Geschäftsreisen in Zeiten der Digitalisierung

Status quo: Wie digitalisiert sind Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen?

Dass deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung oftmals hinterherhinken, ist längst kein Geheimnis mehr. Das gilt insbesondere für den Mittelstand. Eine Problematik, die auch bei einem Blick auf die Geschäftsreisen deutlich wird: Zwar hat die Corona-Pandemie die digitale Transformation beschleunigt, dennoch ist die digitale Effizienz in zahlreichen Unternehmen jeder Art, Größe und Branche nach wie vor mangelhaft.

Der erhoffte Digitalisierungsschub ist in den meisten Unternehmensbereichen ausgeblieben, was auch die Dienstreisen betrifft. Nur wenige Unternehmen haben bereits einen komplett digitalisierten Prozess für die Reisebuchung, was erneut vor allem auf KMUs zutrifft.

Weiterhin fehlt es an ganzheitlichen Strategien, welche die anschließende Abrechnung einschließen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass viele Prozesse rund um Dienstreisen noch von Hand sowie auf Papier erledigt werden, obwohl es längst technologische Möglichkeiten gibt, um diese vollständig oder teilweise zu automatisieren. Auch leidet darunter die Nachhaltigkeit sowie die Produktivität.

Bei vielen Unternehmen ist jedoch nicht das mangelnde Wissen um die Vorteile sowie Wichtigkeit einer entsprechenden Software das Problem. Stattdessen sind Zuständigkeiten unklar, es fehlt am Budget oder schlichtweg an der Expertise, um die Geschäftsreisen auf den modernsten Stand der digitalen Technik zu bringen.

Solche Hürden zu erkennen und abzubauen, ist daher für jedes Unternehmen der erste Schritt, um Geschäftsreisen zukünftig smarter zu gestalten – im wahrsten Sinne des Wortes.
 

Geschäftsreise oder virtuelles Meeting – eine neue Grundsatzfrage

Dass die Thematik derzeit zunehmend in den Vordergrund rückt, ist ebenfalls der Corona-Pandemie geschuldet. Als keine Geschäftsreisen möglich waren, wurde nämlich schnell deutlich: viele von ihnen sind ohnehin überflüssig. Obwohl diese nun wieder durchführbar sind, stellt sich daher die Frage, ob sich der finanzielle sowie zeitliche Aufwand lohnt.

Manchmal reicht schließlich die virtuelle Kommunikation aus, um dieselben Ergebnisse zu bringen. Spätestens jetzt stehen Unternehmen angesichts der digitalen Technologien also bei jeder Geschäftsreise vor einer Grundsatzfrage. Wichtig ist, für ihre Beantwortung ein einheitliches Schema zu finden.

Wie dieses Schema aussieht, muss jedes Unternehmen selbst definieren. Je nach Branche und weiteren individuellen Besonderheiten können die Geschäftsreisen schließlich im Einzelfall mehr oder weniger wichtig, ja sogar notwendig sein. Nicht alles lässt sich auf virtuellen Wegen klären.

Allerdings gilt es stets, den Nutzen gegen das Risiko abzuwägen. Denn für 85 Prozent der Geschäftsreisenden ist Sicherheit das wichtigste Thema bei ihrer Buchung. Die einfachste im Sinne der sichersten Lösung ist daher schlichtweg, die Geschäftsreise durch ein virtuelles Meeting zu ersetzen. Diese Variante erleichtert es dem Arbeitgeber, seiner Fürsorgepflicht nachzukommen. Hinzu kommen eine hohe Kostenersparnis und mehr personelle Ressourcen – denn wer sich nicht auf Geschäftsreise befindet, kann für die eigentliche Kernarbeit eingesetzt werden. Auch dieses Argument wiegt in Zeiten des Fachkräftemangels schwer.

Fakt ist also, dass sich zwar nicht alle, aber viele Dienstreisen heutzutage durch digitale Technologien ersetzen lassen.
 

Möglichkeiten, um den Workflow zu digitalisieren

Trotzdem gehört die Ära der Geschäftsreisen noch lange nicht der Vergangenheit an. Sie werden in ihrer Anzahl zwar mit großer Wahrscheinlichkeit in den kommenden Jahren immer weiter abnehmen, dennoch wird es geschäftliche Reisen stets geben.

