Was ist Einkaufscontrolling?

Nach wie vor gibt es keine einheitliche Definition des Begriffs Einkaufscontrolling (auch Supply Chain Controlling). Allgemein wird darunter die Koordination und Steuerung innerhalb einer Lieferkette verstanden, wie zum Beispiel zwischen Zulieferern, Herstellern und deren Abnehmern. Das Einkaufscontrolling trägt in diesem Zusammenhang auch zur Steigerung der Transparenz innerhalb der Wertschöpfungskette bei.  

Supply Chain Controlling unterstützt das Management

Das Einkaufscontrolling hat in erster Linie die Aufgabe, das Management beim Erreichen seiner gesteckten Ziele zu unterstützen. Diese Ziele können finanzieller, qualitativer oder technischer Natur sein.

  • Finanzielle Ziele sind zum Beispiel: Kostenminimierung, Gewinnsteigerung, Liquidität oder gesamtheitlich die Maximierung des Shareholder Values.
  • Qualitative Ziele sind beispielsweise die Zufriedenheit des Kunden an den verschiedenen Schnittstellen der Supply Chain.
  • Technische Ziele sind unter anderem die Minimierung von Beständen oder die Maximierung der Kapazitätsauslastung.

Das Supply Chain Controlling leistet einen maßgeblichen Beitrag zur Erhöhung von Effektivität und Effizienz. Effektivität beschreibt dabei den Grad der Zielerreichung, Effizienz den dazu benötigten Einsatz von Mitteln. Im Einkaufscontrolling wird Effektivität demnach als die Erfüllung von internen und externen Kundenanforderungen über das gesamte Netzwerk hinweg verstanden und Effizienz als Wirtschaftlichkeit des dafür erforderlichen Ressourceneinsatzes (Quelle: Haufe Group).

Steuerungsobjekte und Aufgabengebiete

Eine Lieferkette ist ein engmaschiges Netzwerk von Güter-, Informations- und Geldflüssen. Und dies sind auch die drei „Hebel“, die das Supply Chain Controlling bewegen. So stellt es zum Beispiel sicher, dass es weder zu einer Knappheit noch zu einer Verschwendung von Material und Gütern auf den einzelnen Stufen der Supply Chain kommt.

Damit dieser ideale Materialfluss gewährleistet ist, müssen die Informations- und Kommunikationsprozesse über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg organisiert und mit den Güterflüssen abgestimmt werden. Auch dies ist Aufgabe des Supply Chain Controllings.

Das Controlling muss den Informationsbedarf der Beteiligten decken: Wer benötigt für welches Handeln welche Informationen? Aus welchen Quellen können diese Informationen gewonnen werden? Und wie müssen die Informationen aufbereitet werden, damit sie das Supply Chain Management optimal unterstützen?

Supply Chain muss transparent sein

Voraussetzung für ein perfektes Supply Chain Controlling ist die nahezu vollkommene Transparenz der gesamten Lieferkette. Denn nur so sieht sich das Einkaufscontrolling in der Lage, an jedem relevanten Punkt des Netzwerks die benötigten steuerungs- und performancebezogenen Informationen abzurufen. Die digitale Abbildung aller Prozesse ist hierfür unerlässlich.

Zu diesem Zweck gibt es mittlerweile eine Vielzahl an IT-Lösungen, wie beispielsweise Assistenzsysteme zur Material- und Transportdisposition, Assistenzsysteme zur Auftragsreihenfolgeplanung für die Produktion sowie Analysetools und Prozessbegleitung zur Lieferantenentwicklung.

Finanzflüsse oft stiefmütterlich betrachtet

In vielen Unternehmen fokussiert sich das Supply Chain Management noch zu stark auf die ersten beiden der oben genannten Hebel, nämlich Güter- und Informationsflüsse. Die Finanzflüsse hingegen werden meistens als den physikalischen Produktionsprozess begleitend behandelt und selten als Quelle eigenständiger Verbesserungspotenziale betrachtet.

Auch hier wird das Supply Chain Controlling aktiv, schließlich hat es die zu erreichenden Finanzziele stets im Blick. Arbeitet die Supply Chain rentabel? Wird die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens dauerhaft aufrechterhalten? Hier ist es eine echte Herausforderung für das Controlling im Einkauf, den Spagat zwischen den Interessen der einzelnen Partnerunternehmen und dem Optimum für die gesamte Supply Chain zu bewältigen.  

Profitabilitäts- und Liquiditätsbetrachtung

Das Einkaufscontrolling betrachtet die Finanzflüsse einer Lieferkette auf zwei Arten: hinsichtlich der Liquidität und der Profitabilität. Die Profitabilitätsbetrachtung berücksichtigt Erlöse, Kosten und somit den Periodenerfolg. Gemessen wird dieser durch Kennzahlen, wie sie der Gewinn- und Verlustrechnung zu entnehmen sind oder der Berechnung einer Wertsteigerung mittels Residualgewinngrößen wie Economic Value Added (Quelle: Haufe Group).

Die zweite Betrachtungsweise, die Liquiditätsbetrachtung, bezieht sich auf die Liquiditätsaspekte einer Supply Chain und beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle der Cashflows. Eine wichtige Kennzahl dabei liefert der Cash Conversion Circle (deutsch: Geldumschlagsdauer). Der Cash Conversion Cycle bildet die Zahlungsströme zwischen Materialbestellung über die Produktion und den Verkauf, mithin also vom (zeitversetzten) Zahlungsausgang bis hin zum finalen Zahlungseingang, ab. Oftmals sind hier große Optimierungspotenziale möglich, die das Supply Chain Controlling ans Licht bringt.

Steuerungsebenen des Einkaufscontrollings

Laut Professor Dr. Andreas Taschner und Prof. Dr. Michel Charifzadeh von der ESB Business School hat das Supply Chain Controlling drei wesentliche Steuerungsebenen (Quelle: Haufe Group).
 

  • Die Ebene des Einzelunternehmens: Hier handelt es sich genau genommen noch nicht um Einkaufscontrolling, sondern um traditionelles Logistikcontrolling. Denn auf der Ebene des Einzelunternehmens unterstützt das Supply Chain Controlling in erster Linie die eigenen Unternehmensziele, indem es Entscheidungen der eigenen Unternehmensleitung vorbereitet und Informationen innerhalb des eigenen Unternehmens sammelt.
  • Die relationale Ebene: Hier bezieht das Controlling im Einkauf bereits direkt vor- und nachgelagerte Partner in der Supply Chain mit ein. Auf dieser Ebene werden zum Beispiel auch die Belange von Lieferanten berücksichtigt.
  • Die Supply Chain-Ebene: Auf dieser Ebene geht der Blick über die Lieferanten und Partner hinaus. Wer sind die Lieferanten meines Lieferanten? Wer sind die Kunden meiner Kunden?  

Erst wenn diese drei Ebenen simultan berücksichtigt sind, ist laut Professor Dr. Andreas Taschner und Prof. Dr. Michel Charifzadeh „echtes“ Einkaufscontrolling vorhanden. Eine solch umfassende Betrachtung der Supply Chain ist in der Praxis aber noch höchst selten anzutreffen und mit hohen Anforderungen verbunden. In der Praxis wird daher meist schon das Controlling auf relationaler Ebene als Supply Chain Controlling bezeichnet.