Der Umstieg von einer analogen in eine digitale Zeiterfassung erscheint vielen Unternehmen als größere Hürde. Deshalb verraten wir Ihnen einige Tipps, mit denen Ihr Unternehmen entspannt und zukunftsorientiert in die digitale Zeiterfassung startet.

Die Wahl des richtigen Anbieters

Geben Sie in Suchmaschinen den Begriff „Digitale Zeiterfassung“ ein, wird Ihnen eine Vielzahl von Anbietern und Zeiterfassungssoftwares vorgeschlagen. Nicht einfach, sich aus dieser Flut den richtigen Anbieter herauszupicken.

Im Grunde haben alle Softwares eines gemeinsam: Arbeitszeiten können erfasst und die Daten gesichert werden. Da jeder Anbieter seine Vorzüge hat, mit denen er wirbt, sollten Sie sich zunächst genau überlegen, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein digitales Zeiterfassungssystem hat:
 

  • Soll nur die reine Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden?
  • Sollen Pausen automatisch abgezogen oder von den Mitarbeitern per Ein- und Ausstempeln erfasst werden?
  • Muss ein Überstundenkonto inklusive der Sollstundenhinterlegung inbegriffen sein?
  • Wie ist die Handhabung mit der Urlaubs- und Krankheitserfassung?
  • Muss das System eine projektbasierte Zeiterfassung anbieten?
  • Soll das System lediglich eine stationäre oder auch eine mobile Zeiterfassung beinhalten?

Die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Zeiterfassung können sehr individuell sein, daher ist es sinnvoll, zu Beginn Ihre Kriterien genau zu definieren, um verschiedene Zeiterfassungssysteme und deren Features zu vergleichen und das am besten geeignete System auswählen zu können.

Mobile Apps bieten maximale Flexibilität

Für viele Unternehmen hat beim Umstieg zu einer digitalen Zeiterfassung Flexibilität einen hohen Stellwert, so sollen Mitarbeiter beispielsweise standortunabhängig ihre Zeit stempeln können. Die Lösung dafür bietet eine mobile Zeiterfassungs-App, deren Daten in einer Cloud gesichert werden.

Sind Mitarbeiter gleichermaßen im Außendienst wie am Firmenstandort direkt beschäftigt, lässt sich die App-Lösung auch mit einem stationären Terminal kombinieren. Hierzu wird ein Tablet mit der App des Anbieters verwendet, welches im Unternehmen an einem öffentlich zugänglichen Ort platziert wird, sodass sich alle Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn und -ende ein- und ausstempeln können. Der Vorteil gegenüber einem fest eingebauten Terminal-System liegt in einer deutlichen Kostenersparnis. Während das schnell mit mehreren tausend Euro zuzüglich Einbau- und Einrichtungskosten zu Buche schlägt, ist ein Tablet für die App-Variante schon ab 100 Euro erhältlich.

Zeiterfassung auch im Offline-Modus

Aber wie kann ein Mitarbeiter seine Zeiten unterwegs von seinem Smartphone aus im Falle eines Funklochs stempeln? Auch dafür haben einige Anbieter eine Lösung. So ermöglichen deren Apps eine Zeiterfassung im Offline-Modus bei schlechtem oder ausfallendem Mobilfunknetz. Sobald das Smartphone wieder Netzempfang hat, werden die Zeiten in der App mit dem Zeiterfassungssystem synchronisiert.

Auswertungen lassen Schlüsse für die Zukunft ziehen

Eine sehr wichtige Funktion der digitalen Zeiterfassung liegt in der Möglichkeit der Datenauswertung. Die meisten Anbieter bieten eine Export-Funktion von Excel-Tabellen an. Neben der individuellen Mitarbeiter-Arbeitszeiterfassung können anhand der Daten auch projektbasierte Auswertungen vorgenommen werden.

Frühzeitiges Umsteigen wird belohnt

Digitale Zeiterfassungen erleichtern den Arbeitsalltag und ermöglichen eine saubere Dokumentation. Wichtig ist, sich vorher genau zu informieren: Ist eher eine einfache und effiziente Lösung gewünscht oder eine eher komplexe Software, mit der eine genauere Analyse durchgeführt werden kann? Wenn die Entscheidungskriterien definiert und die Kaufentscheidung getroffen wurde, steht einer effizienten, stressfreien Dokumentation der Arbeitszeiten nichts mehr im Wege.
 

Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit Crewmeister.