Digitalisierung der Geschäftsreisen bedeutet daher nicht ausschließlich, diese durch virtuelle Kommunikationskanäle überflüssig zu machen, wann immer es möglich ist. Sie bedeutet auch, die Planung, Buchung, Abrechnung und weiteren Prozesse zu digitalisieren, wenn eben doch eine Geschäftsreise ansteht.

Auch diesbezüglich tun sich durch die digitalen Technologien neue Möglichkeiten auf. Diese betreffen beispielsweise
 

• digitale Buchungsvorgänge (auch) über mobile Endgeräte,
• eine automatische Abrechnung per App,
• digitale Bezahlmöglichkeiten vor Ort oder
• Online-Services während der Reise, wie digitale Boardkarten.

Damit ist die Liste an Beispielen noch lange nicht zu Ende. Es stehen also schon jetzt zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um Geschäftsreisen zu digitalisieren. Das gilt für einzelne Prozesse ebenso wie für den gesamten Workflow – Tendenz steigend.

Allerdings müssen dabei auch Anforderungen aus den Bereichen Steuern, Recht sowie Compliance berücksichtigt werden. Die Digitalisierung des Travel-Managements ist daher ein komplexes Unterfangen, das ganzheitlich angegangen werden muss. Genau darin liegt derzeit noch eine große Hürde, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen.

Allerdings liegt auch genau darin die größte Chance: Wurde einmal ein entsprechendes System implementiert, profitieren sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer auf vielfältige Weise. Es entsteht eine Win-Win-Situation.
 

Vorteile durch die Nutzung digitaler Tools vor und während der Geschäftsreise

Wie diese Vorteile im Detail aussehen, hängt erneut vom Einzelfall ab. Sicher ist jedoch, dass digitale Technologien die Geschäftsreisen effizienter, entspannter sowie auch günstiger machen können, sofern sie richtig eingesetzt werden und wie Zahnräder eines Uhrwerks ineinandergreifen.

Typische Beispiele, inwiefern Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer von digitalisierten Prozessen im Rahmen einer Geschäftsreise profitieren können, sehen wie folgt aus:
 

Aus Arbeitgeberperspektive

Für den Arbeitgeber stehen vor allem die Kosten im Vordergrund. Die Nutzung digitaler Technologien ermöglicht eine deutlich schnellere und zugleich bessere Reiseplanung. Die zuständigen Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Angebote ihnen zur Auswahl stehen und verpassen somit keine Sonderkonditionen für Businessreisen mehr, wie sie bei einigen Unterkünften mit entsprechender Spezialisierung offeriert werden. Zugleich ist die Buchung direkt online möglich mit automatisierter Nutzung eventueller Treueprogramme.

Ähnlich sieht es in anderen Bereichen aus, beispielsweise bei der Buchung von Flügen, Mietwagen und Co. Das bedeutet, dass weniger personelle Ressourcen für die Reiseplanung aufgewendet werden müssen und die Reisekosten reduziert werden. Weiterhin sind die Kosten transparenter, denn Belege werden direkt in einer App oder einer Software gesammelt, um dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden.

Erleichterungen erfährt der Arbeitgeber weiterhin, wenn es um seine Fürsorgepflicht geht, denn auch Informationen über den Aufenthaltsort, die Reiserouten und Co. können auf Wunsch in die digitalisierte Geschäftsreise integriert werden, ebenso wie eine Möglichkeit zur schnellen Kontaktaufnahme, falls es für den Mitarbeiter vor Ort zu Problemen kommt.

Von einem geplatzten Reifen bis hin zu einem verpassten Meeting sind schließlich allerhand Szenarien möglich, in denen sich der Betroffene eventuell alleingelassen und überfordert fühlt. Auch das Vertrauen sowie die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber wächst bei den Mitarbeitern durch einen überzeugenden digitalen Service vor, während sowie nach der Dienstreise.

Es sind somit nicht nur die harten Fakten und Zahlen, die bei den Vorteilen genannt werden müssen, sondern ebenso die emotionale Ebene.
 

