Die Beschaffung zentral oder dezentral organisieren?

Die Beschaffung ist in vielen mittelständischen Unternehmen zentral organisiert, sie erfolgt durch die Einkaufsabteilung. Ein Vorteil ist in erster Linie der Kostenfaktor, da Rahmenverträge zu günstigen Konditionen abgeschlossen werden können und Kostenvorteile durch höhere Stückzahlen entstehen. Allerdings erreichen die Materialen, Rohstoffe oder Produkte nicht immer schnell genug die Abteilungen, beispielsweise wenn Termindruck herrscht oder ein Notfall eingetreten ist. Die zentrale Beschaffung hat also nicht nur Vorteile.

Der zentrale Einkauf – Rahmenverträge und andere Einsparmöglichkeiten

Erfolgt in einem Unternehmen der Einkauf zentral, dann ist das vorteilhaft, da sich eine Bündelung ergeben kann und dadurch Kosten eingespart werden. Geschulte Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung handeln häufig Rahmenverträge aus und nutzen Kostenvorteile durch die Bestellung größerer Stückzahlen.

Kosteneinsparung heißt nicht immer nur, auf günstige Einkaufspreise zu achten, sondern es kommt vielmehr darauf an, was im Einkaufspreis enthalten ist. In einem etwas höheren Einkaufspreis können zusätzlich zu den eigentlichen Kosten für die Ware auch Garantieleistungen, Wartungsarbeiten oder der Wegfall von Kosten für Verpackung und Lieferung enthalten sein.

Der zentrale Einkauf stärkt die Position eines Unternehmens gegenüber den Lieferanten. Durch langjährige Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten können sich immer günstigere Konditionen ergeben. Die zentrale Beschaffung hat jedoch auch Nachteile, die hauptsächlich im Zeitfaktor liegen. Werden Lieferungen schnell benötigt, ist der Weg über den Einkauf oft zu lang. Eine Reaktion auf Notfälle oder auf hohen Termindruck ist nicht immer schnell genug möglich. Werden Teile zentral gelagert, ist zudem eine höhere Lagerkapazität notwendig - mit den entsprechenden Kosten und einem höheren Verwaltungsaufwand.

Pro und Kontra des zentralen Einkaufs

Pro:

  • Stärkung der Position des Unternehmens gegenüber den Lieferanten
  • Günstige Konditionen durch Rahmenverträge, beispielsweise Kosteneinsparung und Garantieleistungen
  • Kosteneinsparung durch Bestellung größerer Stückzahlen
  • Reduzierung der Transportkosten
  • Geringere Bearbeitungskosten pro Auftrag
  • Mengenrabatte
  • Förderung der Standardisierung

  Kontra:

  • Teilweise lange Wege von den Abteilungen bis zum Einkauf
  • Benötigte Lieferungen treffen nicht schnell genug dort ein, wo sie gebraucht werden
  • Aufgrund größerer Stückzahlen höherer Bedarf an Lagerkapazität
  • Förderung der Bürokratie
  • Erhöhter Verwaltungsaufwand

Der dezentrale Einkauf – bedarfsgerechte Bestellung

Erfolgt die Beschaffung dezentral durch die Verantwortlichen in den einzelnen Abteilungen, kann flexibel auf Termindruck und auf Notfälle reagiert werden. Die Waren können schneller in den Abteilungen sein, auch Sonderangebote werden oft ausgenutzt. Die Wege sind kurz, da keine Bedarfsmeldung an den Einkauf erforderlich ist. Der Verwaltungsaufwand ist geringer. Mit dem dezentralen Einkauf ist es jedoch nicht möglich, Rahmenverträge zu verhandeln und Mengenrabatte zu erhalten. Auch persönliche Kontakte und entsprechende Vorteile fallen weg. Der Aufwand, den optimalen Lieferanten für die jeweils benötigte Produktgruppe oder Dienstleistung zu finden, kann zudem je nach Anforderung hoch sein.

Pro und Kontra des dezentralen Einkaufs

Pro:

  • Keine langen Wege, die Produkte oder Dienstleistungen treffen schnell in den Abteilungen ein
  • Nutzung von Sonderangeboten
  • Geringerer Verwaltungsaufwand
  • Einsparung von Lagerkapazitäten
  • Mehr Flexibilität, daher schnelle Reaktion auf Terminengpässe und Notfälle
  • Mehr Eigenverantwortung und mehr Motivation in den Abteilungen

Kontra:

  • Keine Einsparmöglichkeiten durch Rahmenverträge und Mengenrabatte
  • Keine langfristigen Beziehungen zu den Lieferanten
  • Keine Möglichkeit, bessere Zahlungs- und Lieferkonditionen auszuhandeln
  • Höherer Personalbedarf und gegebenenfalls Schulungsbedarf bei spezifischen Produktgruppen

Die Lösung: Trennung zwischen strategischem und operativem Einkauf

Die Lösung, um die Vorteile des zentralen und des dezentralen Einkaufs auszunutzen und die Nachteile beider Supply-Chain-Methoden zu vermeiden, ist die Trennung zwischen strategischem und operativem Einkauf. Waren, die immer im Unternehmen vorhanden sein müssen, können strategisch über den zentralen Einkauf beschafft werden. Das gilt auch für Dienstleistungen, die immer wieder in Anspruch genommen werden müssen. Die Waren und Dienstleistungen, die kurzfristig benötigt werden, können hingegen operativ durch die Abteilungen beschafft werden. Der Vorteil liegt darin, dass die Waren, die kurzfristig gebraucht werden, schnell in den Abteilungen sind. Unerlässlich ist dabei eine gute Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und der Einkaufsabteilung, um mehr Transparenz zu schaffen und günstige Konditionen auszuschöpfen.

Strategischer Einkauf:

  • Verhandlung von Rahmenverträgen für Waren und Dienstleistungen, die ständig im Unternehmen benötigt werden
  • Bestellung von Waren, die dauerhaft gebraucht werden, in größeren Mengen und Ausschöpfung von Mengenrabatten
  • Lieferantenbewertung und Aufbau langfristiger Beziehungen mit den Lieferanten
  • Bündelung von Lieferanten

Operativer Einkauf in den Abteilungen:

Einkauf trennen, Vorteile nutzen

Der Vorteil des zentralen Einkaufs liegt in der Kostenersparnis durch Rahmenverträge und Mengenrabatte, doch nicht immer sind die Waren schnell genug in den Abteilungen. Der dezentrale Einkauf hat den Vorteil, dass die Waren früher in den Abteilungen ankommen und flexibel auf Engpässe reagiert werden kann. Die Lösung ist die Trennung zwischen strategischem Einkauf durch die Einkaufsabteilung und operativem Einkauf durch die Abteilungen.

Vorteile von zentralem und dezentralem Einkauf können durch strategischen und operativen Einkauf genutzt werden:
 

  • Langfristige Lieferantenbeziehungen
  • Rahmenverträge und Mengenrabatte
  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands