Zentraler Einkauf bisher weit verbreitet

Unternehmen können ihren Einkauf zentral oder dezentral organisieren. Entweder übernimmt die Einkaufsabteilung die gesamte Beschaffung, oder jede Abteilung besorgt ihre benötigten Produkte oder Dienstleistungen selbst. Die grundsätzlichen Vor- und Nachteile beider Methoden können Sie detailliert im Ratgeber „Vor- und Nachteile zentraler und dezentraler Beschaffung“ nachlesen.

Der zentrale Einkauf ist bisher gerade im Mittelstand weit verbreitet, doch durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie hat sich die Gewichtung in vielen Unternehmen verschoben. Es wurde deutlich, dass im Krisenfall Dinge wie Flexibilität von größerer Bedeutung sind als günstige Konditionen. Matthias Berg, Leiter der Sektion Fachgruppen des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) beantwortet die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.

BME-Experte Matthias Berg über ...

… die Verschiebung der Beschaffungsmethode in der derzeitigen Krise

„Über die gesamte Unternehmenslandschaft hinweg ergibt sich ein sehr heterogenes Bild. Prinzipiell versuchen Unternehmen immer, eine gewisse Zentralisierung hinzubekommen, da komplett dezentrale Strukturen sehr intransparent sind: keine Hoheit über Verträge, keine Übersicht über Lieferantenbeauftragungen. Eine komplette Zentralisierung will allerdings auch niemand, da gerade in der Krise die benötigte Flexibilität sonst nicht gewährleistet werden kann. Eine klare Tendenz zur Dezentralisierung ist aber nicht zu erkennen, denn je mehr ein Unternehmen seine Beschaffung dahingehend ausrichtet, desto größer wird die Gefahr von Maverick-Buying-Strukturen, die während und nach der Krise nicht in den Griff zu bekommen sind.

Das Ziel muss es sein, Informationen aus allen Beschaffungsstandorten über digitale Plattformen zentral zusammenzutragen. Generell muss der Einkauf mit dem Thema Risikomanagement jetzt anders umgehen, da die Leistungsfähigkeit der einzelnen Lieferanten gelitten hat. Und dafür ist eine Zentralisierung der Informationen über alle Punkte der Supply Chain wesentlich.“
 


… die Vor- und Nachteile dieser beiden Methoden in Krisenzeiten

„Beim zentralen Einkauf gibt es die valide Gefahr, dass kaum Beschaffungsexpertise in anderen Ländern oder auch nur in anderen Regionen vorliegt, sodass die Unternehmen in Krisenzeiten wie der aktuellen Corona-Pandemie dort nicht angemessen reagieren können. Dezentrale Strukturen helfen hier, die Märkte besser einzuschätzen und enger in der Kommunikation zu den Lieferanten und somit dem Markt zu stehen.

Der Vorteil des zentralen Einkaufs in Krisenzeiten besteht in der besseren Übersichtlichkeit durch ein einheitliches Vertrags- und Lieferantenmanagement – wenn es den Unternehmen denn gelungen ist, alle Informationen zusammenzubekommen. Beim dezentralen Einkauf optimiert jeder für sich, das birgt die Gefahr der mangelnden Abstimmung.“

… Unterschiede hinsichtlich Branchen, Unternehmensgröße oder anderen Diversifizierung-Kriterien

„Das ist schwierig. Vor allem die Unternehmensgröße spielt hier eine Rolle. Große Konzerne werden nie alles zentralisieren können, hier haben hybride Systeme Einzug gehalten mit einem klassischen Lead-Buyer-Konzept. Familiengeführte Mittelständler beschaffen hingegen oft noch sehr nah am Eigentümer, weil er in viele Entscheidungen direkt mit einbezogen wird. Die Beschaffung im öffentlichen Sektor ist oft nur formal zentralistisch, in der Praxis wird hier über verschiedene Bedarfsstellen dezentral eingekauft.“

… die Trennung von operativem und strategischem Einkauf in Krisenzeiten

„Diese Trennung ist in Krisenzeiten auf jeden Fall sinnvoll. Der erste Lockdown hat verdeutlicht, dass es zum einen Ad-hoc-Bedarfe gibt, die zu bedienen sind, und dass zum anderen Störungen in Lieferketten auftreten. All das lässt sich nicht perspektivisch im operativen Einkauf managen. Der strategische Einkauf hat hier klar die Aufgabe, mehr Informationsverfügbarkeit herzustellen, für Transparenz in der Supply Chain zu sorgen und das Risikomanagement neu zu definieren. Zudem gilt es auch sicherzustellen, wie mit Ad-hoc-Bedarfen in der Zukunft vielleicht mit Projekteinkäufern oder anderen Maßnahmen besser umzugehen ist.“