Kundentermine sind bei den meisten Unternehmen an der Tagesordnung. Persönliche Gespräche fördern schließlich nicht nur die Kommunikation und die Zusammenarbeit, sie geben sowohl Kunden als auch Geschäftspartnern stets das Gefühl, dass Sie auf ihre Belange eingehen. Tatsächlich werden in Deutschland über elf Millionen Geschäftsreisen jährlich getätigt, so der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (kurz VDR). Damit der Kundentermin auch wirklich ein Erfolg wird, müssen Sie im Vorfeld detaillierte Vorbereitungen treffen. Das betrifft nicht nur die Inhalte sowie Themen des anstehenden Gesprächs. Es beginnt bereits mit der Planung der Geschäftsreise selbst. Was Sie dabei beachten sollten, haben wir für Sie zusammengestellt.

Notwendige Reiseunterlagen

Reisen Sie mit dem Zug oder dem Flugzeug, dürfen Sie keinesfalls Ihre Reisedokumente vergessen. Ebenso verhält es sich mit der Buchungsbestätigung für Ihr Hotelzimmer oder den Unterlagen für Ihr Meeting. Viele Tickets gibt es mittlerweile online. Sie können diese ganz bequem ausdrucken oder als Datei auf dem Smartphone aufbewahren. Idealerweise machen Sie beides, so kann nämlich nichts verloren gehen. Ratsam ist es weiterhin, Buchungsnummern auf einem separaten Zettel aufzuschreiben. Sollte Ihr Gepäck gestohlen werden oder verloren gehen, haben Sie alle relevanten Informationen schnell zur Hand.

Zeitmanagement ist das A und O

Beginnt Ihr Geschäftstermin bereits in der Früh, sollten Sie schon am Abend davor im Hotel einchecken. Wenn Sie um fünf Uhr früh losfahren müssen, um rechtzeitig um neun vor Ort zu sein, ist das äußerst anstrengend. Außerdem kann es Ihnen so schnell passieren, dass Sie übermüdet und unkonzentriert sind – oft geht ein Termin nicht nur zwei Stunden, sondern den ganzen Tag. Dann wird von Ihnen erwartet, dass Sie über den gesamten Zeitraum fit und aufnahmefähig sind. Sonst erwecken Sie schnell einen unprofessionellen Eindruck. Planen Sie sich außerdem einen zeitlichen Puffer ein. Stau oder Verspätungen können immer vorkommen. Sie wollen sicherlich nicht abgehetzt und verschwitzt bei Ihrem Kunden/Geschäftspartner erscheinen. Der Puffer ist außerdem wichtig, um in Ruhe im Hotel einzuchecken und sich noch etwas frisch zu machen.

Die Wahl des Verkehrsmittels

In der Regel stehen Ihnen folgende Verkehrsmittel zur Verfügung:

  • Zug
  • Flugzeug
  • (Miet-)Wagen
  • Fernbusse

Relevant für die Entscheidung sollten der zeitliche Aufwand sowie die Schnelligkeit des Verkehrsmittels sein. Findet Ihr Geschäftstermin in der Nachbarstadt statt, ist das Auto wahrscheinlich die erste Wahl. Die Entfernung ist nicht groß und Sie sind recht zügig am entsprechenden Ort. Je größer die Strecke jedoch ist, umso beliebter wird der Zug bei vielen deutschen Unternehmen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Sie können nicht nur entspannt von A nach B fahren. Sie haben im Zug außerdem die Möglichkeit, das Internet zu nutzen und nebenbei wichtige E-Mails zu beantworten. Bei noch längeren Strecken ist das Flugzeug oft die beste Lösung. Abgesehen vom Check-In (den Sie oftmals durch Online-Tickets vermeiden können), der eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, ist ein Flug sehr bequem. Sie können ebenfalls nebenbei arbeiten, sich auf den Termin vorbereiten und müssen keine Angst haben, im Stau zu stehen oder den Anschlusszug zu verpassen.

Tatsächlich gewinnen sowohl die Bahn als auch die Reise mit einem Flugzeug 2018 deutlich an Popularität:

Geschätzte Entwicklungen Übernachtungen 2017/2018

Quelle: www.energieagentur.nrw

Eine Studie des VDR belegt, dass rund 36,5 Prozent der deutschen Unternehmen davon ausgehen, dass sie 2018 häufiger das Flugzeug für Dienstreisen nutzen werden. Bei knapp 40 Prozent wird die Nutzung der Bahn voraussichtlich steigen. Nur 14 Prozent sind der Meinung, dass sie vermehrt auf einen Mietwagen zurückgreifen werden.

Wichtig sollte bei Ihrer Entscheidung sein, mit welchem Mittel Sie a) schneller und b) mit geringstem Aufwand zu Ihrem Geschäftstermin kommen. Bei einem Termin in Bahnhofsnähe kann sich der Zug durchaus lohnen. Geht das Treffen allerdings über mehrere Tage, ist alleine wegen des Gepäcks ein Wagen wohl vorzuziehen.

Das passende Hotel finden

Neben Vergleichsportalen bieten auch viele Reiseunternehmen Hotel- sowie Mietwagenbuchungen an. Achten Sie bei der Wahl des Hotels auf folgende Faktoren:

  • Wie weit ist es vom Treffpunkt entfernt?
  • Welchen Service müssen Sie separat hinzubuchen?
  • Gibt es spezielle Business-Rabatte?
  • Welche Verkehrsmittel gibt es in der Nähe?

Schließlich wollen Sie nicht vor und nach Ihrem Termin noch länger als eine halbe Stunde unterwegs sein. Achten Sie unbedingt aufs Kleingedruckte. In vielen Hotels ist zwar gang und gäbe, kostenloses W-LAN anzubieten. Es gibt aber noch genug Unterkünfte, wo Sie die Internetnutzung kostenpflichtig hinzubuchen müssen. Ebenso verhält es sich mit der Verpflegung. Gerade wenn Sie mehrere Tage vor Ort sind, sollte zumindest das Frühstück im Preis inbegriffen sein. Abends gehen Sie vielleicht mit Ihren Geschäftspartnern gemeinsam essen, daher ist es nicht so wichtig, ob das Hotel diesen Service ebenfalls anbietet.

Ihr Reisegepäck – eine Checkliste

Folgende Dinge sind bei einer Geschäftsreise unerlässlich:

  • Reisedokumente wie Personalausweis, Tickets, Buchungsbestätigung, Führerschein, Geldkarte, Notfallnummern
  • Hygieneartikel wie Zahnbürste und –creme, Shampoo, Deodorant, Haarbürste, Rasierzeug
  • Technik wie Ladekabel, Laptop, Smartphone, Adapter (falls der Termin im Ausland ist)
  • Kleidung wie Anzug, Hemd, Kostüm, Bluse, Schuhe, Nachtwäsche, Unterwäsche, Strümpfe/Strumpfhosen, legere Freizeitkleidung
  • Reiseapotheke