Aus Arbeitnehmerperspektive

Auch für den Arbeitnehmer bedeutet das mehr Sicherheit sowie weniger Stress während einer Dienstreise. Die digitalen Technologien bringen eine Vereinfachung vieler Vorgänge mit sich, beispielsweise beim Check-in am Flughafen, bei der Reisekostenabrechnung oder eben bei der Sammlung von Belegen. Die Mitarbeiter genießen dadurch mehr Flexibilität, ohne einen Kontrollverlust zu erfahren. Schließlich haben sie mittels Smartphone, Laptop oder anderer Endgeräte jederzeit sowie ortsunabhängig den vollen Überblick über die Planung, Kosten, Belege und alle weiteren wichtigen Informationen.

Die Digitalisierung erlaubt also kürzere, günstigere sowie einfachere Geschäftsreisen, aber mindestens ebenso gute Ergebnisse. Kurz gesagt: Sie werden effizienter und damit für alle Beteiligten angenehmer.
 

Wie könnte die Geschäftsreise der Zukunft aussehen?

An dieser Stelle ist ein Gedankenexperiment interessant: Die Geschäftsreise der Zukunft könnte mit einer schnellen Suche beginnen, welche Flüge, Unterkünfte und Weiterem für die Destination zur Verfügung stehen. Mit wenigen Klicks sind die Buchungen getätigt und alle notwendigen Informationen erscheinen automatisch sowie übersichtlich auf dem Smartphone des Mitarbeiters. Dieser checkt einen Tag vorher per Smartphone ein und kann dadurch Warteschlangen am Flughafen umgehen. Als er vor Ort seinen Fahrer nicht findet, erhält er schnellen Online-Support und das Unternehmen organisiert per App einen Ersatz. Den Kaffee während der Wartezeit bezahlt der Mitarbeiter per Smartphone und prompt landet auch der Beleg automatisch in der Übersicht. Anschließend an die Geschäftsreise müssen die gesammelten Daten nur noch ausgewertet und archiviert werden.

Natürlich handelt es sich hierbei nur um beispielhafte Annahmen. Sie alle werden jedoch schon bald in zahlreichen Unternehmen zur ganz normalen Geschäftsreise gehören. Außerdem bleibt es spannend, welche weiteren Tools oder Services in Zukunft zum Einsatz kommen, denn die digitalen Technologien entwickeln sich in rasantem Tempo weiter und bringen stetig Innovationen hervor, die auch für das Segment der Geschäftsreisen von großem Interesse sind. Diese zu digitalisieren, ist daher keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess; simultan zum technologischen Fortschritt.
 

Häufige Probleme im Digitalisierungsprozess und mögliche Lösungsansätze

Dadurch wird zugleich ersichtlich, wo potenzielle Probleme liegen, wenn es um die Digitalisierung von Geschäftsreisen in all ihren Stadien geht. Einerseits handelt es sich um komplexe Aufgaben, bei denen alle eingesetzten Tools, Programme und Co. miteinander kompatibel sein müssen. Die Schnittstellen sind eine häufige Ursache von Problemen. Andererseits spielt die Nutzerfreundlichkeit eine zentrale Rolle, ansonsten werden die digitalen Technologien von den Mitarbeitern nicht als Erleichterung, sondern als zusätzliche Hürde wahrgenommen.

Weitere häufige Probleme ergeben sich im Digitalisierungsprozess von Dienstreisen bei Fragen rund um den Datenschutz. Von persönlichen bis hin zu Kreditkartendaten müssen schließlich allerhand sensible Daten verarbeitet und gespeichert werden. Auch deshalb ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen und individuelle Lösungen zu finden, um bezüglich der Digitalisierung von Geschäftsreisen nicht durch die Konkurrenz abgehängt zu werden.
 

Fazit: Potenziale endlich erkennen und nutzen

Fakt ist also, dass die Digitalisierung von Geschäftsreisen zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten mit sich bringt. Dafür muss sie jedoch frühzeitig sowie richtig angegangen werden. Das betrifft alle Schritte von der Grundsatzentscheidung, ob überhaupt eine Dienstreise notwendig ist, bis hin zu ihrer Nachbereitung. Wer nicht über die interne Expertise verfügt, um diese komplexe Aufgabe selbst zu übernehmen, sollte externe Experten für diesen Digitalisierungsprozess beauftragen. Dann amortisiert sich diese Investition aufgrund der Kosteneinsparungen in kürzester Zeit.