BPM: die hohe Kunst, das Business zu optimieren

Gerade im Mittelstand hält sich vielfach das Vorurteil, Business-Process-Management-Projekte seien teuer, der Weg zu einem transparenten flexiblen Business steinig, fehlerbehaftet und viele Projekte würden ohnehin scheitern. Mit diesen Ansichten verschenken Unternehmen jedoch reihenweise Potenzial – und die Chance, mit transparenten, flexiblen Prozessen schneller agieren zu können und sich so nachhaltig am Markt zu behaupten. Wie also kann die Einführung eines BPM gelingen und welche Schritte müssen Sie dazu gehen?

Die Phasen eines Business-Process-Management-Projekts

Aller Anfang ist bekanntlich schwer und doch notwendig – jedenfalls, wenn es um die Einführung eines Business Process Managements geht. Ein strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt auch für Ihr BPM-Projekt. Wer macht was, zu welchem Zeitpunkt, auf welche Weise, mit welchen Mitteln? Diese Fragen stehen im Vordergrund. Um sie zu beantworten und die Ergebnisse zu optimieren, werden verschiedene Phasen durchlaufen:

  • Analyse
  • Modellierung
  • Ausführung
  • Optimierung
  • Monitoring

Am Beginn eines jeden Projekts steht die Ist-Analyse: Welche Prozesse gibt es überhaupt in Ihrem Unternehmen? Welche Abteilung ist wofür zuständig und wer kommuniziert mit wem – und gibt es dahingehend Optimierungsbedarf? Hier steht zwar die Geschäftsführung in erster Reihe; sie muss das Projekt anführen und steuern. Doch die Mitarbeiter sind dabei wertvolle Hilfe und sollten, wie bei jedem neuen Projekt, auf jeden Fall miteinbezogen werden. Weitere Fragen sind:

  • Wie werden Prozesse dokumentiert? Analog auf Papier? Digital – und wenn ja, wo – zentral im Netzwerk oder womöglich auf einzelnen PCs der Mitarbeiter?
  • Welche Programme werden eingesetzt?
  • Welche gesetzlichen Vorgaben sind einzuhalten, beispielsweise in puncto Datenschutz, welche internen Richtlinien gibt es?

Optimale Prozesse – hin zum Wunschergebnis

In der Modellierungsphase haben Sie ein paar Wünsche frei: Formulieren Sie die Prozesse so, wie sie ideal wären. Wie agieren Abteilungen optimal miteinander, wie können Wünsche und Anforderungen von Kunden schnell und bestmöglich erfüllt werden? Formulieren Sie in einem zweiten Schritt den Weg dorthin: Was muss getan werden, damit aus Wunsch Wirklichkeit wird? Anschließend transformieren Sie die Theorie in die Praxis: Neue Prozesse werden eingeführt und ständig überwacht. Gehen Sie dabei ruhig kleine Schritte und führen Sie Neues zunächst nur in einer Abteilung ein. Schulungen und Coachings der Mitarbeiter sind dabei unverzichtbar und gehören zu einem ordentlich geplanten BPM unbedingt dazu. Und: Transparenz ist in dieser Phase alles. Machen Sie die Veränderungen allen Mitarbeitern zugänglich.

Monitoring und Anpassung: Nichts bleibt, wie es war

Business Process Management ist der Weg, auf Veränderungen flexibel agieren zu können. So dürfen die neu gestalteten Prozesse auch nicht in Stein gemeißelt bleiben. Ständige Analysen und Beobachtungen gehören fortan zum Alltag: Ist ein Prozess noch sinnvoll, agieren die passenden Abteilungen miteinander? Dies ständig zu hinterfragen, ist Bestandteil eines erfolgreich eingeführten BPM. Idealerweise steuert und überwacht diese Aufgaben ein Prozessmanager, der so für die Einhaltung der reibungslosen Abläufe sorgt.

Das nützt BPM

Gelingt der Plan, kann auf steigende Kundenanforderungen schnell und erfolgreich reagiert werden. Auch globale Zwänge oder die zunehmende Digitalisierung muss nicht länger ein Schreckgespenst sein, denn Sie sind schließlich auf alle Eventualitäten vorbereitet. So können Sie letztendlich von schlankeren und schnelleren Prozessen profitieren – und zwar mit mehr Service, einer höheren Flexibilität, einer niedrigeren Fehlerquote und somit einem Vorsprung auf dem Markt.

Veränderungen als Chance wahrnehmen

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und Vernetzung steigen die Ansprüche der Kunden, aber auch die Anforderungen von außen. Globalisierung und ein sich immer schneller entwickelnder Markt machen es nötig, rasch auf Veränderungen reagieren zu müssen. Dafür braucht es flexible Prozesse und eine optimale Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Der Weg dorthin ist Business Process Management. Mit der Methode lassen sich Technologien, Unternehmensprozesse und Kommunikationswege optimieren und transparent machen.

  • Erfolgreiche Geschäftsprozesse hängen maßgeblich vom dahinterstehenden Business Process Management ab.
  • Flexible, transparente Prozesse sind nötig, um auf sich immer schneller verändernde Anforderungen von Kunden und Partnern zu reagieren.
  • BPM ist Sache der Geschäftsführung, funktioniert aber ohne Zutun der Mitarbeiter nicht.