ich bei Lieferung einen Mangel an der Ware feststelle?

„Dann muss der Mangel sofort dem Lieferanten gemeldet werden. Am besten ist es, die Fehler aufzulisten, gegebenenfalls sichtbare Schäden zu fotografieren und dem Lieferanten diese per Fax oder per Mail zu schicken. Ebenso ist es sinnvoll, einen Zeugen zu benennen, der bei der Warenprüfung dabei war.“

4. Gibt es bestimmte Mängelkategorien, die ich beachten muss?

„Nein. Mangelhaft ist die Ware immer dann, wenn sie von der vereinbarten Qualität abweicht. Anders gesagt: wenn sie nicht so ist, wie sie sein sollte. Wichtig zu wissen ist dabei, dass nicht nur beschädigte Ware als mangelhaft gilt. Es reicht schon aus, wenn zum Beispiel nicht die vereinbarte Farbe einer ansonsten vollkommen gebrauchstüchtigen Sache geliefert wurde. Haben die Vertragsparteien keine besonderen Vereinbarungen zur Beschaffenheit der Sache getroffen, so gilt das, was von einem vergleichbaren handelsüblichen Produkt erwartet werden kann.“

5. Nach Anzeige des Mangels gegenüber dem Lieferanten – welche Rechte habe ich?

„Der Einkäufer kann im Rahmen seiner gesetzlichen Gewährleistungsrechte eine sogenannte ,Nacherfüllung’ fordern. Das heißt, er muss den Lieferanten auffordern, die mangelhafte Ware nachzubessern oder mangelfreie Ware neu zu liefern. Dafür anfallende Kosten, zum Beispiel Verzögerungsschäden, die beim Käufer entstehen, muss der Verkäufer tragen.“

6. Was tue ich, wenn der Mangel nicht auf den ersten Blick erkennbar ist?

„Versteckte Mängel – also zum Beispiel Mängel, die erst nach Einbau oder bei Gebrauch von Gütern festgestellt werden – müssen ebenfalls sofort nach Bekanntwerden dem Verkäufer gemeldet werden. Andernfalls gilt die Sache als vom Käufer genehmigt. Die gesetzliche Gewährleistungsfrist, innerhalb derer der Verkäufer nacherfüllen oder Schadenersatz leisten muss, liegt bei zwei Jahren. Sie kann durch AGB oder im Vertrag verkürzt, ausgeschlossen oder bis auf 30 Jahre verlängert werden.“  

7. Wer kommt für Schäden bei meinen eigenen Kunden auf, die durch mangelhafte Waren entstehen?

„Sogenannte Mangelfolgeschäden sind auch vom Verkäufer der Sache zu tragen. Das sind Schäden, die an anderen Sachen oder Personen durch die mangelhafte Sache entstanden sind. So zum Beispiel fehlerhafte Dachziegel, die einen Wasserschaden im Haus verursachen oder defekte Autoreifen, die einen Unfall mit verletzten Personen herbeiführen. Hier kommt häufig auch das Produkthaftungsgesetz zum Tragen: Danach haftet ein Unternehmen verschuldensunabhängig immer für einen Sach-, Personen- oder Vermögensschaden, der durch ein fehlerhaftes Produkt entstanden ist, das das jeweilige Unternehmen in den Verkehr gebracht hat. Das umfasst auch fehlerhafte Produkte, die ein reiner Importeur auf den Markt bringt.“

8. Wer bezahlt meinen Stundenaufwand für den Einbau versteckt mangelhafter Ware?

„Wenn der Käufer zum Beispiel versteckt mangelhafte Ware bei einem Kunden eingebaut hat und dieser sich später weigert, die Material-  und Arbeitsstunden zu bezahlen, gilt folgende Regel: Der Käufer der Ware muss dem Lieferanten unverzüglich den Mangel melden. Dieser muss für den entstandenen Schaden aufkommen und damit auch für den entgangenen Gewinn des Käufers.“

Fazit

Wenn Sie diese acht Notfalltipps beherzigen, haben Sie schon das Bestmögliche getan, um Schaden von Ihrem Unternehmen abzuwenden. Im Zweifel nehmen Sie lieber einmal zu viel mit dem Lieferanten Kontakt auf, als später auf den Kosten sitzen zu bleiben, und dokumentieren Sie Ihre Mangelanzeigen.